Hoe schrijf je een formele e-mail?

Hoe schrijf je een formele e-mail?

EEN formele e-mail is degene die we moeten schrijven voor een belangrijke zaak, zoals solliciteren, communiceren met een instelling, maken bedrijf of informatie op een respectvolle en officiële manier uitdrukken, niet in de omgangstaal.

Net als bij andere soorten schrijven, volgen formele e-mails een protocol en respecteren ze bepaalde voorschriften met betrekking tot: aan het gebruik van de taal, dus bij het schrijven ervan is het belangrijk om rekening te houden met basisaspecten zoals: volgend op:

Delen van een formele e-mail

Rekening houdend met deze algemene overwegingen, kunnen we overgaan tot het schrijven van een formele e-mail. Alle formele post moet het volgende bevatten:

• Geadresseerde. Het is de persoon of instelling aan wie wij de post richten. Als er meer dan één adres is, is het raadzaam om het Bcc-veld (blinde kopie) te gebruiken in plaats van "aan", om de adressen van anderen niet te onthullen aan degenen die de e-mail ontvangen. Daarnaast ziet het er niet goed uit om een ​​collectieve e-mail te sturen als we een gepersonaliseerde reactie verwachten. Het is het beste om elke ontvanger een individuele e-mail te sturen.
  instagram story viewer
• Affaire. Het is het onderwerp van de mail, de reden van verzending. In dit geval moeten we kort, specifiek en volledig zijn, dat wil zeggen, we moeten in een zin zeggen wat we willen. Als onze e-mail over een specifiek verzoek gaat, moeten we het onderwerp "verzoek om xxx" invoegen. Als het gaat om het zoeken naar een baan of een plaats van studie, zou zoiets als "solliciteren op de functie van xxx" of "solliciteren op de opleiding van xxx" passend moeten zijn. Als we een document willen afleveren, laten we dan gewoon wedden op de Omschrijving van het document in kwestie: "verkoopverslag" of "presentatie voor morgen".
• E-mailtekst. Hier schrijven we de inhoud van de e-mail. Probeer altijd kort en zo professioneel mogelijk te zijn. Dit segment kan worden onderverdeeld in:
  • Aanhef of groet. Alle e-mail begint met een regel om aan te geven aan wie de e-mail is geadresseerd. De uitdrukking "geacht" of "gerespecteerd" en de naam van wie of tot wie we ons richten, wordt vaak gebruikt. Bijvoorbeeld: "Geachte Professor Montoya" of "Gerespecteerde leden van de jury", of "Geachte Enrique Zuloaga". Deze regel moet alleen aan het begin van de e-mail staan.
  • Inhoud. Beginnend met een regel onder de begroeting, dit is het segment waarin we zeggen wat we willen of waar onze e-mail over gaat. Het is raadzaam om een ​​afstandelijke maar vriendelijke toon te gebruiken, met: gebeden Kort en bondig, korte paragrafen vormend, die elk een specifiek onderwerp behandelen. We kunnen zinnen gebruiken als "Ik spreek je graag aan." of "Ik schrijf u deze keer om". Bovendien, als we bijgevoegde documenten verzenden, moet dit in deze sectie worden vermeld.
  • Sluitend. Het maakt ook deel uit van de formele protocollen van de e-mail en is meestal een enkele zin aan het einde van de e-mail, waardoor er een lege ruimte overblijft wanneer de inhoud eindigt. Het is meestal een beleefdheidszin waarmee we de lezer uitnodigen om te reageren, zoals "Met vriendelijke groet", "Geen ander bijzonders om naar te verwijzen", "Dankbaar voor uw aandacht" of "Wachten op uw prompt antwoord geven".
  • Stevig. De handtekening is het laatste dat in de hoofdtekst van de e-mail komt en bevat onze volledige naam, of in het geval dat de e-mail deel uitmaakt van een string of een uitwisseling, onze initialen. In sommige gevallen kan de handtekening vergezeld gaan van ons documentnummer of de beschrijving van onze functie, bijvoorbeeld: “Miguel Yepez "en hieronder:" Verkoopcoördinator ", en dan ons telefoonnummer voor het geval de lezer een ander type wil vaststellen communicatie.

• Bijgevoegde bestanden. We moeten altijd bijvoegen wat we aankondigen in de hoofdtekst van de e-mail, dus het is raadzaam voordat u de e-mail verzendt om te controleren of we het hebben bijgevoegd en dat het in feite het aangegeven bestand is.

Voorbeelden van formele post

1. Formele mail om een ​​academisch rapport aan te vragen

Voor: [e-mail beveiligd]
Van: [e-mail beveiligd]
Onderwerp: Verzoek academisch rapport

Geachte heren van de Nationale Universiteit:

Ik heb het genoegen u te schrijven om de uitgifte van een academisch rapport in mijn naam te vragen, waarmee: Ik streef ernaar om volgend schooljaar mee te dingen naar de toekenning van een beurs voor het stageprogramma. Om die reden zou het erg handig zijn om het rapport zo snel mogelijk te hebben.

Bij voorbaat dank voor uw aandacht en goede diensten,

Eerlijk,
Marco Rabanal
Student # 846593

1. Formele post om te solliciteren naar een functie van kwaliteitsinspecteur

Voor: [e-mail beveiligd]
Van: [e-mail beveiligd]
Onderwerp: Voor de functie van kwaliteitsinspecteur

Gerespecteerde heren. van Exxon:

Mijn naam is Ana Mendez, ik heb een diploma in internationale handel met uitgebreide ervaring in zaken openbare aanklagers, en ik ben geïnteresseerd in de functie van kwaliteitsinspecteur, die naar ik begrijp momenteel is vrijgekomen. Ik voeg mijn curriculum vitae aan u toe, zodat dit bij uw selectieprocedures kan worden meegenomen. Door mijn ervaring en opleiding ben ik zeker een geschikte kandidaat voor uw erkende organisatie.

Met geen andere bijzondere om naar te verwijzen,

Heel echt van jou,

Ana Mendez
Telefoon: +99 3923 1734

1. Formele post om de afwijzing van een kredietaanvraag te melden

Voor: [e-mail beveiligd]
Van: [e-mail beveiligd]
Onderwerp: Uw verzoek om een ​​kredietvergoeding

Beste Miguel:

Ik schrijf u om u te begroeten en om u te laten weten dat de kredietbeoordelingscommissie uw zaak en heeft de beslissing genomen om uw kredietaanvraag af te wijzen (aanvraagnummer #345648) op 15-08-2021. De redenen die de commissie heeft gegeven voor het nemen van dit besluit waren:

192 - Gebrek aan kredietondersteuning

Houd er rekening mee dat u een nieuw verzoek kunt doen via de reguliere kanalen, zonder dat dit gevolgen heeft voor de toekomstige overwegingen van de commissie.

Eerlijk,

Jorge Pereira
Kredietmanager
Tak 004 - Investeringsbank

Referenties:

• "Taalregister" in Wikipedia.
• "Een formele e-mail schrijven" in Infobae.
• "Hoe schrijf je een formele e-mail?" op de Pauselijke Katholieke Universiteit van Peru.

Wat is formele taal?

Is genaamd formele taal o formele taalkundige registratie bij een van de gebruikswijzen van de taal, waarbij meer aandacht wordt besteed aan de regels van correctie en beleefdheidsprotocollen, aangezien de situatie een behandeling vereist respectvol. Het is het aanbevolen register om te communiceren met instellingen, mensen met een hogere hiërarchie of bij sociale evenementen van groot belang. In grote lijnen wordt formele taal gekenmerkt door:

Volgen met: