איך כותבים מייל רשמי?

איך כותבים מייל רשמי?

א מייל רשמי הוא זה שאנחנו צריכים לכתוב לעניין חשוב, כגון הגשת מועמדות לעבודה, תקשורת עם מוסד, ביצוע עֵסֶק או להביע מידע בצורה מכובדת ורשמית, לא בדיבור.

כמו בסוגי כתיבה אחרים, מיילים רשמיים פועלים על פי פרוטוקול ומכבדים תקנות מסוימות בנוגע לשימוש בשפה, ולכן בעת ​​כתיבתן חשוב לקחת בחשבון היבטים בסיסיים כגון הבא:

חלקים ממייל רשמי

בהתחשב בשיקולים כלליים אלה, נוכל להמשיך לכתיבת מייל רשמי. כל הדואר הרשמי חייב לכלול:

• נִמעָן. זהו האדם או המוסד שאליו אנו פונים לדואר. אם יש יותר מכתובת אחת, רצוי להשתמש בשדה ה- Bcc (עותק עיוור) במקום "to", כדי לא לחשוף את כתובותיהם של אחרים המקבלים את הדואר. בנוסף, זה לא נראה טוב לשלוח מייל קיבוצי אם אנו מצפים לקבל תגובה אישית. עדיף לשלוח מייל נפרד לכל נמען.
• פָּרָשָׁה. זה נושא הדואר, הסיבה לשליחתו. במקרה זה, עלינו להיות קצרים, ספציפיים ומלאים, כלומר עלינו לומר במשפט מה אנו רוצים. אם הדוא"ל שלנו עוסק בבקשה ספציפית, עלינו להכניס את הנושא "בקשה ל- xxx". אם זה לחפש עבודה או מקום לימודים, משהו כמו "יישום לתפקיד xxx" או "יישום לתכנית xxx" מתאים. אם אנחנו רוצים להעביר מסמך, בואו פשוט מהמרים על תיאור של המסמך המדובר: "דוח מכירות" או "מצגת למחר".
instagram story viewer
• גוף הדוא"ל. זה המקום שבו נכתוב את תוכן המייל. השתדל תמיד להיות קצר ומקצועי ככל האפשר. ניתן לחלק פלח זה ל:
  • הצדעה או הצדעה. כל הדואר מתחיל בשורה שאומרת למי הדואר מופנה. לעתים קרובות משתמשים בביטוי "מוערך" או "מכובד" ושם למי או למי אנו פונים. למשל: "פרופסור יקר מונטויה" או "חברי חבר מושבעים מכובדים", או "אנריקה זולוגה היקרה". שורה זו חייבת לעבור לבד בתחילת המייל.
  • תוֹכֶן. החל משורה מתחת לברכה, זהו הקטע בו אנו אומרים מה אנו רוצים או על מה הדואר שלנו. רצוי להשתמש בטון רחוק אך ידידותי, עם תפילות קצר ולעניין, יוצר פסקאות קצרות, שכל אחת מהן מתייחסת לנושא ספציפי. אנו יכולים להשתמש במשפטים כמו "אני שמח לפנות אליך". או "אני כותב לך הפעם ל". בנוסף, אם אנו שולחים מסמכים מצורפים, יש לציין זאת בסעיף זה.
  • סְגִירָה. הוא גם חלק מהפרוטוקולים הפורמליים של הדואר, ונוטה להיות משפט אחד בסוף הדואר, ומשאיר חלל ריק כאשר התוכן מסתיים. בדרך כלל זהו משפט נימוס שבו אנו מזמינים את הקורא להגיב, כגון "בכנות" "אין פרט אחר להתייחס אליו", "אסיר תודה על תשומת ליבך" או "מחכה להודעתך תשובה".
  • מוּצָק. החתימה היא הדבר האחרון שנכנס בגוף המייל, וכולל את שמנו המלא, או במקרה שהדוא"ל הוא חלק ממחרוזת או חילופי, ראשי התיבות שלנו. במקרים מסוימים, החתימה עשויה להיות מלווה במספר המסמך שלנו או בתיאור עמדתנו, למשל: "מיגל Yepez "ולמטה:" רכז מכירות ", ולאחר מכן את מספר הטלפון שלנו למקרה שהקורא ירצה להקים סוג אחר של תִקשׁוֹרֶת.

• קבצים מצורפים. עלינו תמיד לצרף את מה שאנו מכריזים בגוף המייל, לכן רצוי לפני שליחת המייל לבדוק כי צירפנו אותו וכי הוא למעשה הקובץ המצוין.

דוגמאות לדואר רשמי

1. דואר רשמי לבקשת דו"ח אקדמי

ל: [מוגן בדוא"ל]
מ: [מוגן בדוא"ל]
נושא: בקשת דוח אקדמי

רבותיי היקרים של האוניברסיטה הלאומית:

יש לי העונג לכתוב לך לבקש להוציא דו"ח אקדמי על שמי, איתו אני שואף להתחרות על הקצאת מלגה לתכנית ההתמחות במהלך שנת הלימודים הקרובה. מסיבה זו יהיה מאוד נוח לקבל את הדוח בהקדם האפשרי.

תודה מראש על תשומת הלב ועל המשרדים הטובים,

בכנות,
מרקו רבנאל
סטודנט מס '846593

1. דואר רשמי להגשת מועמדות למשרת מפקח איכות

ל: [מוגן בדוא"ל]
מ: [מוגן בדוא"ל]
נושא: לתפקיד מפקח איכות

אדונים מכובדים. מאת אקסון:

שמי אנה מנדז, יש לי תואר במסחר בינלאומי עם ניסיון רב בנושאים התובעים, ואני מעוניין בתפקיד של מפקח איכות, שלפי הבנתי כרגע רֵיק. אני מצרף לך את קורות החיים שלי, כדי שיובא בחשבון בתהליכי הבחירה שלך. אני בטוח שהניסיון וההכשרה שלי יהפכו אותי למועמד מתאים לארגון המוכר שלך.

בלי שום פרט אחר להתייחס אליו,

באמת שלך,

אנה מנדז
טלפון: +99 3923 1734

1. דואר רשמי להודיע ​​על דחיית בקשת אשראי

ל: [מוגן בדוא"ל]
מ: [מוגן בדוא"ל]
נושא: בקשתך לשיקול אשראי

מיגל היקר:

אני כותב לך לברך אותך ולהודיע ​​לך שוועדת הערכת האשראי התייחסה לשלך קיבל את ההחלטה לדחות את בקשת האשראי שלך (מספר הבקשה # 345648) מיום 15/8/2021. הנימוקים שנתנה הוועדה לקבלת החלטה זו היו:

192 - חוסר תמיכה באשראי

שימו לב כי תוכלו להגיש בקשה חדשה בערוצים הרגילים, מבלי שתוצאה זו תשפיע באופן כלשהו על שיקולי הוועדה העתידיים.

בכנות,

חורחה פריירה
מנהל אשראי
סניף 004 - בנק השקעות

הפניות:

• "רישום לשוני" ב ויקיפדיה.
• "כיצד לכתוב מייל רשמי" ב אינפובאים.
• "איך לכתוב מייל רשמי?" על האוניברסיטה הפתולית הקתולית של פרו.

מהי שפה פורמלית?

נקרא שפה רשמית o רישום לשוני רשמי לאחד מאופני השימוש של השפה, בהם מוקדשת יותר תשומת לב כללי התיקון ופרוטוקולי האדיבות, מכיוון שהמצב דורש טיפול רוֹחֵשׁ כָּבוֹד. זהו הרישום המומלץ לתקשר עם מוסדות, אנשים בעלי היררכיה גדולה יותר או באירועים חברתיים בעלי חשיבות רבה. באופן כללי, השפה הפורמלית מתאפיינת ב:

לעקוב עם: