Definisjon av arbeidsplan

Et selskap eller en virksomhet er opprettet med det formål å generere rikdom, og for dette er det nødvendig å planlegge ulike problemstillinger, for eksempel salgsprognoser, etablering av mål eller utdypning av noen regnskapsprognoser. Disse aspektene er relevante, men utgjør ingen arbeidsplan.

Vi forstår ved en arbeidsplan settet med handlinger som skal utføres i en virksomhet eller en avdeling for å nå mål, for eksempel målene fastsatt i en budsjett. Slik sett lages ikke en arbeidsplan med tall, men med handlinger og oppgaver som utføres av spesifikke arbeidere.

Arbeidsplanen som en strategi som styrer en aktivitet

Konseptet med en arbeidsplan gjelder for en bedrift, men også for en student, et fotballag og, til syvende og sist, for alle utkast personlig eller kollektiv. En plan er en veiledning til handling, og hver guide må svare på tre grunnleggende spørsmål: hvor vi er, hvor vi ønsker å gå og hvordan vi skal komme dit.

Retningslinjer for å lage en effektiv plan

Arbeidsplanene er ment å nå visse mål. Selv om hver plan må tilpasses typen virksomhet eller aktivitet, er det mulig å snakke om generelle retningslinjer, og noen av dem er følgende:

- Spesifiser formålet med hver arbeidsplan, siden noen planer må være orientert mot personlig arbeid, mens andre viser til teamarbeid. Slik sett er det i hensikten med en plan nødvendig å spesifisere hva som skal oppnås og fremfor alt hvordan det skal oppnås.

– Ved utvikling av en plan må målene som skal nås være realistiske, målbare og konsistente. Samtidig en hel serie med indikatorer presise og objektive (indikatorer kan relateres til effektivitet, kvalitet av en tjeneste eller det økonomiske problemet).

– En arbeidsplan bør inneholde tre typer midler: menneskelig, materiell og økonomisk.

- I enhver arbeidsplan er det nødvendig å innføre systemer for evaluering som gjør det mulig å vurdere gjennomføringen av programmet og styrke dets riktige styring.

– En arbeidsplan skal ikke forstås som en liste over aktiviteter som skal gjennomføres på en systematisk måte.

– I enhver arbeidsplan er det etablert aktiviteter med mål, men det er veldig viktig at begge problemstillingene er ledsaget av en tidsplan, det vil si en grafikk hvor det fastsettes når en aktivitet skal gjennomføres.

– Kort fortalt er en arbeidsplan det konkrete svaret på en rekke spørsmål: hva må gjøres, hvem skal gjøre det, hvordan og når.

Bilder: iStock - South_agency / Warchi