Hur skriver man ett formellt mejl?

Hur skriver man ett formellt mejl?

A formellt mejl är den som vi behöver skriva för en viktig fråga, som att söka jobb, kommunicera med en institution, göra företag eller uttrycka information på ett respektfullt och officiellt sätt, inte vardagligt.

Som med andra typer av skrivande följer formella mejl ett protokoll och respekterar vissa bestämmelser angående till språkbruk, så när du skriver dem är det viktigt att ta hänsyn till grundläggande aspekter som t.ex. följande:

Delar av ett formellt mejl

Med hänsyn till dessa allmänna överväganden kan vi fortsätta skriva ett formellt mejl. All formell post måste innehålla:

• Adressat. Det är den person eller institution som vi vänder oss till. Om det finns mer än en adress är det lämpligt att använda fältet Bcc (blind kopia) istället för "till", för att inte avslöja andras adresser för dem som tar emot posten. Dessutom ser det inte bra ut att skicka ett kollektivt mejl om vi förväntar oss ett personligt svar. Det är bäst att skicka ett individuellt e -postmeddelande till varje mottagare.
instagram story viewer
• Affär. Det är föremålet för posten, anledningen till att det skickas. I det här fallet måste vi vara korta, specifika och fullständiga, det vill säga vi måste säga i en mening vad vi vill. Om vårt e -postmeddelande handlar om en specifik begäran, bör vi lägga in ämnet "begäran om xxx". Om det är att söka ett jobb eller en studieplats är något som "ansökan till positionen xxx" eller "ansökan till programmet xxx" lämpligt. Om vi ​​vill leverera ett dokument, låt oss helt enkelt satsa på beskrivning av dokumentet i fråga: "försäljningsrapport" eller "presentation för morgondagen".
• E -postkropp. Det är där vi kommer att skriva innehållet i e -postmeddelandet. Försök alltid att vara kort och så professionell som möjligt. Detta segment kan delas in i:
  • Hälsning eller hälsning. All post börjar med en rad för att säga till vem posten är adresserad. Uttrycket "uppskattat" eller "respekterat" och namnet på vem eller vem vi vänder oss till används ofta. Till exempel: "Dear Professor Montoya" eller "Respected jurymedlemmar", eller "Dear Enrique Zuloaga". Denna rad måste gå ensam i början av e -postmeddelandet.
  • Innehåll. Med en rad nedanför hälsningen är det här segmentet där vi säger vad vi vill eller vad vår post handlar om. Det är lämpligt att använda en avlägsen men vänlig ton, med böner Kort och sakligt och bildar korta stycken som var och en tar upp ett specifikt ämne. Vi kan använda fraser som "Jag är glad att vända mig till dig." eller "jag skriver till dig den här gången till". Dessutom, om vi skickar bifogade dokument, bör det nämnas i detta avsnitt.
  • Stängning. Det är också en del av postens formella protokoll och tenderar att vara en enda mening i slutet av posten och lämnar ett tomt utrymme när innehållet slutar. Det är vanligtvis en artighetsfras som vi uppmanar läsaren att svara på, till exempel "Med vänliga hälsningar" "Ingen annan speciell att referera till", "Tacksam för din uppmärksamhet" eller "Väntar på din fråga svar".
  • Fast. Signaturen är det sista som går i e -postens brödtext och innehåller vårt fullständiga namn, eller om e -postmeddelandet är en del av en sträng eller ett utbyte, våra initialer. I vissa fall kan signaturen åtföljas av vårt dokumentnummer eller beskrivningen av vår position, till exempel: ”Miguel Yepez "och nedan:" Försäljningskoordinator "och sedan vårt telefonnummer om läsaren vill upprätta en annan typ av kommunikation.

• Bifogade filer. Vi måste alltid bifoga det vi tillkännager i brödtexten i e -postmeddelandet, så det är lämpligt innan vi skickar e -postmeddelandet för att kontrollera att vi har bifogat det och att det i själva verket är den angivna filen.

Exempel på formell post

1. Formell post för att begära en akademisk rapport

För: [e -postskyddad]
Från: [e -postskyddad]
Ämne: Akademisk rapportbegäran

Kära herrar från National University:

Jag har nöjet att skriva till dig för att begära utfärdande av en akademisk rapport i mitt namn, med vilken Jag strävar efter att tävla om tilldelning av ett stipendium för praktikprogrammet under nästa läsår. Av den anledningen skulle det vara mycket bekvämt att få rapporten så snart som möjligt.

Tack på förhand för din uppmärksamhet och bra kontor,

Vänliga hälsningar,
Marco Rabanal
Student # 846593

1. Formell post för att ansöka om en kvalitetsinspektörsställning

För: [e -postskyddad]
Från: [e -postskyddad]
Ämne: För tjänsten som kvalitetsinspektör

Respekterade herrar. från Exxon:

Jag heter Ana Mendez, jag har en examen i internationell handel med stor erfarenhet av frågor åklagare, och jag är intresserad av tjänsten som kvalitetsinspektör, vilket jag förstår för närvarande ledig. Jag bifogar min meritförteckning till dig för att beaktas i dina urvalsprocesser. Jag är säker på att min erfarenhet och utbildning kommer att göra mig till en lämplig kandidat för din erkända organisation.

Utan någon annan speciell att hänvisa till,

Verkligen din,

Ana Mendez
Telefon: +99 3923 1734

1. Formell post för att meddela avslag på en kreditansökan

För: [e -postskyddad]
Från: [e -postskyddad]
Ämne: Din begäran om kreditvederlag

Kära Miguel:

Jag skriver till dig för att hälsa dig och meddela att kreditutvärderingskommittén har behandlat din fall och har fattat beslutet att avslå din kreditansökan (ansökningsnummer # 345648) av den 15/8/2021. De skäl som kommittén angav för att fatta detta beslut var:

192 - Brist på kreditstöd

Observera att du kan göra en ny begäran via de vanliga kanalerna, utan att detta resultat på något sätt påverkar kommitténs framtida överväganden.

Vänliga hälsningar,

Jorge Pereira
Credit Executive
Filial 004 - Investeringsbank

Referenser:

• "Språkregister" i Wikipedia.
• "Hur man skriver ett formellt mejl" i Infobae.
• "Hur skriver man ett formellt mejl?" på Pontifical Catholic University of Peru.

Vad är formellt språk?

Heter formellt språk o formell språklig registrering till ett av språkets användningssätt, där mer uppmärksamhet ägnas reglerna för korrigering och artighet, eftersom situationen kräver behandling respektfull. Det är det rekommenderade registret att kommunicera med institutioner, personer med större hierarki eller i sociala evenemang av stor betydelse. I stort sett kännetecknas formellt språk av:

Följ med: