كيف تكتب رسالة؟

ليس من المفيد جدًا إبلاغ العملاء إذا كنا سنقوم بذلك بأسلوب والتعامل مع الكلمات التي يصعب قراءتها أو التي ليست مفهومة جيدًا.
سنحاول في هذا المستند تعليم المفاتيح العامة للكتابة الصحيحة لرسائل العمل والمختلفة الأجزاء التي يجب أن نشير إليها من أجل تحقيق تواصل جيد في النهاية: في الأساس ، للحصول على إجابة مرض.
في بيئة بشرية مثل الشركة ، تظهر مشاكل الاتصال ، وحلها مهم للغاية. يجب أن تكون الشركة مرتبطة بالعالم الخارجي حتى لا تفقد أهدافها الرئيسية ، وهي أن تكون قادرة على تقديم المنتجات التي تصنعها إلى الأسواق.
في كثير من الأحيان ، تتفاجأ الشركة ولا تفهم السبب بعد بذل جهود كبيرة للحفاظ عليها العملاء في الأمور التي تهمهم ، يفشلون في جعلهم يدركون أو يفشلون في الحصول على إجابة مرض. من خلال تحليل سهل ، يمكن تصور أنه في هذه الأمور ، فإن الشخص الذي يتلقى الرسالة لم يدرك الفكرة لأنه ، أو يحتوي على نص طويل جدًا ، أو ربما يكون مكتوبًا بكلمات ثقيلة جدًا أو صعبة فهم.
الآن ، تحتاج هذه المؤسسات إلى إعادة النظر في أن ما تفعله هو إرسال أماكن الحب لجمهورها. تعتمد الحاجة إلى إغرائهم على الاستخدام الصحيح لمختلف المعايير الجمالية وبنية المحتوى الصحيحة.

فيما يلي بعض الإرشادات الصحيحة لجميع أنواع الكتابة:
- كن حذرا في الهجاء. الأخطاء الإملائية تشوه التأثير الذي نريد نقله ، ويلتقطها العقل الباطن ويتم إنشاء صورة الرفض بشكل لا رجعة فيه.
- علامات الترقيم: من الغريب أن زيادة الفواصل تجعل قراءة الحرف أكثر صعوبة. يتم إعادة تعبئة المعلومات ويتم تحقيق تأثير الثقل في قراءتها ، لذلك يجب علينا استخدام علامات الترقيم في قياسها الصحيح.
- الطباعة. هذه هي مجموعة الأحرف التي نستخدمها عند كتابة مستنداتنا. تجعل البرامج الشبيهة بالكلمات من السهل علينا استخدام خطوط مختلفة. يجب أن تستخدم صورة الشركة دائمًا نفس أسلوب الكتابة لجميع النصوص.
- تراصف: يسهل المحاذاة الجيدة القراءة الصحيحة وتجعلها ممتعة للعين. يتعلق الأمر بالعناية بجماليات وتوحيد الكتابات. يوصى بضبط الهامش الأيمن لتجنب إنشاء صورة مزدحمة.
- يوصى أيضًا باستخدام تباعد مزدوج بين السطور.
- استخدم الخط الغامق والمسطّر والمائل فقط لإبراز تلك الكلمات ذات الصلة في الرسالة ، دون إساءة استخدامها حتى لا تقع في العبارات المفرطة التي تفرط في المحتوى.
- يجب أن تعلم أنه كقاعدة عامة ، تدعوك فقرة قصيرة إلى القراءة بطريقة أكثر متعة من فقرة طويلة.
بصرف النظر عن هذه الإرشادات الجمالية ، يجب أن نركز أيضًا على الأهداف التي نكتب المستند من أجلها ، بحيث ينتبه العميل إلى هدفنا.
- من المهم أن تعرف مسبقًا نوع العميل أو قاعدة البيانات المحددة التي سنرسل إليها رسائلنا. كلما عرفنا الجمهور بشكل أفضل ، كلما عرفنا كيفية التعامل مع الكتابة بشكل أفضل.
- لذلك من المناسب تقسيم قاعدة بيانات عملائنا إلى مجموعات محددة. وبعد ذلك ، قم بإنشاء استراتيجية اتصال مختلفة لكل مجموعة.
- وأخيرًا ، يجب ترتيب الأفكار والبيانات التثقيفية حتى تسهل الكتابة:
- مقدمة
- الهدف: اجذب انتباهنا
- المحتوى: المعلومات التي نتواصل من أجلها ، مصممة خصيصًا للمجموعة المحددة.
- حصيلة: بقية المعلومات الثانوية.
- وداع ودي: تتكيف أيضًا مع نوع الأشخاص الموجّهين.
من خلال تطبيق هذه الإرشادات ، سنحصل على مستندات تجارية مفيدة من شأنها أن تجذب اهتمام عملائنا العامين والمحتملين في المستقبل.
من المهم أيضًا التميز عن باقي منافسينا من خلال لمستنا الشخصية ، البعض تعليق مضحك أو ما يبرز ما يجعلنا مميزين ، وهنا قدرتنا على ذلك إبداع. عبارة أو شعار مثل "إذا كنت بحاجة إليها ، فنحن نوفرها" ...
أخيرًا ، من الملائم تصنيف مستنداتنا والحفاظ عليها بالترتيب وإجراء الدراسات بشكل دوري ذات صلة بمعرفة نوع الرسالة التي تحقق أفضل الأهداف ، وبهذه الطريقة سنتعلم من أخطائنا.