รายการบัญชี (ตัวอย่างอธิบาย)

รายการบัญชีหรือที่เรียกว่าบันทึกบัญชีหรือรายการสมุดรายวันคือเหตุการณ์ทางการเงินหรือธุรกรรมที่บันทึกไว้ในสมุดบัญชีของบริษัท ทุกครั้งที่เกิดธุรกรรมทางเศรษฐกิจ เช่น การขาย การซื้อ การจ่ายเงินเดือน หรือการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ จะมีการบันทึกรายการทางบัญชีอย่างถูกต้อง

ลองนึกภาพว่ารายการทางบัญชีเปรียบเสมือนสมุดรายวันทางการเงินของบริษัท ที่บันทึกความเคลื่อนไหวของเงินและทรัพยากรทั้งหมด รายการทางบัญชีแต่ละรายการประกอบด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่ของธุรกรรม คำอธิบายที่ชัดเจนของธุรกรรม บัญชีที่ได้รับผลกระทบ และจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง บันทึกเหล่านี้เป็นพื้นฐานสำหรับการสร้างรายงานทางการเงินและการวิเคราะห์สถานะทางการเงินของบริษัท

ความสำคัญของรายการบัญชี

รายการบัญชีมีความสำคัญในการบัญชีการเงินด้วยเหตุผลหลายประการ:

• บันทึกการทำธุรกรรมที่ถูกต้อง: รายการบัญชีช่วยให้เราสามารถเก็บบันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดที่เกิดขึ้นในบริษัทได้อย่างถูกต้องและมีรายละเอียด ช่วยให้เรามีภาพที่ชัดเจนและทันต่อเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจของบริษัทตลอดเวลา
  instagram story viewer
• การปฏิบัติตามกฎข้อบังคับและกฎหมาย: รายการบัญชีช่วยให้มั่นใจว่าบริษัทปฏิบัติตามหลักการบัญชีและข้อบังคับทางกฎหมายในปัจจุบัน พวกเขาจัดเตรียมหลักฐานที่จำเป็นเพื่อสนับสนุนตัวเลขและการเปิดเผยข้อมูลในรายงานทางการเงินและอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบภายนอกและภายใน
• ข้อมูลประกอบการตัดสินใจ: รายการทางบัญชีให้ข้อมูลทางการเงินที่เชื่อถือได้และทันเวลา ซึ่งจำเป็นต่อการตัดสินใจทั้งในระยะสั้นและระยะยาว ผู้จัดการและเจ้าของสามารถวิเคราะห์รายการทางบัญชีเพื่อประเมินประสิทธิภาพทางการเงินของบริษัท ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์อย่างรอบรู้
• การวิเคราะห์และการรายงานทางการเงิน: รายการบัญชีเป็นพื้นฐานในการสร้างรายงานทางการเงิน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน และกระแสเงินสด รายงานเหล่านี้ให้ภาพรวมของสถานการณ์ทางการเงินของบริษัทและเป็น ใช้โดยนักลงทุน ผู้ให้กู้ และผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ เพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานและ ความแข็งแกร่ง

วิธีการบันทึกรายการบัญชี

รายการทางบัญชีจะถูกบันทึกโดยใช้รูปแบบมาตรฐานที่เรียกว่า "double entry" หรือ "economic duality" หลักการนี้กำหนดว่าทุกธุรกรรมทางเศรษฐกิจมีอย่างน้อยสองส่วน: อินพุตและเอาต์พุตของเงินหรือมูลค่า ดังนั้นรายการบัญชีแต่ละรายการจะต้องมีผลกระทบอย่างน้อยสองบัญชีในระบบบัญชี

เพื่อให้เข้าใจวิธีการบันทึกรายการทางบัญชีได้ดียิ่งขึ้น มาดูตัวอย่างง่ายๆ กัน สมมติว่าธุรกิจขายสินค้ามูลค่า 1,000 ดอลลาร์เป็นเงินสด การบันทึกบัญชีสำหรับรายการนี้จะทำดังนี้:

วันที่	บัญชี	จะต้อง	เพื่อที่จะมี
01/06/2023	กล่อง	$1,000
รายได้จากการขาย	$1,000

ในกรณีนี้ บัญชี "เงินสด" จะถูกหักด้วยเงิน 1,000 ดอลลาร์ ซึ่งแสดงถึงการไหลเข้าของเงินสดอันเป็นผลมาจากการขาย ในทางกลับกัน บัญชี "รายได้จากการขาย" จะได้รับเครดิต 1,000 ดอลลาร์ ซึ่งแสดงถึงรายได้ที่เกิดจากการขาย ผลรวมของจำนวนเงินที่เดบิตและเครดิตในรายการบัญชีจะต้องเท่ากันเสมอ เพื่อรักษายอดคงเหลือทางบัญชี

สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าการเลือกบัญชีที่จะเดบิตและเครดิตในรายการบัญชีนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกรรมและระบบบัญชีที่บริษัทใช้ รายการบัญชีต้องสะท้อนความเป็นจริงทางเศรษฐกิจของธุรกรรมอย่างซื่อสัตย์และปฏิบัติตามนโยบายการบัญชีที่กำหนดไว้

ติดตามด้วย:

• การเคลื่อนไหวของลูกหนี้
• การเคลื่อนไหวของเจ้าหนี้

ประเภทของรายการบัญชี

มีรายการบัญชีประเภทต่างๆ ที่ใช้ในการบันทึกเหตุการณ์ทางการเงินหรือธุรกรรมต่างๆ ต่อไปนี้เราจะมาสำรวจประเภทที่พบบ่อยที่สุด:

เปิดที่นั่ง

รายการเหล่านี้ใช้เมื่อต้นงวดบัญชีเพื่อเปิดบัญชีและนำยอดคงเหลือต้นงวดเข้าสู่งวดใหม่ ตัวอย่างเช่น มีการบันทึกสินทรัพย์ หนี้สิน และทุนเริ่มต้น

ตัวอย่าง

สมมติว่าบริษัทเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ในวันที่ 1 มกราคม 2023 และมียอดคงเหลือต้นงวดดังต่อไปนี้:

• กล่อง: 5,000 ดอลลาร์
• บัญชีลูกหนี้: 2,000 ดอลลาร์
• สินค้าคงคลัง: $10,000
• บัญชีเจ้าหนี้: $3,000
• เงินทุน: $14,000

รายการเปิดจะบันทึกยอดคงเหลือเริ่มต้นเหล่านี้ในบัญชีที่เกี่ยวข้อง นี่คือตัวอย่างวิธีการบันทึกธุรกรรมนี้:

วันที่	บัญชี	จะต้อง	เพื่อที่จะมี
01/01/2023	กล่อง	$5,000
บัญชีลูกหนี้	$2,000
สินค้าคงเหลือ	$10,000
บัญชีที่สามารถจ่ายได้	$3,000
เมืองหลวง	$14,000

ในรายการนี้ เงินสด บัญชีลูกหนี้และสินค้าคงเหลือจะถูกเดบิตสำหรับยอดคงเหลือเริ่มต้นตามลำดับ ในทางกลับกัน บัญชีเจ้าหนี้และทุนจะได้รับเครดิตด้วยยอดคงเหลือเริ่มต้นตามลำดับ

ปิดรายการ

เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี การปิดรายการจะทำขึ้นเพื่อโอนยอดคงเหลือของบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีทุนหรือบัญชีกำไรสะสม เป็นการเตรียมระบบบัญชีสำหรับงวดถัดไป

ตัวอย่าง

สมมติว่าเมื่อสิ้นสุดปีบัญชี บริษัทจำเป็นต้องปิดบัญชีรายรับและรายจ่ายเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ นี่คือตัวอย่างรายการปิดเพื่อโอนยอดคงเหลือของบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายไปยังบัญชีกำไรสะสม:

วันที่	บัญชี	จะต้อง	เพื่อที่จะมี
31/12/2023	รายได้จากการขาย	$50,000
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน	$30,000
ผลสะสม	$30,000	$50,000

ในรายการปิดบัญชีนี้ บัญชีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจะถูกหักบัญชีสำหรับยอดคงเหลือ และบัญชีรายได้จากการขายจะได้รับเครดิตสำหรับยอดคงเหลือ จากนั้นบัญชีกำไรสะสมจะได้รับเครดิตพร้อมค่าใช้จ่ายทั้งหมดและโอนยอดคงเหลือของรายได้

การปรับรายการ

มีการปรับปรุงรายการเพื่อแก้ไขและปรับปรุงบันทึกทางบัญชีเมื่อสิ้นงวดบัญชี รายการเหล่านี้ใช้เพื่อรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายค้างรับ บันทึกค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ ปรับปรุงบัญชีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ และอื่น ๆ

ตัวอย่าง

สมมติว่า ณ สิ้นเดือน บริษัทจำเป็นต้องปรับปรุงบัญชีค่าใช้จ่ายดอกเบี้ยสำหรับดอกเบี้ยที่ได้รับในระหว่างงวด นี่คือตัวอย่างรายการปรับปรุง:

วันที่	บัญชี	จะต้อง	เพื่อที่จะมี
31/01/2023	ดอกเบี้ยจ่าย	$500
ดอกเบี้ยค้างจ่าย	$500

ในรายการปรับปรุงนี้ บัญชีค่าใช้จ่ายดอกเบี้ยจะถูกหักสำหรับจำนวนดอกเบี้ยที่ได้รับ ในทางกลับกัน บัญชีดอกเบี้ยค้างจ่ายจะถูกเครดิตเพื่อสะท้อนถึงภาระผูกพันในการชำระดอกเบี้ยดังกล่าว

รายการบัญชีเงินเดือน

รายการบัญชีเงินเดือนใช้เพื่อบันทึกการจ่ายค่าจ้างและการหักเงินที่เกี่ยวข้อง เช่น ภาษี ประกันสังคม และผลประโยชน์ของพนักงาน

ตัวอย่าง

สมมติว่าบริษัทจ่ายเงินเดือนพนักงานในวันสุดท้ายของแต่ละเดือน นี่คือตัวอย่างรายการบัญชีเงินเดือนเพื่อบันทึกการจ่ายค่าจ้าง:

วันที่	บัญชี	จะต้อง	เพื่อที่จะมี
30/06/2023	ค่าใช้จ่ายส่วนตัว	$10,000
กล่อง	$10,000

ในรายการบัญชีเงินเดือนนี้ บัญชีค่าใช้จ่ายบุคลากรจะถูกหักจากยอดรวมของเงินเดือนที่จ่ายไป ในทางกลับกัน บัญชีเงินสดจะได้รับเครดิตเพื่อสะท้อนถึงกระแสเงินสดที่จ่ายออก

รายการซื้อและขาย

รายการเหล่านี้ใช้เพื่อบันทึกรายการซื้อและขายสินค้าหรือบริการ ตัวอย่างเช่น การซื้อสินค้าคงคลัง การขายที่ทำ และภาษีที่เกี่ยวข้องจะถูกบันทึกไว้

ตัวอย่าง

สมมติว่าธุรกิจทำการซื้อสินค้าคงคลังมูลค่า 5,000 ดอลลาร์ด้วยเงินสด นี่คือตัวอย่างวิธีการบันทึกธุรกรรมนี้:

วันที่	บัญชี	จะต้อง	เพื่อที่จะมี
10/06/2023	สินค้าคงเหลือ	$5,000
กล่อง	$5,000

ในรายการนี้ บัญชีสินค้าคงคลังจะถูกหักเป็นจำนวนเงินที่ซื้อสินค้าคงคลัง ในทางกลับกัน บัญชีเงินสดจะได้รับเครดิตเพื่อสะท้อนถึงกระแสเงินสดจ่ายสำหรับการจ่ายเงินสด

ตอนนี้ สมมติว่าบริษัทขายผลิตภัณฑ์มูลค่า 2,000 ดอลลาร์ด้วยเครดิต นี่คือตัวอย่างวิธีการบันทึกธุรกรรมนี้:

วันที่	บัญชี	จะต้อง	เพื่อที่จะมี
15/06/2023	บัญชีลูกหนี้	$2,000
รายได้จากการขาย	$2,000

ในรายการนี้ บัญชีลูกหนี้จะถูกหักสำหรับจำนวนเงินที่ขายเป็นเครดิต ในทางกลับกัน บัญชีรายรับจากการขายจะได้รับเครดิตเพื่อบันทึกรายได้ที่เกิดจากการขาย