15 דוגמאות לכלי משרד

ה מיכון משרדי כולל סט הכלים, טכניקות ויישומים שתפקידם להקל, לייעל ולשפר משימות הקשורות למשרד. לדוגמה: מאגרי מידע, מחשבונים, מדפסות.

במידה שרוב העבודה הנעשית בחברות מערביות מאורגנת בצורת משרדים, בניין שלם תיאורטית אורגנה כך שתוכל לייעל את הזמנים ואת חלוקת המשימות במרחב זה: המהות היא בשימוש מ תהליכי מחשב, מה שהופך את הרעיון ל ראשי תיבות מורכב משתי המילים: 'אופי'(משרד) -'מתמטיקה'(מחשוב).

לשם מה מיועד אוטומציה משרדית?

ה תהליך אוטומציה משרדית מבוססת על יצירה, מניפולציה, העברה ואחסון של המידע הדרוש במשרד.

ידוע כי נכון לעכשיו השימושיים ביותר למטרות אלה הם השימוש רשת מחשבים, ששניהם זקוקים למבנה של תוֹכנָה (רשתות פנימיות, תוכניות עבור תִקשׁוֹרֶת בין חלקים שונים במשרד) כאחד מ חוּמרָה (מחשבים, מדפסות, סורקים המחוברים דרך רשת מקומית, טלפונים ומכשירי פקס).

ה תִקשׁוֹרֶת באמצעות טכנולוגיית המידע, היא מאפשרת שיתוף מהיר ויעיל הרבה יותר של מה שהיה קודם לגמרי מתווכת על ידי מיומנות ידנית, והופכת את עצמה מהכללת מחשבים לשאלה של שניות.

היסטוריה של אוטומציה משרדית

אוטומציה למשרד פותחה באופן בסיסי מ- שנות השבעים, שבו המשרד התחיל להיות מובן כחלל שתנאיו קבעו במידה רבה את תוצר העבודה.

החלפת מכונות הכתיבה בכלים של עבוד תמליליםבנוסף לחיסכון בכמות גדולה של מקום, זה הפך את כל התהליך הכרוך בכתיבה ליעיל יותר.

באותו מובן, פעילויות רבות שבוצעו בעבר באופן ידני, החלו להיות אוטומטיות בהתאם פחות ופחות לפעולה האנושית.

כַּיוֹם, ארגונים הם לוקחים בחשיבותם קיומם של מנגנוני תקשורת אוטומטיים ויעילים. חילופי מידע, ניהול מסמכים אדמיניסטרטיביים, עיבוד נתונים מספריים ותכנון פגישות וכן ניהול נראה כי בלתי אפשרי לבצע את לוחות הזמנים בהיעדר נהלי המשרד הממוחשבים, דבר הניכר פעמים רבות כאשר הוא נמצא ה עֵסֶק בעיות גישה למערכת חַשְׁמַל או באינטרנט: התלות היא כזו שבהיעדר אלה שירותים הפעילות משותקת לחלוטין.

חבילות אוטומציה למשרד

יש הרבה חבילות אוטומציה למשרד, הנקראים גם סוויטות שמיוצרים בדרך כלל על ידי אותם מפתחים של מערכות הפעלה.

נכון לעכשיו רוב הארגונים משתמשים במערכת של מיקרוסופט אופיס, אך כמה התפתחויות אחרות בולטות במילוי פונקציה כלשהי שאופיס לא מטפל בה בהצלחה: OpenOffice, Sun StarOffice, Lotus SmartSuite, Corel WordPerfect או AppleWorks, האחרונה מתייחסת למערכות הפעלה חלופיות ל- חלונות.

דוגמאות לכלי אוטומציה למשרד

1. עבוד תמלילים.
2. פיתוח גיליון אלקטרוני.
3. כלים להצגת מולטימדיה.
4. מאגרי מידע.
5. סדר יום.
6. ציוד פקס.
7. מחשבונים
8. טלפונים.
9. מדפסת.
10. תוכניות דואר אלקטרוני
11. תוכנת תכנות.
12. מצגות מולטימדיה.
13. תוכניות דואר קולי.
14. תוכניות מסרים מיידיים.
15. כלים לזיהוי קולי.