Prezentacijski elementi

• Papir Kvalitetu i teksturu mora odrediti funkcija
spisa. Također se mora obratiti pažnja na veličinu koja ovisi o vrsti i duljini sadržaja. Što se tiče boje, najčešća i tradicionalna je bijela, iako moderni okus priznaje i druge, uglavnom u blijedim tonovima. U posebnim slučajevima - kada vizualni element ima važnu komunikacijsku misiju, kao u prodajnim pismima, materijal oglašavanje itd .— koriste se kombinacije boja, dodaju se drugi materijali ili se papir zamjenjuje različitim elementi.
• Pisanje Najčešći tip pisanja uobičajenog pisca je
pisane strojevima, bilo izravnim pisanjem ili u izvornicima namijenjenim tisku. Kada je potrebno nekoliko kopija izvornih spisa, koriste se papiri za kopiranje ili uređaji s više fotokopirnih strojeva. Rukopis se nije koristio, osim u određenim slučajevima koji se održavaju prema običajima ili pravilima.
U pisanom obliku prikladno je voditi računa o nekim detaljima, kao što su: uvjeti modernosti i ujednačenosti vrsta; upotreba tinte odgovarajuće kvalitete i boje za postizanje dobre čitljivosti i prikladnosti za papir i pripadajuće grafičke elemente; jasnoća i čistoća; tipkano izvršenje s ravnomjernim pritiskom, tako da se nijedan znak ne čini oslabljenim ili perforiranim na papiru, i tako dalje.

• Distribucija Iz razloga jasnoće i estetike, bitno je da
napisani imaju dobro isplaniranu distribuciju. Kad se mora predstaviti na izvornoj fakturi, mora se uzeti u obzir ovo načelo: zapis je poput slike koju rubni bijelci trebaju uokviriti da bi izgledao dobro. Ako se pisanje nagomila iznad, ispod ili na jednu stranu papira, sklad se potpuno gubi. Uz to, raspodjela prostora ispunjava niz zahtjeva za adekvatnom raspodjelom.
Analizirajmo svaku temu zasebno:
Margine. Gornji i donji moraju biti povezani s duljinom teksta i međusobno odgovarati. Nikada ne smiju premašiti dvostruko lijevu marginu niti biti manji od nje. Ako je tekst kratak, veličina papira mora se prilagoditi tako da ne "lebdi" između ogromnih bijelih. (Dobar sto copywritera trebao bi imati odgovarajući papir za sve potrebe.)
Lijeva margina - koja bi trebala omogućiti slobodu udobnog arhiviranja, arhiviranja ili povezivanja zapisa - obično će imati deset do petnaest zajedničkih strojnih prostora, počevši od ruba papira. Desno, od pet do osam. Ova približna mjerenja mogu se razlikovati od slučaja do slučaja.

Moramo upozoriti na dvije česte pogreške u prezentaciji: gornja margina je obično pretjerano velik u odnosu na ostale, a desnica je često toliko mala da doseže nestati. Zapisi - ponavljamo - moraju biti okruženi bijelim okvirom, savršeno uravnoteženim.
Još jedno upozorenje: ako je ostalo malo za pisanje, a donji razmak dosegne odgovarajuću granicu, treba ga nastaviti na drugom listu; da se to ne izbjegne ako se donja margina žrtvuje. (Samo u iznimnim slučajevima kada nedostaje kratka bilješka izvan teksta, može se napisati ostavljajući manju marginu s lijeve strane, kako se ne bi koristilo drugi list.) Kad je ono što ostaje potpis, ne treba ga stavljati na zaseban list, čak iako ima predgovor ili pojašnjenje: priložit će se odlomak, stoga manje.
Posebno upozoravamo na generalizirani običaj daktilografa u našem okruženju: iz čisto estetskih razloga, radi očuvanja ravna crta desne margine, na kraju redaka obično koriste crtice (tipične za rez ili spoj riječi) kao elemente punjene. To uzrokuje ozbiljne hendikepe u čitanju i može dovesti do više ili manje ozbiljnih pogrešaka, uz gnjavažu koju znači za transkripcioniste ili pisce linotipova, u slučaju objavljivanja. Zbog jednostavnog zdravog razuma ili praktičnosti treba izbjegavati upotrebu bilo kojeg znaka koji, poput ovog, nije valjan za izraz. Estetika nikada ne bi trebala nadmašiti logiku na polju pisanja.
Prostori. Napisat će se u dva razmaka ili "otvorena crta", u pravilu, kako bi se olakšalo čitanje, a ujedno i mogući ispravak, u slučaju tekstova namijenjenih reprodukciji. U pismima, bilješkama i posebnim spisima uporaba savjetuje: pišite u dva razmaka kad je tekst kratak; ako je dugačka, napišite slijedeći redak; ali nakon zasebnih točaka upotrijebit će se dvostruki razmak.
Nakon interpunkcijskih i pomoćnih znakova, mora se ostaviti razmak, osim u slučaju crtica koje spajaju riječi. Crtice, zagrade, navodnici i znakovi intonacije zahtijevaju prazan prostor ispred vodećeg znaka i jednog iza terminala, ako ništa drugo ne slijedi.
Uvlake. To su razmaci koji su ostavljeni na početku odlomaka, u početku i nakon svih zasebnih točaka. U uobičajenom tekstu za mjerenje se obično uzima polovica veličine lijeve margine. Postoje slučajevi u kojima je mjera udubljenja vrlo velika, do mjere da ponekad dosegne polovicu zapisanog retka. Moderna distribucija pod nazivom "blok zapis" izdaje se udubljenjima, zamjenjujući ih praznim redom nakon svake zasebne točke, u tekstu napisanom po jedan redak.
• Natpisi Na dopisnim papirima ponekad se na različitim mjestima tiskaju fraze ili popisi s propagandnim ili opisnim spominjanjem nečega. Moraju biti pažljivo sročeni i postavljeni, tako da ne budu šokantni i ne služe svojoj svrsi. Osim u slučaju memoranduma (imena, naslovi, adrese i drugi podaci ljudi i institucija, tiskani prema klasičnom ukusu u gore lijevo od papira i omotnica), natpisi su često neprikladni - pogotovo ako su kričavi i propaganda. Jedan od spomenutih psiholoških razloga savjetuje izbjegavanje svake propagande opće naravi u spisima čija je glavna vrlina ima status "osobne poruke": natpisi ove vrste često su kontraproduktivni, dosadni, beskorisni ili kritizirani. Njegova upotreba, stoga, mora biti strogo kontrolirana.
• Ilustracije Kada crteži, fotografije, planovi, skice, skice, dijagrami ili druge ilustracije prate pisanje, oni moraju biti integrirani s tekstom u skladnu i logičnu cjelinu. Da bi to učinili, moraju biti prikladni i uredni te s objašnjenjima u skladu sa sadržajem i namjerom teksta. Prepoznajemo vrijednost vizualnog elementa koji često privlači pažnju čitatelja više od pisanja. U rukama je urednika da prevlada - ili barem ravnotežu - unutar ove nadležnosti.