Як написати електронний лист англійською?

Тип А пошта англійською це вимагає знання точної структури та формату, а також дотримання певних формул і виразів. Наприклад: Щирі вітання(З повагою),Будь-ласка, знайди приєднаний…(Додається).

• Дивись також: Як давати інструкції англійською

Ключі для написання електронного листа англійською мовою

Електронний лист англійською мовою повинен:

• бути лаконічним. Його слід написати просто і коротко, і переходити відразу до суті. Електронні листи мають чітку мету. Ви повинні бути ввічливими та доброзичливими, але не балакати.
• бути ясним. Письмова мова вимагає більшої ясності та точності, щоб уникнути сумнівів і плутанини в одержувача.
• поважати стиль. Електронні листи можуть бути неформальними, нейтральними чи офіційними. Для кого це? Це запитання допомагає встановити стиль, який слід дотримуватися в усій електронній пошті в послідовний спосіб. Наприклад: привіт(знайомий); Привіт Петро(неформальний або нейтральний); Шановний пане Ендрюс(формальний).
• Поважайте структуру. Після початкового привітання вам слід перейти безпосередньо до причини електронного листа, щоб потім розкрити тему, перш ніж попрощатися.
  instagram story viewer

Структура електронного листа англійською мовою

Електронний лист англійською зазвичай складається з п’яти частин. Ці частини короткі та по суті, за винятком основної частини електронного листа (яка може містити більше одного пункт), решта частин зазвичай мають лише один рядок.

1. Привітання. Саме там вітають одержувача. Наприклад: Привіт, Емі, вітаю Тед.
2. вступ. Тут вказується причина електронного листа. Зазвичай він має одну лінію. Наприклад: Пишу про наступну зустріч…
3. Тіло. Саме тут розвивається тема. Це може бути від одного рядка до кількох абзаців залежно від складності теми. Наприклад:Щодо проблем із проектом, то ми з’ясували, що…
4. Висновок. Це місце, де висловлюється очікування майбутнього контакту, висловлюється наперед подяка або проситься про послугу від одержувача. Він складається з одного або максимум двох рядків. Наприклад:Я з нетерпінням чекаю вашої відповіді.
5. Прощання. Це закриття листа, останнє привітання, після якого вказується ім’я того, хто пише. Наприклад: З найкращими побажаннями, Пол.

Увага: Кожен абзац електронного листа відокремлюється порожнім рядком.

Приклад електронного листа англійською мовою

Привіт Люсі,
Завтра пишу про лекцію.
Ми дізналися, що деякі з гостей не були сповіщені.
Що нам робити? Чи могли б ви допомогти нам із цим? Заздалегідь спасибі.
З повагою,
Тревіс

Привіт Люсі,

Я пишу вам про завтрашню конференцію.
Ми дізналися, що деякі гості не були повідомлені.
Що нам робити? Чи могли б ви допомогти нам із цим? Заздалегідь спасибі.

Вітаю,
Тревіс

Фрази для написання електронного листа англійською

Існують усталені фрази та формули, яких необхідно дотримуватись у кожному розділі, щоб написати електронний лист англійською мовою. Стиль електронного листа визначається одержувачем (особою, якій адресовано електронний лист) і контекстом.

Фрази для привітання на початку листа

Електронний лист завжди має починатися з привітання, яке залежить від стилю електронного листа (офіційного чи неофіційного):

• Привіт, (неформальний)
• Привіт, Джон, / Вітаю, Джон,(неформальний / нейтральний)
• Привіт усім / Привіт усім,(неформальний – орієнтований на групу)
• Любі друзі, (нейтральний – спрямований на групу)
• Шановна пані Міррен! (формальний)
• Шановні панове! (дуже офіційно – коли ви не знаєте, хто одержувач)
• Кого це стосується,(надзвичайно формальний – коли ви не знаєте, хто одержувач)

Обережно: На відміну від іспанської, в англійській мові воно використовується завжди їсти (,) і ні дві точки (:) після першого привітання.

