Kuinka kirjoittaa virallinen sähköposti?

Kuinka kirjoittaa virallinen sähköposti?

A virallinen sähköposti meidän on kirjoitettava tärkeästä asiasta, kuten työnhausta, viestinnästä toimielimen kanssa, tekemisestä liiketoimintaa tai ilmaista tietoja kunnioittavasti ja virallisesti, ei puhekielellä.

Muiden kirjoitustyyppien tapaan muodolliset sähköpostit noudattavat protokollaa ja noudattavat tiettyjä määräyksiä kielen käyttöön, joten niitä kirjoittaessasi on tärkeää ottaa huomioon perusnäkökohdat, kuten seurata:

Osia muodollisesta sähköpostista

Nämä yleiset näkökohdat huomioon ottaen voimme jatkaa virallisen sähköpostiviestin kirjoittamista. Kaikessa virallisessa postissa on oltava:

• Vastaanottaja. Se on henkilö tai laitos, jolle osoitamme postin. Jos osoitteita on useampi kuin yksi, on suositeltavaa käyttää Piilokopio -kenttää (sokea kopio) "vastaanottajan" sijasta, jotta et paljasta muiden osoitteita sähköpostin vastaanottajille. Lisäksi ei näytä hyvältä lähettää kollektiivista sähköpostia, jos odotamme henkilökohtaista vastausta. On parasta lähettää yksittäinen sähköposti jokaiselle vastaanottajalle.
instagram story viewer
• Asia. Se on postin aihe, syy sen lähettämiseen. Tässä tapauksessa meidän on oltava lyhyitä, täsmällisiä ja täydellisiä, eli meidän on sanottava lauseella mitä haluamme. Jos sähköpostimme koskee tiettyä pyyntöä, meidän on lisättävä aihe "pyyntö xxx: lle". Jos etsit työtä tai opiskelupaikkaa, esimerkiksi "hakemus asemaan xxx" tai "hakemus xxx -ohjelmaan" on sopiva. Jos haluamme toimittaa asiakirjan, panostamme yksinkertaisesti kuvaus asiakirjasta: "myyntiraportti" tai "esitys huomista varten".
• Sähköpostin runko. Siellä kirjoitamme sähköpostin sisällön. Yritä aina olla lyhyt ja mahdollisimman ammattimainen. Tämä segmentti voidaan jakaa:
  • Tervehdys tai tervehdys. Kaikki viestit alkavat rivillä, joka kertoo kenelle posti on osoitettu. Ilmausta "arvostettu" tai "kunnioitettu" ja nimeä, kenelle tai kenelle osoitamme, käytetään usein. Esimerkiksi: "Hyvä professori Montoya" tai "Arvoisat tuomariston jäsenet" tai "Hyvä Enrique Zuloaga". Tämän rivin on mentävä yksin sähköpostin alussa.
  • Sisältö. Kun aloitat rivin tervehdyksen alapuolella, tämä on segmentti, jossa sanomme mitä haluamme tai mistä postimme on kyse. On suositeltavaa käyttää kaukaista mutta ystävällistä sävyä rukouksia Lyhyt ja ytimekäs, muodostaen lyhyitä kappaleita, joista jokainen käsittelee tiettyä aihetta. Voimme käyttää lauseita, kuten "Olen iloinen voidessani puhua sinulle". tai "kirjoitan sinulle tällä kertaa". Lisäksi, jos lähetämme liitteenä olevia asiakirjoja, se on mainittava tässä osiossa.
  • Sulkeminen. Se on myös osa postin muodollisia protokollia, ja se on yleensä yksi lause postin lopussa, jättäen tyhjän tilan, kun sisältö loppuu. Se on yleensä kohteliaisuuslause, jolla kehotamme lukijaa vastaamaan, kuten "Terveisin" "Ei muita erityisiä viitata", "Kiitos huomiostasi" tai "Odotetaan kehotustasi vastaus".
  • Kiinteä. Allekirjoitus on viimeinen asia, joka tulee sähköpostin runkoon, ja se sisältää koko nimemme, tai jos sähköposti on osa merkkijonoa tai vaihtoa, nimikirjaimemme. Joissakin tapauksissa allekirjoitukseen voi liittyä asiakirjamme numero tai kuvaus sijainnistamme, esimerkiksi: ”Miguel Yepez "ja sen alapuolella:" Myyntikoordinaattori "ja sitten puhelinnumeromme siltä varalta, että lukija haluaa luoda toisen tyyppisen viestintä.

• Liitetyt tiedostot. Meidän on aina liitettävä ilmoituksemme sähköpostin runkoon, joten on suositeltavaa tarkistaa ennen sähköpostin lähettämistä, että olemme liittäneet sen ja että se on itse asiassa ilmoitettu tiedosto.

Esimerkkejä virallisesta postista

1. Virallinen sähköposti akateemisen raportin pyytämiseen

Varten: [sähköposti suojattu]
Lähettäjä: [sähköposti suojattu]
Aihe: Akateemisen raportin pyyntö

Arvoisat kansallisen yliopiston herrat:

Minulla on ilo kirjoittaa teille pyytääkseni akateemisen raportin antamista minun nimessäni, jonka kanssa Haluan kilpailla stipendin jakamisesta harjoitteluohjelmaan seuraavan lukuvuoden aikana. Tästä syystä olisi erittäin kätevää saada raportti mahdollisimman pian.

Kiitän etukäteen huomiosta ja hyvistä toimistoista,

Ystävällisin terveisin,
Marco Rabanal
Opiskelija # 846593

1. Virallinen posti, jolla haetaan laaduntarkastajan paikkaa

Varten: [sähköposti suojattu]
Lähettäjä: [sähköposti suojattu]
Aihe: Laaduntarkastajan virkaan

Arvoisat herrat. Exxonilta:

Nimeni on Ana Mendez, minulla on kansainvälisen kaupan tutkinto ja laaja kokemus asioista syyttäjiä, ja olen kiinnostunut laatutarkastajan tehtävästä, joka ymmärrän parhaillaan olevan tyhjä. Liitän sinulle ansioluetteloni, joka otetaan huomioon valintaprosessissasi. Olen varma, että kokemukseni ja koulutukseni tekevät minusta sopivan ehdokkaan tunnustettuun organisaatioosi.

Ilman muita erityisiä viittauksia,

Todellakin sinun,

Ana Mendez
Puhelin: +99 3923 1734

1. Virallinen sähköposti, jossa ilmoitetaan luottotodistuksen hylkäämisestä

Varten: [sähköposti suojattu]
Lähettäjä: [sähköposti suojattu]
Aihe: Luottopyyntösi

Rakas Miguel:

Kirjoitan teille tervehtiäkseni ja kertoa teille, että luottoluokituslautakunta on harkinnut teidän ja on tehnyt päätöksen hylätä 15.8.2021 päivätyn luottopyyntösi (hakemusnro 345648). Valiokunta perustelee päätöstään seuraavasti:

192 - Luottotukien puute

Huomaa, että voit tehdä uuden pyynnön tavallisten kanavien kautta, ilman että tämä vaikuttaisi mitenkään valiokunnan tuleviin näkökohtiin.

Ystävällisin terveisin,

Jorge Pereira
Luottojohtaja
Haara 004 - Investointipankki

Viitteet:

• "Kielirekisteri" Wikipedia.
• "Kuinka kirjoittaa virallinen sähköposti" Infobae.
• "Kuinka kirjoittaa virallinen sähköposti?" päällä Paavin katolinen yliopisto Perussa.

Mikä on muodollinen kieli?

On nimeltään muodollinen kieli o virallinen kielellinen rekisteröinti yhdelle kielen käyttötavoista, johon kiinnitetään enemmän huomiota korjaussäännöt ja kohteliaisuusprotokollat, koska tilanne vaatii hoitoa kunnioittava. On suositeltavaa rekisteriä kommunikoida instituutioiden, korkeamman hierarkian omaavien ihmisten kanssa tai hyvin tärkeissä sosiaalisissa tapahtumissa. Yleisesti ottaen muodolliselle kielelle on ominaista:

Seuraa: