Syntéza preventívnych opatrení pre správnu prezentáciu

1. Opatrne vyberte najvhodnejšie materiály pre danú úlohu, akoby ste mali vyrábať umelecké dielo.
2. Na formálne písanie by ste nikdy nemali používať papiere, ktoré vyzerajú ako vyrezané, staré alebo opotrebované, poznámkové listy alebo podobne.
3. Vo všetkých prípadoch dbajte na to, aby distribúcia zodpovedala obsahu a zároveň bola estetická (okraje, medzery, zarážky, medzery atď.) Podľa typu a veľkosti textu.
4. Nedávajte krížené poznámky na okraj (okrem prípadov konceptov alebo dôveryhodnej korešpondencie). Použite potrebný papier, aby sa všetok obsah voľne zmestil.
5. Dbajte na harmóniu medzi farbou použitého atramentu a farbou papiera, hlavičkových papierov, nápisov a iných grafických prvkov, ktoré sprevádzajú písanie.
6. Neprekrývajte písmená a čo najlepšie skrývajte mazania, ktoré sú nevyhnutné (jemným písmom by nemal byť povolený ani jeden).
7. Dbajte na to, aby boli interpunkčné a pomocné znaky, akcenty, podčiarknutia a všetky použité značky správne umiestnené, aby nechýbali alebo aby boli variabilné. Tiež, aby neboli perforované v papieri alebo nečitateľné.

V dokumentoch vyžadujúcich podpis by nikdy nemal chýbať. Spravidla musí byť napísaný rukou. Ak je v tlači, bude reprodukovať presne pôvodný rukopis. Ak to nie je čitateľné, musí sa to objasniť. Po dokončení dôkladne prečítajte text. V prípade malých detailov a v bežných spisoch opravte alebo doplňte potrebné údaje; ale ak sa vyskytnú dôležité chyby alebo opomenutia, alebo je písmo chúlostivé, je vhodné prácu prerobiť.
Zlikvidujte „všetky práce, ktoré majú škvrny, šmuhy, slzy alebo vrásky.
Nepoužívajte systémy sériovej tlače na jemné písanie, kde majú faktory „osobnej pozornosti“ veľmi dôležitú psychologickú úlohu.
Kópie alebo duplikáty by sa nikdy nemali posielať, akoby išlo o originály; nepodvádzajú a ich hodnota je veľmi odlišná.
Ak majú byť listy vložené do obálky, úhľadne ich zložte (s čo najmenším počtom záhybov).
Opatrne usporiadajte prvky pripojené k písaniu a umiestnite ich tak, aby sa pri vyberaní listov nestratili