Фрази для вказівки причини електронного листа

Після першого привітання ви зазвичай переходите безпосередньо до причини електронного листа. Якщо електронний лист ініціює спілкування з одержувачем, можна використовувати такі вирази:

• Коротка примітка…/ Лише один рядок, щоб сказати… (неформальний)
• Я звертаюся, тому що… / Я звертаюся до вас, тому що… (неформальний)
• Я звертаюся до вас з приводу… / Я звертаюся до вас щодо… (нейтральний)
• Я пишу, щоб стежити за.../ Я пишу, щоб продовжити… (нейтральний)
• Я пишу, щоб повідомити вам, що…/ Я пишу, щоб повідомити вам, що… (формальний)
• Дозвольте мені приділити хвилинку вашого часу, щоб.../ Дозвольте мені звернути вашу увагу… (дуже формально)

Якщо електронний лист є відповіддю на отриманий електронний лист, можна використовувати такі вирази:

• Дякуємо за швидку відповідь./ Дякуємо за вашу швидку відповідь. (неформальний)
• Стосовно/щодо вашого останнього електронного листа…/ Говорячи про… (нейтральний)
• З огляду на / З посиланням на лекцію,… / В відношенні… (формальний)
• Я пишу вам з приводу / у зв'язку з.../ Пишу з посиланням на… (дуже формально)

Увага: Якщо електронний лист формальний, скорочення не використовуються. Наприклад: Я пишу… (І ні: Я пишу...)

Фрази для посилання на вкладення

Коли файли додаються до електронної пошти, можна використовувати такі вирази:

• Додаю… / Додається… (неформальний – нейтральний)
• Ось документ, який ви просили./ Ось документ, який ви запитували. (неформальний)
• Сподіваюся, це допоможе./ Сподіваюся, це допоможе. (неформальний)
• Я надсилаю вам форму у форматі pdf./ Надсилаю Вам форму у pdf-файлі. (нейтральний)
• Ви знайдете вкладення нижче…/ У додатку ви знайдете… (нейтральний)
• Знайдіть прикріплений файл… / Додається… (формальний)
• Я додав договір для вашого перегляду. / Я додав договір для вашого ознайомлення. (формальний)

брати до уваги: Зазвичай включати ініціали та абревіатури в електронних листах англійською мовою. Наприклад: FYI(до твого відома) / До твого відома; якнайшвидше(якнайшвидше) / Якнайшвидше.

Фрази для завершення електронного листа

Заключна частина електронного листа може містити фрази подяки або посилання на майбутній електронний лист чи зустріч. Наприклад:

• Я чекатиму на вашу відповідь…/ Я буду чекати вашої відповіді… (неформальний – нейтральний)
• З нетерпінням чекаю почути від вас найближчим часом./ Я з нетерпінням чекаю вашої відповіді найближчим часом… (неформальний)
• Я з нетерпінням чекаю почути від вас.../ Чекаю на твою відповідь… (формальний)
• Будь ласка, дайте мені знати, чи це вам підходить./ Будь ласка, скажіть мені, чи добре це виглядає на вас. (неформальний – нейтральний)
• Спасибі за вашу допомогу. / Спасибі за вашу допомогу. (неформальний)
• Дайте мені знати, якщо вам потрібна допомога./ Дайте мені знати, якщо вам потрібна допомога. (неформальний – нейтральний)
• Буду радий будь-що допомогти./ Я буду радий допомогти вам у будь-який спосіб. (нейтральний)
• Будь ласка, не соромтеся звертатися до нас, якщо у вас виникнуть запитання./ Будь ласка, не соромтеся звертатися до нас у разі виникнення будь-яких питань. (формальний)

Фрази для прощання

Деякі прощальні молитви:

• найкращий, / Вітаю, (неформальний – нейтральний)
• З повагою, / Вітаю, (неформальний – нейтральний)
• ура,/ Вітаю, (Великобританія неофіційно – нейтрально)
• Найкращі побажання,/ Вітаю, / З найкращими побажаннями, (нейтрально)
• З повагою, –З повагою,/ З повагою (нейтральний)
• З повагою, / З повагою (нейтральний)
• XOXO/ Обійми та поцілунки (знайомий)
• Щиро Ваш, / З повагою, з повагою (формальний)

Увага: За останніми словами привітання ставиться кома (,), а наступний рядок закінчується іменем особи, яка надсилає електронний лист. Якщо воно формальне, то прізвище також має бути вказано.

Більше фраз для написання електронного листа

Для кожної конкретної мети є фрази, які виражають від вимог і пропозицій до вибачень.

Фрази для посилання на попередній електронний лист

• Я щойно отримав ваш запит на… / Я щойно отримав ваше замовлення на… (неформальний)
• Дякую, що так швидко до мене звернулися./ Дякую, що так швидко мені відповіли. (неформальний)
• Дякуємо за ваш останній електронний лист./ Дякуємо за ваш останній лист. (нейтральний)
• Як обговорювалося,… / Згідно з тим, що обговорювалося, (формальний)

Фрази для прохання про послуги

• Чи можете ви надіслати мені інформацію про…? / Чи можете ви надіслати мені інформацію про…? (нейтральний)
• Не могли б ви підписати договір, що додається, і надіслати його нам до 21 грудня? / Чи можете ви підписати договір, що додається, і повторно надіслати його до 21 грудня? (нейтрально – формально)
• Я був би дуже вдячний за допомогу з…/ Я був би дуже вдячний за допомогу з... (неформальний – нейтральний)
• Було б дуже корисно, якби ви могли надіслати нам.../ Було б дуже корисно, якби ви могли надіслати нам... (нейтрально – формально)
• Я був би вдячний, якщо б ви могли… / Я був би вдячний, якби ви могли… (формальний)

• Це може допомогти вам: Речення з "міг би”

Фрази для подяки

• Дякую за попередження. / Дякую за попередження. (неформальний)
• Дякую, що повідомили/тримали мене в курсі./ Дякую, що повідомили / що тримаєте мене в курсі. (неформальний)
• Дякую, що тримаєте мене в курсі. / Дякую, що тримаєте мене в курсі. (неформальний)
• Дякую, що поділились. / Дякую, що поділились. (неформальний)
• Дуже дякую за вашу допомогу./ Дуже дякую за вашу допомогу. (формальний)

Фрази для скарги

• На жаль, обслуговування було не таким, як я очікував. / На жаль, обслуговування було не таким, як я очікував. (нейтрально – формально)
• Я пишу, щоб поскаржитися на.../ Я пишу, щоб поскаржитися на… (формальний)
• Я пишу, щоб найрішучіше поскаржитися на.../ Я пишу, щоб висловити свою найсильнішу скаргу на... (дуже формально)

Фрази для вибачення

• Вибачте за пізню відповідь. / Вибачте за пізню відповідь. (неформальний)
• Вибачте, що мені знадобилося так багато часу, щоб повернутися до вас./ Вибачте, що так довго відповідаю. (неформальний)
• Ми дуже шкодуємо про погане обслуговування від нашої команди./ Ми дуже шкодуємо про погане обслуговування від нашої команди. (нейтрально – формально)
• Ми хотіли б вибачитися за… / Ми хотіли б вибачитися за… (формальний)
• Прийміть наші вибачення за можливі незручності. / Прийміть наші вибачення за спричинені проблеми. (формальний)

Фрази для повідомлення поганих новин

• Вибачте, але ми не можемо…/ Вибачте, але ми не можемо… (неформальний – нейтральний)
• Вибачте, але це не в моїх руках./ Вибачте, але це не до мене. (неформальний)
• На жаль,… / На жаль, … (нейтральний)
• Нам прикро повідомляти…/ З жалем повідомляємо... (нейтрально – формально)
• На жаль, ми не можемо…/ У нас, на жаль, неможливо… (формальний)
• З жалем повідомляємо, що… / З жалем повідомляємо, що… (формальний)

Фрази для пропозиції допомоги чи інформації

• Будь-яка проблема, просто напишіть мені. / Будь-яка проблема, напишіть мені. (неформальний)
• Сподіваюся, ви знайдете це корисним. / Сподіваюся, це корисно. (неформальний – нейтральний)
• Якщо я зможу якось допомогти, повідомте мене./ Якщо я можу допомогти вам ще з чимось, дайте мені знати. (нейтральний)
• Для отримання додаткової інформації… / Детальніше… (нейтрально – формально)
• Будь ласка, не соромтеся звертатися до нас…/ Будь ласка, не соромтеся звертатися до нас... (нейтральний)
• Будь ласка, не соромтеся звертатися до нас, якщо вам знадобиться додаткова допомога. / Будь ласка, не соромтеся звертатися до нас, якщо вам потрібна допомога. (формальний)

Фрази для призначення зустрічі

• Ти встигнеш завтра о 10 ранку?/ Чи можете ви завтра о 10 ранку? (неформальний)
• Вам підійде завтра о 10? / Завтра о 10 ранку? це тобі підійде? (нейтральний)
• Це нормально для мене. / Я добре виглядаю. (неформальний)
• Вибачте, але тоді я не зможу./ Вибачте, але зараз я не можу. (нейтральний)

Фрази, щоб запитати думку чи схвалення

• Що ви думаєте з цього приводу?/ Що ти думаєш про це? (неформальний – нейтральний)
• Що ти читаєш про це?/ Як ви це читаєте? (нейтральний)
• Що ти думаєш?/ Що ти думаєш? (нейтральний)
• Будь ласка, дайте мені знати, чи вас це влаштовує./ Будь ласка, дайте мені знати, чи ви це згодні. (неформальний – нейтральний)

Приклади неформальних листів англійською мовою

Шановний пане Сміт,

Пишу, щоб повідомити, що ваш запит підтверджено.

Будемо вдячні, якщо Ви завітаєте до нас в офіс для підписання договору.

Я з нетерпінням чекаю почути від вас.

З повагою,
Макс Робінс

Шановний пане Сміт!

Я пишу, щоб повідомити вам, що вашу заявку підтверджено.

Будемо вдячні, якщо ви завітаєте до нас в офіс для підписання договору.

Чекаю на вашу відповідь, з повагою,

Макс Робінс

Шановні панове!

Я пишу, щоб подати заявку на посаду редактора вашої газети.

Я маю великий досвід написання та редагування новинних статей, про що свідчить моє резюме. Я працюю на The NYT протягом п’яти років, і я хотів би взяти на себе нові обов’язки та виклики.

Я готовий прийти на співбесіду в будь-який зручний для Вас час.

Заздалегідь дуже дякую.

Щиро Ваш,

Роберт Вільямс

Шановні панове!

Я пишу, щоб подати заявку на посаду редактора вашої газети.

Я маю великий досвід написання та редагування газетних статей, про що свідчить моє резюме. Я працював у NYT п’ять років і хотів би взяти на себе нові обов’язки та виклики.

З радістю прийму співбесіду у зручний для вас час.

Наперед дуже дякую.

З повагою,

Роберт Вільямс

Кого це стосується,

Я пишу, щоб найрішучіше поскаржитися на погане обслуговування, яке ми отримали під час подорожі в турі, який ми придбали у вашому агентстві.

Ми з другом купили розкішний пакет, а після прибуття виявили, що готель і обслуговування були далекими від того, що можна назвати «розкішними». Приміщення були старі та застарілі, а їжа була жахливою та огидною. Нарешті, персонал був дуже нікчемним, грубим і неповажним.

Ми хотіли б отримати компенсацію за жахливу поїздку, яку ми мали, або повну компенсацію наших грошей.

Я з нетерпінням чекаю почути від вас,

Марта Роуз

Кого це може стосуватися:

Я пишу, щоб висловити глибоке незадоволення поганим обслуговуванням, яке ми отримали під час поїздки, яку ми придбали у вашому агентстві.

Ми з другом придбали розкішний тур, але після прибуття виявили, що і готель, і обслуговування були далекими від того, що можна назвати «розкішшю». Приміщення були старі та застарілі, а їжа була поганою та огидною. Нарешті, персонал був дуже неуслужливим, грубим і неповажним.

Ми вимагаємо компенсації за жахливу подорож, яку ми мали, або повного відшкодування наших грошей.

Чекаю на вашу відповідь,

Марта Роуз

Дотримуйтеся:

• Технічна англійська
• перекази англійською мовою
• Речення з "б”
• Модальні дієслова в англійській мові (та їх значення)

Інтерактивний тест для практики