הגדרת הזמנת הרכש

הזמנת רכש היא מונח ראוי חשבונאות והניהול השוטף של הפעילות עֵסֶק. הזמנת רכש היא בקשה בכתב לספק בכוונה לרכוש פריטים מסוימים ובמחיר שכבר סוכם בין הקונה למוכר.

איזה מידע הוא כולל?

בקשת הרכישה מציינת את תנאי התשלום והמסירה, ולכן מדובר באישור לספק לספק את הפריטים ולספק להציג חשבונית מתאימה. זכור כי כל הפריטים שנרכשו על ידי חברה חייבים להיות מלווים על ידי הזמנות רכש שממוספרות סדרתיות במטרה לספק שליטה בהן להשתמש.

הזמנות רכש ניתנות בדרך כלל במקור ובעותק, והמקור נשלח לספק והעתקים מיועדים למחלקת חשבונאות שיירשמו בחשבון לתשלום (יתכן שיהיה גם עותק שלישי למחלקת הרכישה של עֵסֶק).

הסעיפים הבאים כלולים בהזמנת הרכש:

- מספר הזמנת הרכש.

- שם וכתובת הספק.

- תאריך ביצוע ההזמנה ותאריך המסירה הנדרש.

- תנאי המסירה והתשלום.

- כמות הפריטים שהוזמנו תיאור מהם עם מספרם קוד.

- לגבי המחיר מצוין מחיר כל יחידה ומחיר הרכישה הכולל, וכן עלות המשלוח, אם רלוונטי.

- לבסוף, על הזמנת הרכש לציין את החתימה המוסמכת של האחראי.

מטרת הזמנת הרכש

המידע המפורט לעיל נועד לשמור על שליטה מדויקת על הפריטים שנרכשו, מכיוון שבדרך זו חברה יכולה לשמור על תקליט חשבונאות על פעולות הרכישה שלה.

מצד שני, אסור לנו לשכוח שכאשר א לָקוּחַ מנפקת הזמנת רכש מאשרת ומסדירה את אֵמוּן יש לך ספק.

הזמנת הרכש שהונפקה על ידי הלקוח היא שלב נוסף בתהליך המכירה, מכיוון שהמכירה טרם הופקה באופן סופי. במובן זה, הזמנת הרכש מרמזת כי נהלים של החברה חייבת להיות מוגדרת ומאורגנת היטב. לפני הוצאת הזמנת רכש, על הלקוח לדעת בדיוק מה התהליך לרישום החברה שלו, ועל המוכר לוודא גם את המידע של מסמך.

צילום: iStock - BernardaSv

נושאים בהזמנת הרכש