Ako napísať formálny e -mail?

Ako napísať formálny e -mail?

A formálny e -mail je to ten, ktorý musíme napísať v prípade dôležitej záležitosti, ako je uchádzanie sa o zamestnanie, komunikácia s inštitúciou, vytváranie podnikanie alebo vyjadrujte informácie úctivým a oficiálnym spôsobom, nie hovorovo.

Rovnako ako pri iných druhoch písania, formálne e -maily sa riadia protokolom a rešpektujú určité nariadenia k používaniu jazyka, preto je pri ich písaní dôležité vziať do úvahy základné aspekty ako napr nasledujúce:

Časti formálneho e -mailu

Vzhľadom na tieto všeobecné úvahy môžeme pristúpiť k napísaniu formálneho e -mailu. Všetka formálna pošta musí obsahovať:

• Adresát. Je to osoba alebo inštitúcia, ktorej adresujeme poštu. Ak existuje viac ako jedna adresa, je vhodné použiť namiesto „do“ pole Skrytá kópia (skrytá kópia), aby sa príjemcom pošty neprezradili adresy ostatných. Okrem toho nevyzerá dobre odosielať hromadný e -mail, ak očakávame personalizovanú odpoveď. Najlepšie je poslať každému príjemcovi individuálny e -mail.
instagram story viewer
• Aféra. Je to predmet pošty, dôvod jej odoslania. V tomto prípade musíme byť struční, konkrétni a úplní, to znamená, že vo vete musíme povedať, čo chceme. Ak sa náš e -mail týka konkrétnej žiadosti, mali by sme zadať predmet „žiadosť o xxx“. Pokiaľ ide o hľadanie práce alebo miesta štúdia, je vhodné niečo ako „prihláška na pozíciu xxx“ alebo „prihláška do programu xxx“. Ak chceme doručiť dokument, jednoducho stavme na popis predmetného dokumentu: „správa o predaji“ alebo „prezentácia na zajtra“.
• Telo e -mailu. Tam napíšeme obsah e -mailu. Vždy sa snažte byť stručný a maximálne profesionálny. Tento segment je možné rozdeliť na:
  • Pozdrav alebo pozdrav. Všetka pošta začína riadkom, v ktorom je uvedené, komu je pošta určená. Často sa používa slovné spojenie „vážený“ alebo „rešpektovaný“ a meno, koho alebo koho oslovujeme. Napríklad: „Vážený profesor Montoya“ alebo „Vážení členovia poroty“ alebo „Vážený Enrique Zuloaga“. Tento riadok musí byť na začiatku e -mailu sám.
  • Obsah. Na začiatku riadka pod pozdravom je to segment, v ktorom hovoríme, čo chceme alebo o čom je naša pošta. Odporúča sa používať vzdialený, ale priateľský tón modlitby Krátke a vecné, tvoriace krátke odseky, z ktorých sa každý zaoberá konkrétnou témou. Môžeme použiť frázy ako „Som rád, že vás môžem osloviť“. alebo „Píšem vám tentoraz“. Okrem toho, ak posielame priložené dokumenty, malo by to byť uvedené v tejto časti.
  • Zatváranie. Je tiež súčasťou formálnych protokolov pošty a zvykne byť na konci e -mailu jednou vetou a po skončení obsahu ponechá prázdne miesto. Obvykle je to zdvorilostná fráza, ktorou pozývame čitateľa, aby odpovedal, napríklad „s pozdravom“ „Žiadne ďalšie konkrétne údaje“, „Ďakujem za pozornosť“ alebo „Čakám na vašu výzvu odpovedať “.
  • Pevný. Podpis je posledná vec, ktorá sa nachádza v tele e -mailu, a obsahuje naše úplné meno alebo v prípade, že je e -mail súčasťou reťazca alebo výmeny, naše iniciály. V niektorých prípadoch môže byť k podpisu priložené číslo dokumentu alebo popis našej pozície, napríklad: „Miguel Yepez “a nižšie:„ Koordinátor predaja “a potom naše telefónne číslo v prípade, že si čitateľ želá založiť iný typ komunikácia.

• Priložené súbory. Do tela e -mailu musíme vždy pripojiť to, čo oznámime, preto je vhodné pred odoslaním e -mailu skontrolovať, či sme ho priložili a či sa v skutočnosti jedná o uvedený súbor.

Príklady formálnej pošty

1. Formálna pošta na vyžiadanie akademickej správy

Pre: [chránené e -mailom]
Od: [chránené e -mailom]
Predmet: Žiadosť o akademickú správu

Vážení páni z Národnej univerzity:

Mám to potešenie napísať Vám so žiadosťou o vydanie akademickej správy na moje meno, s ktorou Túžim v budúcom školskom roku súťažiť o pridelenie štipendia na program stáží. Z tohto dôvodu by bolo veľmi vhodné mať správu čo najskôr.

Vopred vám ďakujem za pozornosť a dobré kancelárie,

S pozdravom
Marco Rabanal
Študent # 846593

1. Formálna pošta na podanie žiadosti o miesto inšpektora kvality

Pre: [chránené e -mailom]
Od: [chránené e -mailom]
Vec: Na pozíciu inšpektora kvality

Vážení páni. z Exxonu:

Volám sa Ana Mendez a mám diplom z medzinárodného obchodu s rozsiahlymi skúsenosťami v tejto oblasti prokurátori, a zaujíma ma pozícia inšpektora kvality, ktorou v súčasnosti chápem prázdny. Prikladám k vám svoj životopis, ktorý je potrebné vziať do úvahy pri vašich výberových konaniach. Som si istý, že moje skúsenosti a školenie zo mňa urobia vhodného kandidáta pre vašu uznanú organizáciu.

Bez ďalších konkrétnych odkazov,

Skutočne tvoje,

Ana Mendez
Telefón: +99 3923 1734

1. Formálna pošta na oznámenie zamietnutia žiadosti o úver

Pre: [chránené e -mailom]
Od: [chránené e -mailom]
Predmet: Vaša žiadosť o úverové ohodnotenie

Vážený Miguel:

Píšem vám, aby som vás pozdravil a oznámil vám, že komisia pre hodnotenie kreditov považovala vašu prípad a rozhodol sa zamietnuť vašu žiadosť o úver (číslo žiadosti # 345648) zo dňa 15.08.2021. Výbor pre toto rozhodnutie uviedol tieto dôvody:

192 - Nedostatok úverovej podpory

Upozorňujeme, že novú žiadosť môžete podať prostredníctvom bežných kanálov bez toho, aby to nejako ovplyvnilo budúce úvahy výboru.

S pozdravom

Jorge Pereira
Úverový manažér
Pobočka 004 - Investičná banka

Referencie:

• "Jazykový register" v Wikipedia.
• „Ako napísať formálny e -mail“ v Infobae.
• „Ako napísať formálny e -mail?“ na Pápežská katolícka univerzita v Peru.

Čo je to formálny jazyk?

Je pomenovaný formálny jazyk o formálna jazyková registrácia na jeden z spôsobov používania jazyka, v ktorom sa venuje väčšia pozornosť pravidlá korekcie a zdvorilostné protokoly, pretože situácia si vyžaduje ošetrenie úctivý. Je to odporúčaný register na komunikáciu s inštitúciami, ľuďmi s vyššou hierarchiou alebo na sociálnych udalostiach veľkého významu. V širšom zmysle slova formálny jazyk charakterizujú:

Nasledujte s: