Come scrivere una lettera?

Non è molto utile informare i clienti, se lo faremo con uno stile e una gestione delle parole pesanti da leggere o non ben comprese.
In questo documento cercheremo di insegnare le chiavi generali per la corretta scrittura delle lettere commerciali, e le diverse parti che dobbiamo indicare per ottenere una buona comunicazione alla fine: In sostanza, per ottenere una risposta che sia soddisfacente.
All'interno di un ambiente umano come un'azienda, compaiono problemi di comunicazione e risolverli è molto importante. L'azienda ha bisogno di relazionarsi con il mondo esterno per non perdere i suoi obiettivi principali, che sono quelli di poter offrire ai mercati i prodotti che realizza.
Molte volte, un'azienda è sorpresa e non capisce perché dopo aver fatto grandi sforzi per mantenere la sua clienti su questioni di loro interesse, non riescono a farli capire o non riescono a ottenere una risposta soddisfacente. Attraverso una facile analisi è possibile visualizzare che in queste materie chi riceve il messaggio non ha colto l'idea perché, o ha un testo troppo lungo, o forse è scritto con parole troppo pesanti o difficili comprensione.

Ora, queste istituzioni devono riconsiderare che ciò che stanno facendo è inviare premesse d'amore al loro pubblico. La necessità di sedurli dipende da un corretto utilizzo dei vari canoni estetici e da una corretta struttura dei contenuti.
Ecco alcune linee guida corrette per tutti i tipi di scrittura:
- Fai attenzione all'ortografia. Gli errori di ortografia distorcono l'effetto che vogliamo trasmettere, il subconscio li cattura e l'immagine del rifiuto è irreversibilmente creata.
- Segni di punteggiatura: Stranamente, un eccesso di virgole rende una lettera più difficile da leggere. L'informazione si ricarica e si ottiene un effetto di pesantezza nella sua lettura, bisogna quindi usare i segni di punteggiatura nella loro giusta misura.
- Tipografia. Questo è l'insieme di caratteri che usiamo quando scriviamo i nostri documenti. I programmi simili a Word ci semplificano l'uso di caratteri diversi. L'immagine aziendale deve utilizzare sempre lo stesso carattere per tutti i testi.
- Allineamento: Un buon allineamento facilita la corretta lettura e la rende piacevole alla vista. Si tratta di curare l'estetica e l'uniformità delle scritte. Si consiglia di giustificare il margine destro per evitare di creare un'immagine disordinata.
- Si consiglia inoltre di utilizzare una doppia spaziatura tra le righe.
- Usa grassetto, sottolineato e corsivo solo per evidenziare quelle parole rilevanti nella lettera, senza abusarne per non cadere in frasi eccessive che sovraccaricano il contenuto.
- Dovrebbe essere noto che come regola comune un paragrafo breve invita a leggere in modo più piacevole di un paragrafo lungo.
Oltre a queste linee guida estetiche, dobbiamo anche concentrarci sugli obiettivi per i quali scriviamo il documento, in modo che il cliente presti attenzione al nostro obiettivo.
- È importante conoscere in anticipo il tipo di cliente o il database specifico a cui invieremo le nostre lettere. Meglio conosciamo il pubblico, meglio sapremo come affrontare la scrittura.
- È quindi conveniente suddividere il nostro database clienti in gruppi specifici. E successivamente, crea una strategia di comunicazione diversa per ogni gruppo.
- E infine, dobbiamo mettere in ordine le idee e i dati informativi in ​​modo che faciliti la scrittura:
- Un introduzione
- L'obiettivo: Attira la nostra attenzione
- Il contenuto: Le informazioni per le quali ci mettiamo in contatto, su misura per il gruppo specifico.
- Risultato: Resto di informazioni secondarie.
- Un cordiale saluto: adattato anche al tipo di persone dirette.
Con l'applicazione di queste linee guida otterremo utili documenti commerciali che cattureranno l'interesse del nostro pubblico e dei potenziali futuri clienti.
È anche importante distinguersi dal resto dei nostri concorrenti attraverso il nostro tocco personale, alcuni commento divertente o che risalta ciò che ci rende speciali, ecco la nostra capacità di creatività. Una frase o uno slogan come "SE NE HAI BISOGNO, LO ABBIAMO"...
Infine, è conveniente classificare i nostri documenti e tenerli in ordine ed effettuare gli studi periodicamente rilevante per sapere quale tipo di lettera raggiunge i migliori obiettivi, in questo modo impareremo dai nostri errori.