Варіації в рахунках

До цього часу вказувалося, що для того, щоб знати значення, з якими формується фінансова звітність, необхідно вести серію рахунків фіксувати в них усі зміни, що впливають на елементи активів, пасивів та капіталу, внаслідок операцій, що здійснюються бізнесом.
У цьому розділі ми побачимо все, що стосується того, як реєструвати операції на цих рахунках.
Щоб правильно записати коливання значень, які вони представляють на рахунках, необхідно врахувати як причиною, так і наслідком, спричиненим кожною операцією, оскільки якою б простою вона не була, вона вплине щонайменше на дві рахунки.
Для того, щоб проаналізувати вище, давайте розглянемо такі приклади:
1. Якщо ми купуємо товар і платимо за нього готівкою, ми повинні враховувати одночасно і на ту саму суму як збільшення активів у товарах, так і зменшення активів у готівці.
2. Якщо ми сплачуємо готівкою вексель за наш рахунок, ми повинні враховувати, одночасно і за однакова сума, як зменшення зобов’язань у документах, що підлягає сплаті, так і зменшення активів у коробці.

3. Якщо ми платимо готівкою за будь-які витрати, ми повинні враховувати одночасно і на ту саму суму як зменшення витрат, понесених капіталом, так і зменшення грошових активів.
4. Якщо клієнт платить нам свій рахунок готівкою, ми повинні враховувати одночасно і на ту саму суму як збільшення грошових активів, так і зменшення активів клієнта.
5. Якщо ми купуємо товари за $ 50 000,00, з яких ми платимо $ 30 000,00 готівкою, а решту в кредит, ми повинні одночасно врахувати збільшення активів у товарах на $ 50 000,00; зменшення грошових активів на $ 30 000,00 та збільшення зобов'язань перед постачальниками на $ 20 000,00.
Як видно з попередніх прикладів, незалежно від операції, завжди буде причина і наслідок, які на ту саму величину будуть змінювати наші значення Баланс.
Варіації, тобто збільшення та зменшення, спричинені значеннями активів, пасивів та капіталу, з боку Операції, що здійснюються в бізнесі, повинні реєструватися на відповідних рахунках за допомогою нарахувань та добрива.
Тепер, оскільки рахунки представляють цінності різного характеру, виникає проблема знання того, що нараховує і що кредитування збільшення чи зменшення означатиме на різних рахунках активів, пасивів та Капітал. Для вирішення проблеми знання, які витрати та які кредити означатимуть збільшення чи зменшення на різних рахунках, за основу береться формула Балансу, яка говорить:
A = P + C
Щоб пояснити, чому формула балансу взята за основу, ми розмістимо її в такій схемі рахунків:

Як ми бачимо на попередній діаграмі, активи виглядають нарахованими, тоді як пасиви та капітал виплачуються.
Якщо ми призначаємо рахунок для кожного з трьох елементів Балансу, за тією ж формулою вони виглядають так:

Отже, так, кожному із значень, з яких складаються активи, зобов’язання та капітал, ми призначаємо рахунок, згідно з тією ж формулою, вони виглядають так:

На підставі вищевикладеного було встановлено, що:
1. Кожен рахунок у активі повинен починатися зі стягнення плати, тобто з дебетового запису.
2. Усі рахунки пасивів повинні починатися з кредиту, тобто з вступу в кредит.
3. Рахунок капіталу повинен розпочинатися з кредиту, тобто з запису кредиту.
Оскільки активні рахунки починаються з оплати, природно, що для збільшення їх балансу з них потрібно стягувати плату. Приклад:

Натомість, щоб зменшити залишок, вони повинні бути сплачені. Приклад:

Спостереження:
а) Збільшення активів нараховується.
б) Зменшення активів виплачується.
Залишок на рахунках активів завжди буде боржником, оскільки його рух кредитора ніколи не може бути більшим, ніж боржник, оскільки неможливо мати більше цінностей, ніж є; наприклад, касовий апарат ніколи не зможе залишити більше грошей, ніж те, що є на складі.
Оскільки пасивні рахунки починаються з кредиту, для збільшення їх залишку вони повинні бути зараховані. Приклад:

Навпаки, щоб зменшити залишок, вони повинні бути стягнені. Приклад:

Спостереження:
а) Збільшення зобов'язань сплачується.
б) Зменшення зобов’язань стягується.
Залишок на рахунках відповідальності завжди буде кредитором, оскільки рух боржника ніколи не може бути більшим, ніж кредитор, оскільки неможливо сплатити більше заборгованості.
Якщо ми маємо на увазі, що рахунок Капіталу починається з кредиту, природно, що для збільшення його залишку він повинен бути сплачений. Приклад:

Натомість, щоб зменшити баланс, його потрібно сплатити. Приклад:

Спостереження:
а) Збільшення капіталу виплачується.
б) Зменшення капіталу нараховується.
Залишок на рахунку капіталу, як правило, є кредитором, оскільки майже завжди збільшується капітал більший за його зменшення, лише в протилежному випадку він матиме залишок боржник.