Exemplu de gestionare a numerarului

Numerarul este unul dintre elementele care aparțin activului și care sunt administrate în cadrul companiilor; numiți-l comercial sau de serviciu. Cu toate acestea, putem adăuga că numerarul este un cont foarte delicat ca celelalte, dar dacă trebuie să acordați cea mai mare atenție pentru a le înregistra.

Natura și compoziția numerarului
Numerarul este resursa normală a schimbului și constituie baza pentru măsurarea și contabilizarea tuturor celorlalte elemente. În general este clasificat ca activ curent. Pentru ca acesta să fie prezentat ca „numerar”, acesta trebuie să fie disponibil pentru plata obligațiilor curente și liber de orice restricții contractuale care limitează utilizarea acestuia pentru satisfacerea datoriilor.

Numerarul este alcătuit din monede, bancnote și fonduri disponibile depuse în bancă. Resursele negociabile, cum ar fi ordinele de plată, cecurile certificate, cecurile casierilor, cecurile personale și plățile bancare, sunt de asemenea considerate numerar.
Conturile de economii preferă de obicei numerarul, deși banca are dreptul legal să solicite o notificare înainte de retragere. Cu toate acestea, băncile exercită rareori privilegiul de notificare în avans, astfel încât conturile de economii sunt tratate ca numerar.

Certificatele de depozit, care pot fi retrase numai la anumite date de expirare, sunt mai corect inclus în secțiunea de investiții temporare din cauza restricției efective impuse pensionarea ta.

Articolele cu probleme de clasificare sunt cecuri post-datate, bilete la ordin, avansuri de călătorie, timbre poștale și anumite fonduri speciale. Cecurile și biletele la ordin postdate sunt tratate ca creanțe. Avansurile pentru cheltuielile de călătorie sunt tratate ca conturi de încasat în cazul în care urmează să fie încasate de la angajați sau deduse din salariile lor. În alte cazuri, clasificarea ca cheltuială preplătită este cea mai corectă.

Numerarul mic și provizioanele pentru schimbare sunt incluse în activele circulante sub formă de numerar, deoarece în general Aceste fonduri sunt utilizate pentru a acoperi cheltuielile curente de funcționare și pentru a deconta obligațiile moment. În general, separarea numerarului în secțiunea activelor circulante nu se realizează, decât dacă este cazul a stabilit în mod specific un fond semnificativ pentru a îndeplini o obligație care îi atinge expirare.

Numerarul restricționat sau escrow este separat de contul general de numerar. Numerarul restricționat este clasificat fie ca active curente, fie ca active pe termen lung, în funcție de data disponibilității sau a plății. Indiferent dacă banii vor fi folosiți (pe parcursul unui an sau ciclul de funcționare, pentru oricare dintre acestea este mai lung) pentru plătiți obligațiile existente sau care expiră, ceea ce trebuie făcut este să îl clasificați în secțiunea din care circulă. În schimb, atunci când va fi deținut pentru o perioadă mai lungă, numerarul restricționat este prezentat în secțiunea pe termen lung a situației poziției financiare. Ca regulă generală, numerarul care trebuie deținut pentru perioade lungi de timp este investit, mai degrabă decât deținut sub formă de numerar.

Administrarea și controlul numerarului
Numerarul prezintă o problemă specială de contabilitate, nu numai pentru că introduce un număr mare de tranzacții, ci și din următoarele motive:

1. Numerarul este singurul activ care se transformă cel mai ușor în orice altă clasă de active; este ascuns și transportat fără dificultate și este căutat aproape universal. Prin urmare, contabilitatea adecvată pentru tranzacțiile în numerar necesită controale pentru a se asigura că numerarul este deținut sau legat de afacere.
2. Cantitatea de numerar pe care o deține o firmă trebuie reglementată cu atenție, astfel încât să nu fie disponibil prea mult sau prea puțin la un moment dat. Este necesar să aveți întotdeauna o cantitate adecvată, fără a paraliza semnificativ resursele. Ca resurse de schimb, numerarul este esențial pentru a plăti toate activele și serviciile pe care le achiziționează compania și pentru a-și îndeplini toate obligațiile pe măsură ce se maturizează. Prin urmare, plățile în numerar sunt un eveniment zilnic, deci trebuie să existe un fond suficient pentru a satisface aceste nevoi. Pe de altă parte, numerarul, ca atare, nu este un activ productiv; nu câștigă rentabilități. Prin urmare, nu este convenabil să aveți o cantitate mai mare decât cea necesară pentru a satisface nevoile zilnice, cu o marjă rezonabilă pentru situații de urgență. Numerarul care depășește ceea ce este necesar ar trebui investit, fie în titluri generatoare de venituri, fie în alte active productive.

Departamentul de contabilitate se confruntă cu două probleme atunci când vine vorba de gestionarea tranzacțiilor în numerar: (1) este corectă stabiliți controale adecvate pentru a vă asigura că ofițerii și angajații nu efectuează operațiuni care nu au fost autorizat; (2) informațiile necesare trebuie furnizate administratorilor corespunzători cu privire la numerarul disponibil și operațiunile de numerar. Majoritatea companiilor atribuie departamentului de contabilitate responsabilitatea de a realiza controlul adecvat al evidenței acestui tip de operațiuni. Desigur, controlul înregistrării nu este posibil fără un control fizic adecvat; deci departamentul de contabilitate are un interes în prevenirea erorilor intenționate, neintenționate în tranzacțiile în numerar. Trebuie subliniat faptul că erorile pot și apar chiar și atunci când măsurile de control sunt cele mai avansate.

Reglementarea sumei de bani disponibile este în esență o problemă a administrației: dar contabilii trebuie să fie în măsură să furnizează informațiile necesare pentru ca administrația să efectueze reglementări prin operațiuni speciale de împrumut și investiții.

Sisteme de numerar mic pentru avansuri. În aproape toate companiile este necesar să plătească sume mici din diverse motive, cum ar fi prânzurile și transportul angajaților, achiziționarea de articole de birou minore și alte cheltuieli minori. Evident, nu ar fi practic să ne așteptăm ca aceste plăți să fie efectuate prin cec; dar în orice caz controlul său este important. O metodă foarte obișnuită de a obține control rezonabil, simplitate în operare și respectarea generală a regula pentru plata prin cecuri este așa-numitul sistem de avans pentru debursări prin till fată.

Sistemul funcționează astfel:
la. O persoană este numită persoana care se ocupă de numerarul mic și i se acordă o cantitate mică din care va lua ceea ce este necesar pentru a efectua plăți mici.
b. Pe măsură ce au loc plățile, funcționarul de numerar mic obține chitanțe semnate de la fiecare persoană căreia i s-a făcut o plată. Dacă este posibil, la chitanță se adaugă dovezi care justifică plata.
c. Când fondul este pe cale să se epuizeze, managerul prezintă casierului general o cerere de rambursare susținută de un Numerar mic care acoperă toate cheltuielile și primește un cec de la companie întocmit la „Numerar” sau la „Număr mic” pentru a înlocui fundal.

Înscrierile se fac numai în contul Petty Cash pentru a mări sau micșora fondul sau pentru a ajusta soldul și cheltuielile relevante dacă nu au fost rambursate la sfârșitul anului. Intrarea de rambursare nu afectează contul Petty Cash, dar suma de numerar pe care o conține este efectivă.

Contul de depășire și deficiență de numerar este afectat atunci când fondul nu echilibrează. Dacă numerarul arată o penurie (de exemplu, atunci când suma polițelor și a numerarului disponibil este mai mică de valoarea fondului mic de numerar), diferența se încasează în contul Excedentelor și deficitelor de Bani gheata. Dacă aruncați un surplus, acesta este creditat în contul respectiv. Contul este lăsat deschis până la sfârșitul anului, care este momentul în care este închis și este prezentat în general în contul de profit și pierdere ca o cheltuială sau un produs divers.

De obicei, există elemente de cheltuieli în fond, cu excepția imediat după rambursare; deci, dacă situațiile financiare trebuie să fie corecte, fondurile trebuie rambursate la sfârșitul fiecărei perioade contabile și, de asemenea, atunci când acestea se apropie de epuizare.

Conform sistemului de avans, managerul de numerar mic este responsabil în orice moment pentru suma, fie sub formă de numerar, fie reprezentată prin bonuri semnate. Aceste vouchere sunt dovezile solicitate de ofițerul de plăți pentru a scrie un cec de rambursare. Două proceduri suplimentare sunt urmate pentru a realiza un control mai mic al numerarului mic.

1. Din când în când, un superior al managerului de numerar mic efectuează audituri surpriză, pentru a determina dacă fondul este gestionat în mod satisfăcător.
2. Tichetele cu numerar mic sunt anulate sau mutilate odată prezentate pentru rambursare, astfel încât să nu poată fi utilizate pentru a obține oa doua plată necorespunzătoare.

De multe ori, sistemul de avans se aplică la plata salariilor printr-un cont special. De asemenea, sunt utilizate conturi anticipate separate, gestionate prin bancă de sistemul descris pentru plata dividendelor, salariilor funcționarilor, cheltuieli de călătorie, comisioane, bonusuri și cheltuieli confidenţial.

Motivul menținerii controlului asupra fluxurilor de numerar este că intrările și ieșirile nu coincid în general. Există patru modele pentru a determina echilibrul care trebuie menținut:

· Păstrați un anumit număr de zile de cheltuieli din buzunar care ar putea apărea în funcție de securitatea pe care o aveți asupra fluxurilor de numerar preconizate.
Efectuați o analiză de regresie, luând ca variabile de vânzare și numerar acolo unde aceasta este variabila dependentă și vânzări variabila independentă care va afecta suma care va fi menținută conform vânzări.
· Determinați un raport adecvat dintre numerar și vânzări.
· Construiți un model matematic care să integreze binomul cost-beneficiu; adică ia în considerare ce costă menținerea numerarului și ce costă lipsa acestuia pentru a acoperi angajamentele, adică costul penuriei și costul excedentului.

Importanța gestionării numerarului.
Gestionarea numerarului și a valorilor mobiliare tranzacționabile este unul dintre cele mai importante domenii ale gestionării fondului de rulment. Deoarece ambele sunt cele mai lichide active ale companiei, acestea pot constitui pe termen lung capacitatea de a plăti facturi atunci când acestea sunt scadente. Sub formă de garanție, aceste active lichide pot funcționa și ca rezervă de fonduri pentru acoperirea plăților neașteptate, reducând astfel riscul unei „crize de solvabilitate”. Deoarece celelalte active curente (creanțe și stocuri) vor deveni în cele din urmă active prin încasări și vânzări, numerarul este numitorul comun la care se pot reduce toate activele lichide.

„Valorile mobiliare tranzacționabile” sunt instrumente de investiții pe termen scurt pe care compania le folosește pentru a obține randamente din fonduri temporare inactive. Atunci când o companie se confruntă cu o acumulare excesivă de numerar, va folosi o parte din aceasta ca instrument care generează dobânzi. Deși băncile comerciale pot plăti dobânzi la depozitele la vedere, clienții primesc în general astfel de dobânzi. compensare pentru soldurile contului dvs., sub formă de comisioane reduse de servicii sau rate mai mici ale dobânzii la împrumuturi sau ambii. Anumite sisteme de câștigare a dobânzilor foarte lichide permit companiei să câștige profituri din numerar inactiv, fără a sacrifica o parte din lichiditatea sa. Strategiile de bază pe care companiile ar trebui să le urmeze în legătură cu gestionarea numerarului sunt următoarele:

1.- Acoperiți conturile de plătit cât mai târziu posibil fără a câștiga poziția de credit a companiei, dar profitând de orice reduceri de numerar favorabile.
2.- Folosiți inventarul cât mai repede posibil, pentru a evita stocurile care ar putea duce la închiderea liniei de producție sau la pierderea vânzărilor.
3.- Colectează conturile restante cât mai repede posibil fără a pierde vânzările viitoare din cauza procedurilor de colectare prea presante. Reducerile la plată prompte pot fi utilizate, dacă sunt justificate din punct de vedere economic, pentru a atinge acest obiectiv

Tehnici de gestionare a numerarului
· Sincronizarea fluxului de numerar. o situație în care intrările coincid cu ieșirile, permițând astfel companiei să mențină solduri reduse pentru tranzacții.
· Ștergerea unui cec. un proces urmat pentru conversia numerarului și depunerea unui cec care a fost scris în contul beneficiarului plății.
· Flotarea plății, valoarea cecurilor, pe care le-am emis, dar sunt încă în curs de procesare și care, prin urmare, nu au fost deduse de bancă din soldul contului nostru.

Ciclul și cifra de afaceri, determinați soldul minim și aplicați modele.
"Ciclul de numerar" al unei companii este definit ca perioada care acoperă din momentul în care compania efectuează o plată cumpărați materie primă, până în momentul în care banii sunt colectați din vânzarea articolului finit și produs cu acesta material. „Cifra de afaceri în numerar” este numărul anual de cifre care suferă o cifră de afaceri.
Determinarea soldului minim poate fi definită, deoarece compania trebuie să profite de oportunitățile care apar pentru a investi sau a plăti datorii pentru a menține un echilibru eficient, scopul ar trebui să fie apoi să funcționeze într-un mod care necesită un minim de bani bani gheata. Suma de bani care permite companiei să acopere cu plățile programate ale conturilor sale la data scadenței, precum și oferiți o marjă de siguranță pentru efectuarea de plăți neprevăzute sau plăți programate, atunci când sunt disponibile intrări de numerar așteptat. Nivelul minim de numerar operațional de care are nevoie o afacere poate fi calculat prin împărțirea cheltuielilor anuale totale ale întreprinderii la rata de rotație a numerarului său.