Bagaimana Cara Menulis Surat?

Sangat tidak berguna untuk memberitahu klien, jika kita akan melakukannya dengan gaya dan penanganan kata-kata yang berat untuk dibaca atau yang tidak dipahami dengan baik.
Dalam dokumen ini kita akan mencoba mengajarkan kunci umum untuk penulisan surat bisnis yang benar, dan perbedaannya bagian-bagian yang harus kita tunjukkan untuk mencapai komunikasi yang baik pada akhirnya: Pada intinya, untuk mendapatkan jawaban yang memuaskan.
Dalam lingkungan manusia seperti perusahaan, masalah komunikasi muncul, dan pemecahannya sangat penting. Perusahaan perlu berhubungan dengan dunia luar agar tidak kehilangan tujuan utamanya, yaitu mampu menawarkan produk yang dihasilkannya ke pasar.
Sering kali, sebuah perusahaan terkejut, dan tidak mengerti mengapa setelah berusaha keras untuk mempertahankannya klien tentang hal-hal yang menarik bagi mereka, gagal membuat mereka sadar atau gagal mendapatkan jawaban memuaskan. Melalui analisis yang mudah adalah mungkin untuk memvisualisasikan bahwa dalam hal ini, orang yang menerima pesan belum memahami idenya karena, atau teksnya terlalu panjang, atau mungkin ditulis dengan kata-kata yang terlalu berat atau sulit pemahaman.

Sekarang, perusahaan-perusahaan ini perlu mempertimbangkan kembali bahwa apa yang mereka lakukan adalah mengirimkan premis cinta kepada audiens mereka. Kebutuhan untuk merayu mereka tergantung pada penggunaan yang benar dari berbagai standar estetika dan struktur konten yang benar.
Berikut adalah beberapa pedoman yang benar untuk semua jenis tulisan:
- Hati-hati ejaan. Kesalahan ejaan mendistorsi efek yang ingin kita sampaikan, alam bawah sadar menangkapnya dan citra penolakan dibuat secara permanen.
- Tanda baca: Anehnya, kelebihan koma membuat surat lebih sulit dibaca. Informasi diisi ulang dan efek berat dicapai dalam pembacaannya, oleh karena itu kita harus menggunakan tanda baca dalam ukuran yang tepat.
- Tipografi. Ini adalah kumpulan karakter yang kami gunakan saat menulis dokumen kami. Program seperti Word memudahkan kita untuk menggunakan font yang berbeda. Citra perusahaan harus selalu menggunakan jenis huruf yang sama untuk semua teks.
- Penjajaran: Sebuah keselarasan yang baik memfasilitasi pembacaan yang benar dan membuatnya menyenangkan untuk mata. Ini tentang menjaga estetika dan keseragaman tulisan. Justifikasi margin kanan disarankan untuk menghindari pembuatan gambar yang berantakan.
- Disarankan juga untuk menggunakan spasi ganda antar baris.
- Gunakan huruf tebal, bergaris bawah, dan miring hanya untuk menonjolkan kata-kata yang relevan dalam surat, tanpa menyalahgunakannya agar tidak terjerumus ke dalam frasa berlebihan yang membebani konten.
- Perlu diketahui bahwa sebagai aturan umum paragraf pendek mengundang Anda untuk membaca dengan cara yang lebih menyenangkan daripada paragraf panjang.
Terlepas dari pedoman estetika ini, kita juga harus fokus pada tujuan kita menulis dokumen, sehingga klien memperhatikan tujuan kita.
- Penting untuk mengetahui terlebih dahulu jenis klien atau database spesifik yang akan kita kirimi surat. Semakin baik kita mengenal publik, semakin baik kita akan tahu bagaimana mendekati tulisan.
- Oleh karena itu, memudahkan untuk membagi basis data pelanggan kami ke dalam kelompok-kelompok tertentu. Dan setelah itu, buatlah strategi komunikasi yang berbeda untuk setiap kelompok.
- Dan terakhir, kita harus menyusun ide dan data yang informatif agar memudahkan penulisan:
- Pengantar
- Objektif: Dapatkan perhatian kami
- konten: Informasi yang kami hubungi, disesuaikan dengan kelompok tertentu.
- Hasil: Sisa informasi sekunder.
- Perpisahan yang ramah: juga disesuaikan dengan tipe orang yang diarahkan.
Dengan penerapan pedoman ini kami akan memperoleh dokumen komersial yang berguna yang akan menarik minat publik dan calon klien kami di masa depan.
Penting juga untuk menonjol dari pesaing kita lainnya melalui sentuhan pribadi kita, beberapa komentar lucu atau yang menonjol yang membuat kita istimewa, disini kemampuan kita untuk kreativitas. Beberapa frase atau slogan seperti "JIKA ANDA MEMBUTUHKANNYA, KAMI PUNYA" ...
Akhirnya, akan lebih mudah untuk mengklasifikasikan dokumen kami dan menjaganya agar tetap teratur dan melakukan studi secara berkala relevan untuk mengetahui jenis surat apa yang mencapai tujuan terbaik, dengan cara ini kita akan belajar dari kesalahan kita.