Modernizácia súborov

Úspora miesta v úložisku súborov bola dosiahnutá vďaka MICROFILM, tímu zloženému z projektora a 16, 35 alebo 70 mm filmovej kamery, ktorá fotografuje dokumenty. Následne nám projektor cez plátno umožní rýchlo konzultovať stručné informácie o súbore.
Toto zariadenie zmenšuje dokumenty až na 99 percent ich normálnej veľkosti, napríklad na 33 metrovú rolku 16 milimetrovej fólie je možné vyfotografovať 2 0,00 0 písmen.
V bankových inštitúciách sú podpisy majiteľov účtov mikrofilmované, takže v prípade, že je potrebné overiť ich pravosť, sú umiestnené negatív (mikrofilm) v projektore, zobrazujúci sa na obrazovke požadovaný podpis pre porovnanie s podpisom dokumentu, ktorý sa má účtovať.
V súčasnosti existuje veľmi moderná technológia, ako je ELEKTRONICKÝ SÚBOR. Toto je zariadenie podobné počítaču. Pozostáva z automatického registračného systému na diskoch opticko-magnetický, ktorý má čítačku, ktorá registruje úžasnou rýchlosťou 40 stránok za minútu obdržaná dokumentácia.
Úložná kapacita na každom optickom disku je 13 000 dokumentov veľkosti Letter (6 500 na stranu), čo predstavuje veľa konvenčných registračných skriniek na jednom disku. Rýchlo skenujte dokumenty a triedte ich podľa názvu, predmetu, dátumu a čísla. Ak je požadovaný dokument, môžete ho ihneď vytlačiť.

Veľké spoločnosti alebo inštitúcie sú povinné používať tento elektronický registračný systém z dôvodu potreby pri manipulácii s veľkým objemom dokumentov.