Exempel på kontanthantering

Kontanter är en av de poster som tillhör tillgången och som hanteras inom företagen. kallar det kommersiell eller tjänst. Vi kan dock lägga till att kontanter är ett mycket känsligt konto som de andra, men om du måste ägna största uppmärksamhet åt att registrera det.

Kontantens art och sammansättning
Kontanter är börsens normala resurs och utgör grunden för mätning och redovisning av alla andra poster. Den klassificeras vanligtvis som en omsättningstillgång. För att det ska kunna presenteras som "kontant" måste det vara tillgängligt för betalning av nuvarande förpliktelser och fritt från alla avtalsmässiga begränsningar som begränsar dess användning för att betala skulder.

Kontanter består av mynt, sedlar och tillgängliga medel som deponerats i banken. Förhandlingsbara resurser som postanvisningar, certifierade checkar, kassakonton, personcheckar och bankutkast betraktas också som kontanter.
Sparkonton gillar vanligtvis kontanter, även om banken har laglig rätt att kräva meddelande innan uttaget. Banker utövar dock sällan förhandsanmälan, så sparkonton behandlas som kontanter.

Insättningsintyg, som endast kan tas ut vid vissa utgångsdatum, är mer korrekt inkluderat i avsnittet om tillfälliga investeringar på grund av den faktiska begränsning som införts din pension.

Föremål med klassificeringsproblem inkluderar efterförda checkar, skuldebrev, reseförskott, frimärken och vissa specialfonder. Efterförda checkar och skuldebrev hanteras som kundfordringar. Förskott för resekostnader hanteras som kundfordringar om de ska samlas in från anställda eller dras av från deras lön. I andra fall är klassificeringen som förutbetald kostnad den mest korrekta.

Små kontanter och avsättningen för förändring ingår i omsättningstillgångar som kontanter, eftersom det i allmänhet är Dessa medel används för att täcka löpande driftskostnader och för att reglera åtagandena för ögonblick. I allmänhet utförs inte separationen av kontanter i omsättningstillgångar, såvida det inte är det har särskilt upprättat en betydande fond för att uppfylla en förpliktelse som når sin utgång.

Begränsade eller deponerade kontanter är separerade från det allmänna kontokontot. Begränsade kontanter klassificeras antingen som omsättningstillgångar eller långfristiga tillgångar, beroende på datum för tillgänglighet eller utbetalning. Om kontanterna ska användas (under ett år eller driftscykeln, beroende på vilket som är längst) till betala befintliga eller utgående skyldigheter, är det rätta att klassificera det i avsnittet i cirkulerande. I stället, när det ska hållas under en längre period, presenteras begränsade kontanter i det långsiktiga avsnittet i rapporten över finansiell ställning. Som en allmän regel investeras kontanter som ska hållas under långa perioder snarare än i form av kontanter.

Kontanthantering och kontroll
Kontanter utgör ett särskilt bokföringsproblem, inte bara för att det gör ett stort antal transaktioner utan också av följande skäl:

1. Kontanter är den enskilda tillgången som lättast kan omvandlas till någon annan tillgångsslag; den döljs och transporteras utan svårigheter och eftersträvas nästan allmänt. Därför kräver korrekt redovisning av kontanta transaktioner att kontroller finns för att säkerställa att kontanterna ägs eller är relaterade till verksamheten.
2. Mängden kontanter som ett företag äger måste regleras noggrant så att inte för mycket eller för lite är tillgängligt vid en given tidpunkt. Det är nödvändigt att alltid ha en tillräcklig mängd utan att väsentligt förlamande resurser. Som utbytesresurser är kontanter nödvändiga för att betala för alla tillgångar och tjänster som företaget förvärvar och för att fullgöra alla sina förpliktelser när de förfaller. Därför är kontantutbetalning en daglig händelse, så det måste finnas en tillräcklig fond för att tillgodose dessa behov. Å andra sidan är kontanter i sig inte en produktiv tillgång; tjänar inte avkastning. Därför är det inte bekvämt att ha en kvantitet som är större än den som är nödvändig för att tillgodose dagliga behov, med en rimlig marginal för nödsituationer. Kontanter utöver vad som är nödvändigt bör placeras, antingen i inkomstgenererande värdepapper eller andra produktiva tillgångar.

Bokföringsavdelningen står inför två problem när det gäller hantering av kontanttransaktioner: (1) det är korrekt upprätta adekvata kontroller för att säkerställa att tjänstemän och anställda inte utför verksamhet som inte har varit auktoriserad; (2) nödvändig information måste lämnas till motsvarande administratörer om tillgängliga kontanter och kontanthantering. De flesta av företagen tilldelar bokföringsavdelningen ansvaret för att uppnå korrekt kontroll av register över denna typ av verksamhet. Naturligtvis är registreringskontroll inte möjlig utan korrekt fysisk kontroll. så redovisningsavdelningen har ett intresse av att förhindra avsiktliga, oavsiktliga fel i kontanttransaktioner. Det bör betonas att fel kan och kan inträffa även när kontrollåtgärderna är mest avancerade.

Regleringen av det tillgängliga beloppet är i grunden en fråga för administrationen: men revisorerna måste kunna tillhandahålla den information som är nödvändig för administrationen för att genomföra reglering genom särskilda lånetransaktioner och investeringar.

Små kontantsystem för förskott. I nästan alla företag är det nödvändigt att betala små belopp av olika skäl, t.ex. luncher och transport av anställda, inköp av mindre kontorsmateriel och andra utgifter minderåriga. Uppenbarligen vore det opraktiskt att förvänta sig att dessa utbetalningar skulle göras med check; men i alla fall är dess kontroll viktig. En mycket vanlig metod för att uppnå rimlig kontroll, enkelhet i drift och allmän efterlevnad av regeln för betalning med check är det så kallade förskottssystemet för utbetalningar genom kassan flicka.

Systemet fungerar så här:
till. En person utses till den person som ansvarar för små kontanter och får en liten summa av vilken han kommer att ta vad som är nödvändigt för att göra små betalningar.
b. När utbetalningar äger rum får kontorsbetjäaren ​​undertecknade kvitton från varje person till vilken en betalning gjordes. Om möjligt läggs bevis som motiverar utbetalningen till kvittot.
c. När fonden håller på att ta slut presenterar förvaltaren en begäran om återbetalning bakom a Små kontanter som täcker alla utgifter och får en check från företaget till "Cash" eller till "Petty Cash" för att ersätta bakgrund.

Inmatningar görs endast på Petty Cash-kontot för att öka eller minska fonden eller för att justera saldot och de relevanta kostnaderna om de inte återbetalades i slutet av året. Återbetalningsposten påverkar inte Petty Cash-kontot, men mängden kontanter den innehåller.

Kontoöverflödet och underskottskontot påverkas när fonden inte balanserar. Om kontanter visar brist (t.ex. när summan av försäkringar och kontanta medel är mindre än summan av småpengfonden) debiteras skillnaden på kontot för överskott och brist på Kontanter. Om du kastar ett överskott krediteras det kontot. Kontot lämnas öppet till slutet av året, det vill säga när det stängs och presenteras i allmänhet i resultaträkningen som en kostnad eller diverse produkt.

Vanligtvis finns det kostnadsposter i fonden, utom omedelbart efter återbetalning; Så om bokslutet ska vara korrekt måste medlen återbetalas i slutet av varje redovisningsperiod och även när de är nära uttömda.

Enligt förskottssystemet ansvarar småförvaltaren alltid för beloppet, antingen i form av kontanter eller representeras av signerade kuponger. Dessa kuponger är bevis som krävs av utbetalningsansvarig för att skriva en återbetalningskontroll. Ytterligare två procedurer följs för att uppnå en mer fullständig kontroll av små kontanter.

1. Någon som ansvarar för småförvaltaren gör ibland överraskningsrevisioner för att avgöra om fonden hanteras på ett tillfredsställande sätt.
2. Små kontanter kuponger annulleras eller stympas när de presenterats för återbetalning så att de inte kan användas för att få en andra felaktig betalning.

Ofta tillämpas förskottssystemet på lönebetalningen via ett särskilt konto. Separata förskottskonton används också, som drivs via banken av det system som beskrivs för utbetalning av utdelning, löner för tjänstemän, resekostnader, provisioner, bonusar och kostnader konfidentiell.

Anledningen till att tvinga behålla kontrollen över kassaflödet är att inflödena i allmänhet inte sammanfaller med utflödena av pengar. Det finns fyra modeller för att bestämma balansen som ska bibehållas:

· Håll ett visst antal dagar med out-of-pocket-utgifter som kan uppstå beroende på den säkerhet du har på de förväntade kassaflödena.
Genomför en regressionsanalys med försäljningsvariabler och kontanter där detta är variabeln beroende och försäljning den oberoende variabeln som kommer att påverka det belopp som kommer att bibehållas enligt försäljning.
· Bestäm ett tillräckligt förhållande mellan kontanter och försäljning.
· Bygg en matematisk modell som integrerar kostnads-nytta-binomialet; det vill säga ta hänsyn till vad det kostar att behålla kontanterna och vad det kostar att sakna det för att täcka åtagandena, det vill säga kostnaden för bristen och kostnaden för överskottet.

Betydelsen av kontanthantering.
Att hantera kontanter och omsättbara värdepapper är ett av de viktigaste områdena för hantering av rörelsekapital. Eftersom båda är företagets mest likvida tillgångar kan de på sikt utgöra förmågan att betala räkningar när de förfaller. I säkerhetsform kan dessa likvida medel också fungera som en reserv av medel för att täcka oväntade utbetalningar, vilket minskar risken för en "solvenskris". Eftersom de övriga omsättningstillgångarna (kundfordringar och lager) så småningom blir tillgångar samlingar och försäljning är kontanter den gemensamma nämnaren till vilken alla tillgångar kan minskas vätskor.

"Säljbara värdepapper" är kortfristiga placeringsinstrument som företaget använder för att få avkastning på tillfälligt inaktiva medel. När ett företag upplever en överdriven ackumulering av kontanter kommer det att använda en del av det som ett räntebärande instrument. Även om affärsbanker kan betala ränta på efterfrågan, får kunder generellt sådan ränta. kompensation för ditt kontosaldo i form av lägre serviceavgifter eller lägre räntor på lån, eller både. Vissa system med mycket likvida ränteintäkter gör att företaget kan tjäna vinster på tomgångskontanter utan att offra en del av dess likviditet. De grundläggande strategier som företag bör följa i förhållande till kontanthantering är följande:

1.- Täck kontona som ska betalas så sent som möjligt utan att erhålla företagets kreditposition, men utnyttja eventuella gynnsamma kontantrabatter.
2.- Använd inventeringen så snabbt som möjligt för att undvika lager som kan leda till att produktionslinjen stängs eller att försäljningen går förlorad.
3.- Samla utestående konton så snabbt som möjligt utan att förlora framtida försäljning på grund av alltför pressande insamlingsförfaranden. Snabba betalningsrabatter kan användas, om det är ekonomiskt motiverat, för att uppnå detta mål

Teknik för kontanthantering
· Kassaflödessynkronisering. en situation där inflöden sammanfaller med utflöden, vilket gör det möjligt för företaget att upprätthålla låga saldon för transaktioner.
· Rensa en check. en process som följts för att konvertera kontanter och sätta in en check som har skrivits till betalningsmottagarens konto.
· Flytande av utbetalningen, värdet på de checkar, som vi har utfärdat men fortfarande behandlas och som därför inte dras av banken från saldot på vårt konto.

Cykel och omsättning, bestäm minsta balans och använd modeller.
Ett företags "kassacykel" definieras som den period som täcker från det ögonblick som företaget gör en utbetalning till köpa råvara, tills det ögonblick då kontanterna samlas in från försäljningen av den färdiga artikeln och produceras med nämnda material. "Kontantomsättningen" är det årliga antal gånger som numreraren genomgår en omsättning.
Bestämning av minsta saldo kan definieras eftersom företaget måste dra nytta av de möjligheter som uppstår för att investera eller betala dina skulder för att upprätthålla en effektiv balans bör målet då vara att fungera på ett sätt som kräver ett minimum av pengar kontanter. Det belopp som gör det möjligt för företaget att täcka med de planerade betalningarna av sina konton vid tidpunkten för förfallodagen, liksom ge en säkerhetsmarginal för att göra oförutsedda betalningar, eller schemalagda betalningar, när kontantinflöden är tillgängliga förväntas. Den lägsta nivån av driftskontanter som ett företag behöver kan beräknas genom att dividera företagets totala årliga utgifter med dess kontantomsättningshastighet.