Як написати офіційний електронний лист?

Як написати офіційний електронний лист?

А. офіційна електронна пошта це те, що нам потрібно написати щодо важливої ​​справи, наприклад подання заяви на роботу, спілкування з установою, створення бізнес або висловлювати інформацію шанобливо та офіційно, а не розмовно.

Як і в інших видах письма, офіційні електронні листи слідують протоколу та поважають певні правила щодо цього використання мови, тому під час їх написання важливо враховувати основні аспекти, такі як наступне:

Частини офіційної електронної пошти

Беручи до уваги ці загальні міркування, ми можемо перейти до написання офіційного електронного листа. Вся офіційна пошта повинна містити:

• Адресат. Це особа чи установа, до якої ми адресуємо пошту. Якщо є більше однієї адреси, доцільно використовувати поле "Прихована копія" (сліпа копія) замість "до", щоб не розкривати адреси інших осіб, які отримують пошту. Крім того, надсилати колективний електронний лист, якщо ми очікуємо отримання персоналізованої відповіді, не буде добре. Найкраще надіслати окремий електронний лист кожному одержувачу.
instagram story viewer
• Справа. Це тема листа, причина його надсилання. У цьому випадку ми повинні бути короткими, конкретними та завершеними, тобто ми повинні сказати у реченні, чого ми хочемо. Якщо наша електронна пошта стосується конкретного запиту, ми повинні поставити тему "запит на ххх". Якщо потрібно шукати роботу або місце навчання, підійде щось на кшталт "заявка на посаду ххх" або "заявка на програму ххх". Якщо ми хочемо доставити документ, давайте просто зробимо ставку на опис відповідного документа: "звіт про продажі" або "презентація на завтра".
• Тіло електронної пошти. Тут ми будемо писати зміст електронного листа. Завжди намагайтеся бути коротким і максимально професійним. Цей сегмент можна поділити на:
  • Вітання або привітання. Вся пошта починається з рядка, в якому вказано, кому адресована пошта. Часто вживається фраза "шанований" або "шанований" та ім'я, до кого чи кого ми звертаємось. Наприклад: "Шановний професоре Монтойя" або "Шановні члени журі", або "Шановний Енріке Зулоага". Цей рядок має йти окремо на початку листа.
  • Зміст. Починаючи рядок під привітанням, це сегмент, у якому ми говоримо, що ми хочемо або про що наша пошта. Доцільно використовувати віддалений, але доброзичливий тон, с молитви Коротко і чітко, формуючи короткі абзаци, кожен з яких стосується певної теми. Ми можемо використовувати такі фрази, як "я радий звернутися до вас". або "На цей раз я пишу вам". Крім того, якщо ми надсилаємо додані документи, про це слід згадати у цьому розділі.
  • Закриття. Він також є частиною офіційних протоколів електронної пошти і має тенденцію бути єдиним реченням в кінці листа, залишаючи порожнє місце, коли вміст закінчується. Зазвичай це фраза ввічливості, з якою ми пропонуємо читачеві відповісти, наприклад, "З повагою" "Ніяких інших конкретних посилань", "Дякую за увагу" або "Чекаю вашого запиту відповідь ".
  • Фірма. Підпис - це останнє, що міститься в тілі листа, і включає наше повне ім'я, або якщо лист є частиною рядка або обміну, наші ініціали. У деяких випадках до підпису може додаватися номер нашого документа або опис нашої посади, наприклад: «Мігель Yepez "і нижче:" Координатор продажів ", а потім наш номер телефону, якщо читач побажає встановити інший тип спілкування.

• Вкладені файли. Ми завжди повинні додавати те, що ми оголошуємо, в тілі листа, тому перед надсиланням листа бажано перевірити, чи ми його вклали, і що це, по суті, вказаний файл.

Приклади офіційної пошти

1. Офіційна пошта для запиту академічного звіту

Для: [захищена електронною поштою]
Від: [захищена електронною поштою]
Тема: Запит на академічний звіт

Шановні панове Національного університету:

Я маю задоволення написати Вам запит на видачу академічної доповіді на моє ім'я, з якою Я прагну конкурувати за виділення стипендії на програму стажування протягом наступного навчального року. З цієї причини було б дуже зручно отримати звіт якомога швидше.

Наперед вдячний за увагу та добрі послуги,

З повагою,
Марко Рабанал
Студентський номер 846593

1. Офіційна пошта для подання заявки на посаду інспектора з якості

Для: [захищена електронною поштою]
Від: [захищена електронною поштою]
Тема: На посаду інспектора якості

Шановні панове. від Exxon:

Мене звуть Ана Мендес, я маю диплом з міжнародної торгівлі з великим досвідом роботи прокурорів, і мене цікавить посада інспектора з якості, яка, наскільки я розумію, наразі є вакантний. Я додаю до вас свою біографію, яка буде враховуватись у процесі відбору. Я впевнений, що мій досвід і навчання зроблять мене відповідним кандидатом для вашої визнаної організації.

Не маючи жодних інших особливостей,

Щиро твій,

Ана Мендес
Телефон: +99 3923 1734

1. Офіційна пошта для повідомлення про відхилення кредитної заяви

Для: [захищена електронною поштою]
Від: [захищена електронною поштою]
Тема: Ваш запит на розгляд кредиту

Шановний Мігель:

Я пишу вам, щоб привітати вас і повідомити, що комітет з оцінки кредитів розглянув ваше і прийняв рішення відхилити вашу кредитну заяву (заява № 345648) від 15.08.2021. Причинами прийняття такого рішення комітетом були:

192 - Відсутність кредитної підтримки

Зауважте, що ви можете подати новий запит через звичайні канали, без того, що цей результат жодним чином не вплине на майбутні міркування комітету.

З повагою,

Хорхе Перейра
Кредитний керівник
Відділення 004 - Інвестиційний банк

Список використаної літератури:

• «Лінгвістичний реєстр» у Вікіпедія.
• "Як написати офіційний електронний лист" у Інформація.
• "Як написати офіційний електронний лист?" на Папський католицький університет Перу.

Що таке офіційна мова?

Названо офіційна мова o офіційна мовна реєстрація до одного із способів використання мови, в якому приділяється більше уваги правила виправлення та протоколи ввічливості, оскільки ситуація вимагає лікування шанобливий. Рекомендований реєстр для спілкування з установами, людьми більш високої ієрархії або у суспільних подіях великого значення. Загалом, формальна мова характеризується:

Слідуйте за допомогою: