Как написать официальное электронное письмо?

Как написать официальное электронное письмо?

А официальная электронная почта это то, что нам нужно написать по важному делу, например, при подаче заявления о приеме на работу, общении с учреждением, бизнес или выражайте информацию уважительным и официальным способом, а не в разговорной речи.

Как и в других типах письма, официальные электронные письма следуют протоколу и соблюдают определенные правила, касающиеся к использованию языка, поэтому при их написании важно учитывать основные аспекты, такие как следующий:

Части официального электронного письма

Принимая во внимание эти общие соображения, мы можем перейти к написанию официального электронного письма. Вся официальная почта должна включать:

• Адресат. Это лицо или учреждение, которому мы адресуем почту. Если имеется более одного адреса, рекомендуется использовать поле «Скрытая копия» (скрытая копия) вместо «Кому», чтобы не раскрывать адреса других лиц тем, кто получает почту. Кроме того, нецелесообразно отправлять коллективное электронное письмо, если мы ожидаем получить индивидуальный ответ. Лучше всего отправлять каждому получателю отдельное электронное письмо.
  instagram story viewer
• Роман. Это тема письма, причина его отправки. В этом случае мы должны быть краткими, конкретными и полными, то есть мы должны сказать в предложении то, что мы хотим. Если наше электронное письмо касается определенного запроса, мы должны указать в теме «запрос на xxx». Если речь идет о поиске работы или места для учебы, должно быть уместно что-то вроде «заявление на должность ххх» или «приложение к программе ххх». Если мы хотим доставить документ, давайте просто сделаем ставку на описание рассматриваемого документа: «отчет о продажах» или «презентация на завтра».
• Текст сообщения электронной почты. Здесь мы напишем содержание электронного письма. Всегда старайтесь быть кратким и максимально профессиональным. Этот сегмент можно разделить на:
  • Приветствие или приветствие. Вся почта начинается со строки, указывающей, кому адресовано сообщение. Часто используется фраза «уважаемый» или «уважаемый» и имя того, к кому мы обращаемся. Например: «Уважаемый профессор Монтойя» или «Уважаемые члены жюри», или «Уважаемый Энрике Сулоага». Эта строка должна быть соло в начале письма.
  • Содержание. Начиная с строки под приветствием, это сегмент, в котором мы говорим, что хотим или о чем наша почта. Желательно использовать отстраненный, но дружелюбный тон, с молитвы Кратко и по существу, формируя короткие абзацы, каждый из которых посвящен определенной теме. Мы можем использовать такие фразы, как «Я рад обратиться к вам». или «Я пишу тебе на этот раз, чтобы». Кроме того, если мы отправляем приложенные документы, это должно быть указано в этом разделе.
  • Закрытие. Он также является частью официальных протоколов электронной почты и, как правило, представляет собой одно предложение в конце письма, оставляя пустое место, когда заканчивается содержимое. Обычно это вежливая фраза, которой мы предлагаем читателю ответить, например «С уважением». «Никаких других подробностей», «Благодарю за внимание» или «Жду вашего запроса». отвечать".
  • Фирма. Подпись - это последнее, что идет в теле письма, и включает в себя наше полное имя или, если электронное письмо является частью строки или обмена, наши инициалы. В некоторых случаях подпись может сопровождаться номером нашего документа или описанием нашей должности, например: «Мигель Yepez »и ниже:« Координатор по продажам », а затем наш номер телефона на случай, если читатель пожелает установить другой тип коммуникация.

• Прикрепленные файлы. Мы всегда должны прикреплять то, что мы объявляем, в теле письма, поэтому перед отправкой письма рекомендуется проверить, прикрепили ли мы его и что это, по сути, указанный файл.

Примеры официальной почты

1. Официальная почта для запроса академического отчета

Для: [электронная почта защищена]
Из: [электронная почта защищена]
Тема: Запрос академического отчета

Уважаемые господа из Национального университета!

Имею удовольствие обратиться к вам с просьбой о выдаче академического отчета на мое имя, с которым Я стремлюсь побороться за получение стипендии на программу стажировки в следующем учебном году. По этой причине было бы очень удобно получить отчет как можно скорее.

Заранее благодарен за ваше внимание и добрые услуги,

Искренне,
Марко Рабаналь
Студент № 846593

1. Официальная почта для подачи заявки на должность инспектора качества

Для: [электронная почта защищена]
Из: [электронная почта защищена]
Тема: На должность инспектора по качеству

Уважаемые господа. от Exxon:

Меня зовут Ана Мендес, у меня диплом специалиста по международной торговле с большим опытом работы в вопросах. прокуроров, и меня интересует должность инспектора по качеству, которая, насколько я понимаю, в настоящее время вакантный. Я прилагаю к вам свои биографические данные, которые будут приняты во внимание в процессе вашего отбора. Я уверен, что мой опыт и подготовка сделают меня подходящим кандидатом для вашей признанной организации.

Без каких-либо других подробностей,

Искренне ваш,

Ана Мендес
Телефон: +99 3923 1734

1. Официальная почта для уведомления об отклонении кредитной заявки

Для: [электронная почта защищена]
Из: [электронная почта защищена]
Тема: Ваш запрос на рассмотрение кредита

Уважаемый Мигель:

Обращаюсь к вам, чтобы поприветствовать вас и сообщить, что кредитная комиссия рассмотрела вашу дело и принял решение об отклонении вашей кредитной заявки (номер заявки № 345648) от 15.08.2021. Причины, по которым комитет принял это решение, были:

192 - Отсутствие кредитной поддержки

Обратите внимание, что вы можете сделать новый запрос по обычным каналам, но это никоим образом не повлияет на дальнейшие решения комитета.

Искренне,

Хорхе Перейра
Кредитный управляющий
Филиал 004 - Инвестиционный банк

Использованная литература:

• «Лингвистический регистр» в г. Википедия.
• "Как написать официальное электронное письмо" в Infobae.
• "Как написать официальное электронное письмо?" на Папский католический университет Перу.

Что такое формальный язык?

Назван формальный язык o формальное лингвистическое оформление одного из способов использования языка, в котором больше внимания уделяется правила исправления и протоколы вежливости, так как ситуация требует лечения уважительный. Это рекомендуемый регистр для общения с учреждениями, людьми более высокого уровня иерархии или на важных общественных мероприятиях. Вообще говоря, формальный язык характеризуется:

Следуйте с: