จะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการได้อย่างไร?

จะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการได้อย่างไร?

NS อีเมลทางการ เป็นเรื่องที่เราต้องเขียนเรื่องสำคัญๆ เช่น การสมัครงาน การติดต่อสื่อสารกับสถาบัน การทำ ธุรกิจ หรือแสดงข้อมูลด้วยความเคารพและเป็นทางการ ไม่ใช่ทางวาจา

เช่นเดียวกับการเขียนประเภทอื่นๆ อีเมลที่เป็นทางการจะปฏิบัติตามระเบียบการและเคารพระเบียบข้อบังคับบางประการเกี่ยวกับ ต่อการใช้ภาษา ดังนั้นเมื่อเขียนจึงควรคำนึงถึงปัจจัยพื้นฐาน เช่น กำลังติดตาม:

ส่วนของอีเมลที่เป็นทางการ

เมื่อคำนึงถึงการพิจารณาทั่วไปเหล่านี้ เราสามารถดำเนินการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการได้ จดหมายทางการทั้งหมดจะต้องประกอบด้วย:

• ผู้รับ. เป็นบุคคลหรือสถาบันที่เราส่งจดหมายถึง หากมีที่อยู่มากกว่าหนึ่งแห่ง ขอแนะนำให้ใช้ช่องสำเนาลับ (สำเนาลับ) แทน "ถึง" เพื่อไม่ให้เปิดเผยที่อยู่ของผู้อื่นแก่ผู้ที่ได้รับจดหมาย นอกจากนี้ ไม่ควรส่งอีเมลรวมหากเราคาดว่าจะได้รับคำตอบที่เป็นส่วนตัว ทางที่ดีควรส่งอีเมลถึงผู้รับแต่ละคนเป็นรายบุคคล
• เรื่อง. เป็นเรื่องของจดหมาย เหตุผลในการส่ง ในกรณีนี้เราต้องสั้น เจาะจง และครบถ้วน นั่นคือเราต้องพูดเป็นประโยคว่าเราต้องการอะไร หากอีเมลของเราเกี่ยวกับคำขอเฉพาะ เราควรใส่หัวเรื่องว่า "คำขอ xxx" ถ้าจะหางานทำหรือหาพื้นที่เรียน อย่าง "สมัครตำแหน่ง xxx" หรือ "สมัครเข้าโปรแกรม xxx" น่าจะเหมาะสม ถ้าเราต้องการส่งเอกสาร มาเดิมพันกันที่
  instagram story viewer
  คำอธิบาย ของเอกสารที่เป็นปัญหา: "รายงานการขาย" หรือ "การนำเสนอสำหรับวันพรุ่งนี้"
• เนื้อหาอีเมล. เป็นที่ที่เราจะเขียนเนื้อหาของอีเมล พยายามพูดให้สั้นและเป็นมืออาชีพมากที่สุดเสมอ ส่วนนี้สามารถแบ่งออกเป็น:
  • ทักทายหรือทักทาย. จดหมายทั้งหมดขึ้นต้นด้วยบรรทัดที่ระบุว่าส่งจดหมายถึงใคร วลี "นับถือ" หรือ "เคารพ" และมักใช้ชื่อของบุคคลหรือผู้ที่เรากำลังพูดถึง ตัวอย่างเช่น: "เรียนศาสตราจารย์ Montoya" หรือ "สมาชิกคณะลูกขุนที่เคารพ" หรือ "เรียน Enrique Zuloaga" บรรทัดนี้ต้องไปเดี่ยวที่จุดเริ่มต้นของอีเมล
  • เนื้อหา. เริ่มต้นบรรทัดใต้คำทักทาย นี่คือส่วนที่เราพูดสิ่งที่เราต้องการหรือว่าจดหมายของเราเกี่ยวกับอะไร แนะนำให้ใช้น้ำเสียงที่ห่างไกลแต่เป็นมิตรด้วย คำอธิษฐาน สั้นและตรงประเด็น สร้างย่อหน้าสั้นๆ โดยแต่ละหัวข้อกล่าวถึงหัวข้อเฉพาะ เราสามารถใช้วลีเช่น "ฉันยินดีที่จะพูดกับคุณ" หรือ "ฉันเขียนถึงคุณในครั้งนี้ถึง" นอกจากนี้หากเราส่งเอกสารที่แนบมาด้วยก็ควรจะกล่าวถึงในส่วนนี้
  • ปิด. นอกจากนี้ยังเป็นส่วนหนึ่งของโปรโตคอลที่เป็นทางการของอีเมล และมีแนวโน้มที่จะเป็นประโยคเดียวที่ส่วนท้ายของอีเมล โดยเว้นที่ว่างไว้เมื่อเนื้อหาสิ้นสุดลง โดยปกติแล้วจะเป็นวลีสุภาพที่เราเชื้อเชิญให้ผู้อ่านตอบ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ไม่มีข้อมูลอื่นใดที่จะกล่าวถึง", "ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ" หรือ "รอการแจ้งของคุณ คำตอบ".
  • บริษัท. ลายเซ็นเป็นสิ่งสุดท้ายที่อยู่ในเนื้อหาของอีเมล และรวมถึงชื่อเต็มของเรา หรือในกรณีที่อีเมลเป็นส่วนหนึ่งของสตริงหรือการแลกเปลี่ยน ให้ใช้อักษรย่อของเรา ในบางกรณี ลายเซ็นอาจมาพร้อมกับหมายเลขเอกสารของเราหรือคำอธิบายตำแหน่งของเรา เช่น: “Miguel Yepez "และด้านล่าง:" Sales coordinator ” ตามด้วยหมายเลขโทรศัพท์ของเราในกรณีที่ผู้อ่านต้องการสร้างประเภทอื่น การสื่อสาร.

• ไฟล์ที่แนบมาด้วย. เราต้องแนบสิ่งที่เราประกาศไว้ในเนื้อความของอีเมลเสมอ ดังนั้นจึงแนะนำให้ส่งอีเมลเพื่อตรวจสอบว่าเราได้แนบไฟล์ดังกล่าวแล้วและตามจริงแล้วเป็นไฟล์ที่ระบุ

ตัวอย่างจดหมายทางการ

1. จดหมายขอรายงานทางวิชาการ

สำหรับ: [ป้องกันอีเมล]
จาก: [ป้องกันอีเมล]
เรื่อง: ขอรายงานวิชาการ

เรียนท่านสุภาพบุรุษมหาวิทยาลัยแห่งชาติ:

ฉันมีความยินดีที่จะเขียนจดหมายถึงคุณเพื่อขอให้ออกรายงานทางวิชาการในนามของฉัน ซึ่ง ฉันปรารถนาที่จะแข่งขันเพื่อชิงทุนการศึกษาสำหรับโครงการฝึกงานในปีการศึกษาหน้า ด้วยเหตุผลดังกล่าว จะสะดวกมากที่จะมีรายงานโดยเร็วที่สุด

ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความสนใจและสำนักงานที่ดีของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,
มาร์โก ราบานัล
นักเรียน # 846593

1. ไปรษณีย์อย่างเป็นทางการเพื่อสมัครตำแหน่งผู้ตรวจสอบคุณภาพ

สำหรับ: [ป้องกันอีเมล]
จาก: [ป้องกันอีเมล]
เรื่อง: สำหรับตำแหน่งผู้ตรวจสอบคุณภาพ

เรียนท่านผอ.ที่เคารพ จากเอ็กซอน:

ฉันชื่อ Ana Mendez ฉันสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาด้านการค้าระหว่างประเทศและมีประสบการณ์ในด้านต่างๆ มากมาย อัยการและฉันสนใจตำแหน่งผู้ตรวจสอบคุณภาพซึ่งฉันเข้าใจว่าขณะนี้ ว่าง. ฉันแนบประวัติย่อของฉันกับคุณ เพื่อนำมาพิจารณาในกระบวนการคัดเลือกของคุณ ฉันแน่ใจว่าประสบการณ์และการฝึกอบรมของฉันจะทำให้ฉันเป็นผู้สมัครที่เหมาะสมกับองค์กรที่คุณรู้จัก

โดยไม่มีข้ออ้างอื่นใดโดยเฉพาะ

ขอแสดงความนับถือ,

อนา เมนเดซ
โทรศัพท์: +99 3923 1734

1. จดหมายทางการเพื่อแจ้งการปฏิเสธคำขอสินเชื่อ

สำหรับ: [ป้องกันอีเมล]
จาก: [ป้องกันอีเมล]
เรื่อง: คำขอของคุณสำหรับการพิจารณาสินเชื่อ

มิเกลที่รัก:

ฉันเขียนถึงคุณเพื่อทักทายและแจ้งให้คุณทราบว่าคณะกรรมการประเมินเครดิตได้พิจารณาถึงคุณ และได้ตัดสินใจปฏิเสธคำขอสินเชื่อของคุณ (หมายเลขใบสมัคร #345648) ลงวันที่ 08/15/2021 เหตุผลของคณะกรรมการในการตัดสินใจครั้งนี้คือ

192 - ขาดการสนับสนุนสินเชื่อ

โปรดทราบว่าคุณสามารถยื่นคำร้องใหม่ผ่านช่องทางปกติได้ โดยไม่ส่งผลใดๆ ต่อการพิจารณาในอนาคตของคณะกรรมการ

ขอแสดงความนับถือ,

Jorge Pereira
ผู้บริหารสินเชื่อ
สาขา 004 - วาณิชธนกิจ

ข้อมูลอ้างอิง:

• "ทะเบียนภาษาศาสตร์" ใน วิกิพีเดีย.
• "วิธีเขียนอีเมลแบบเป็นทางการ" in อินโฟเบ้.
• "จะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการได้อย่างไร" บน มหาวิทยาลัยคาทอลิกสังฆราชแห่งเปรู.

ภาษาทางการคืออะไร?

ชื่อว่า ภาษาทางการ o การลงทะเบียนภาษาอย่างเป็นทางการกับรูปแบบการใช้ภาษาแบบใดแบบหนึ่งซึ่งให้ความสนใจมากขึ้น กฎการแก้ไขและมารยาท เนื่องจากสถานการณ์ต้องการการรักษา ให้เกียรติ เป็นสำนักทะเบียนที่แนะนำในการสื่อสารกับสถาบัน บุคคลที่มีลำดับชั้นมากกว่า หรือในกิจกรรมทางสังคมที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ภาษาที่เป็นทางการโดยทั่วไปมีลักษณะดังนี้:

ตามด้วย: