Hvordan skrive en e-post på engelsk?

Type A post på engelsk det krever å kjenne en presis struktur og format, samt respektere visse formler og uttrykk. For eksempel: Beste hilsner(vennlig hilsen),Se vedlagt…(Vedlagte).

• Se også: Hvordan gi instruksjoner på engelsk

Nøkler for å skrive en e-post på engelsk

En e-post på engelsk må:

• være kortfattet. Det skal være skrevet på en enkel og kort måte, og gå rett på sak. E-poster har et klart formål. Du må være høflig og vennlig, men uten å gå rundt.
• være klar. Skriftspråk krever større klarhet og presisjon for å unngå tvil og forvirring hos mottakeren.
• respektere en stil. E-poster kan være uformelle, nøytrale eller formelle. Hvem er det til? Dette spørsmålet bidrar til å etablere stilen, som må respekteres gjennom hele e-posten på en konsistent måte. For eksempel: Hei der,(velkjent); Hei Peter(uformelt eller nøytralt); Kjære Mr Andrews(formell).
• Respekter en struktur. Etter en innledende hilsen bør du gå direkte til årsaken til e-posten, for så å utvikle det aktuelle emnet før du sier farvel.

Struktur av en e-post på engelsk

En e-post på engelsk består vanligvis av fem deler. Disse delene er korte og konkrete, og bortsett fra brødteksten i e-posten (som kan ha mer enn én avsnitt), resten av delene har vanligvis bare én linje.

1. Hilsen. Det er der mottakeren blir møtt. For eksempel: Hei Amy, hilsen Ted.
2. Introduksjon. Det er her årsaken til e-posten er angitt. Den har vanligvis en enkelt linje. For eksempel: Jeg skriver om neste møte...
3. Kropp. Det er her temaet utvikler seg. Det kan være fra én linje til flere avsnitt, avhengig av kompleksiteten til emnet. For eksempel:Når det gjelder problemene med prosjektet, har vi funnet ut at...
4. Konklusjon. Det er her forventningen om en fremtidig kontakt uttrykkes, takk er gitt på forhånd eller en tjeneste blir bedt om fra mottakeren. Den består av én eller maksimalt to linjer. For eksempel:Jeg ser frem til svaret ditt.
5. Farvel. Det er avslutningen av posten, den siste hilsenen, som etterfølges av navnet på den som skriver. For eksempel: Beste ønsker, Paul.

Merk følgende: Hvert avsnitt i e-posten er atskilt med en tom linje.

Eksempel på en e-post på engelsk

Hei Lucy,
Jeg skriver om forelesningen i morgen.
Vi har fått vite at noen av gjestene ikke har blitt varslet.
Hva skal vi gjøre? Kan du hjelpe oss med dette? Takk på forhånd.
Hilsen
Travis

Hei Lucy,

Jeg skriver til deg om morgendagens konferanse.
Vi får vite at noen gjester ikke har blitt varslet.
Hva skal vi gjøre? Kan du hjelpe oss med dette? Takk på forhånd.

Hilsener,
Travis

Fraser for å skrive en e-post på engelsk

Det er etablerte fraser og formler som må følges og respekteres i hver seksjon for å skrive en e-post på engelsk. Stilen på e-posten er gitt av mottakeren (personen som e-posten er adressert til) og konteksten.

Fraser å hilse på i begynnelsen av e-posten

En e-post skal alltid starte med hilsenen, som avhenger av stilen på e-posten (formell eller uformell):

• Hei der, (uformell)
• Hei John, / Hilsen John,(uformell / nøytral)
• Hei alle sammen / Hei alle sammen,(uformelt – rettet mot en gruppe)
• Kjære alle sammen, (nøytral – rettet mot en gruppe)
• Kjære fru Mirren, (formell)
• Kjære herrer, / Dear Sir eller Madam, (veldig formelt – når du ikke vet hvem mottakeren er)
• Til den det måtte gjelde,(ekstremt formelt – når du ikke vet hvem mottakeren er)

Forsiktig: I motsetning til spansk, brukes det alltid på engelsk spise (,) og ikke to poeng (:) etter den første hilsenen.

Setninger for å angi årsaken til e-posten

Etter den første hilsenen går du vanligvis direkte til årsaken til e-posten. Hvis e-posten starter kommunikasjon med mottakeren, kan uttrykkene brukes:

• Bare et raskt notat å si.../ Bare en linje å si... (uformell)
• Jeg tar kontakt fordi... / Jeg kontakter deg fordi... (uformell)
• Jeg kontakter deg om... / Jeg kontakter deg om... (nøytral)
• Jeg skriver for å følge opp.../ Jeg skriver for å følge opp... (nøytral)
• Jeg skriver for å informere deg om at.../ Jeg skriver for å informere deg om at... (formell)
• Må jeg ta et øyeblikk av tiden din til å.../ Må jeg ta et øyeblikk av oppmerksomheten din... (veldig formell)

Hvis e-posten er et svar på en mottatt e-post, kan uttrykkene brukes:

• Takk for ditt raske svar./ Takk for rask tilbakemelding. (uformell)
• Angående / Angående din siste e-post.../ Snakker om… (nøytral)
• Med hensyn til / Med henvisning til foredraget,... / Med henvisning til… (formell)
• Jeg skriver til deg med hensyn til/i forbindelse med.../ Jeg skriver med referanse til... (veldig formell)

Merk følgende: Hvis e-posten er formell, brukes ingen sammentrekninger. For eksempel: Jeg skriver… (Og ikke: Jeg skriver...)

Fraser for å referere til vedlegg

Når filer legges ved e-post, kan uttrykkene brukes:

• jeg legger ved … / Vedlagte… (uformell – nøytral)
• Her er dokumentet du ba om./ Her er dokumentet du ba om. (uformell)
• Håper dette hjelper./ Jeg håper dette hjelper. (uformell)
• Jeg sender deg skjemaet som en pdf-fil./ Jeg sender deg skjemaet i en pdf-fil. (nøytral)
• Du finner vedlegget nedenfor.../ Vedlagt finner du... (nøytral)
• Vennligst finn filen vedlagt... / Vedlagte… (formell)
• Jeg har lagt ved kontrakten for din vurdering. / Jeg har lagt ved kontrakten for din vurdering. (formell)

å ta i betraktning: Det er vanlig å inkludere initialer og akronymer i e-poster på engelsk. For eksempel: FYI(til din informasjon) / Til din informasjon; så fort som mulig(så snart som mulig) / Så snart som mulig.

Setninger for å avslutte e-posten

Den siste delen av e-posten kan inneholde setninger for å takke eller referere til en fremtidig e-post eller et møte. For eksempel:

• Jeg venter på svaret ditt.../ Jeg venter på svaret ditt... (uformell – nøytral)
• Ser frem til å høre fra deg snart./ Jeg ser frem til svaret ditt snart... (uformell)
• Jeg ser frem til å høre fra deg…/ Venter på ditt svar… (formell)
• Gi meg beskjed om dette fungerer bra med deg./ Fortell meg om dette ser bra ut for deg. (uformell – nøytral)
• Takk for hjelpen. / Takk for hjelpen. (uformell)
• Gi meg beskjed hvis du trenger hjelp./ Gi meg beskjed hvis du trenger hjelp. (uformell – nøytral)
• Jeg vil gjerne være til hjelp i det hele tatt./ Jeg vil gjerne hjelpe deg på alle mulige måter. (nøytral)
• Ikke nøl med å kontakte oss dersom du har spørsmål./ Ikke nøl med å konsultere oss hvis du har spørsmål. (formell)

Fraser for å si farvel

Noen avskjedsbønner er:

• Beste, / Hilsener, (uformell – nøytral)
• Hilsen / Hilsener, (uformell – nøytral)
• jubel,/ Hilsener, (UK uformell – nøytral)
• Beste hilsener,/ Hilsener, / Beste ønsker, (nøytral)
• Vennlig hilsen, -Vennlig hilsen,/ Vennlig hilsen (nøytral)
• Vennlig hilsen, / Vennlig hilsen (nøytral)
• XOXO/ Klemmer og kyss (velkjent)
• Med vennlig hilsen, / Hilsen, Med vennlig hilsen (formell)

Merk følgende: De siste hilsener etterfølges av et komma (,) og neste linje avsluttes med navnet på personen som sender e-posten. Hvis det er formelt, skal også etternavnet være med.

Flere setninger for å skrive en e-post

Det er setninger for hvert spesifikke formål, som uttrykker fra krav og tilbud til unnskyldninger.

Setninger for å referere til en tidligere e-post

• Jeg har nettopp fått forespørselen din om... / Jeg har nettopp mottatt bestillingen din for... (uformell)
• Takk for at du kom tilbake til meg så raskt./ Takk for at du svarte meg så raskt. (uformell)
• Takk for siste e-post./ Takk for siste e-post. (nøytral)
• Som diskutert, … / I henhold til det som ble diskutert, (formell)

Fraser for å be om tjenester

• Kan du sende meg informasjon om??? / Kan du sende meg informasjon om??? (nøytral)
• Kan du signere den vedlagte kontrakten og sende den tilbake til oss innen 21. desember? / Kan du signere den vedlagte kontrakten og sende den inn på nytt innen 21. desember? (nøytral – formell)
• Jeg vil virkelig sette pris på litt hjelp med.../ Jeg vil virkelig sette pris på hjelp med... (uformell – nøytral)
• Det ville være veldig nyttig om du kunne sende oss.../ Det ville være veldig nyttig om du kunne sende oss... (nøytral – formell)
• Jeg ville vært takknemlig hvis du kunne... / Jeg ville være takknemlig hvis du kunne... (formell)

• Det kan hjelpe deg: Setninger med "kunne”

Fraser å takke

• Takk for advarselen. / Takk for advarselen. (uformell)
• Takk for at du ga meg beskjed / holdt meg oppdatert./ Takk for at du ga meg beskjed / for at du holdt meg informert. (uformell)
• Takk for at du holder meg oppdatert. / Takk for at du holdt meg oppdatert. (uformell)
• Takk for at du delte. / Takk for at du delte. (uformell)
• Tusen takk for all hjelp./ Tusen takk for all hjelpen. (formell)

Fraser for å klage

• Dessverre var ikke tjenesten som jeg forventet. / Dessverre var ikke tjenesten som jeg forventet. (nøytral – formell)
• Jeg skriver for å klage på…/ Jeg skriver for å klage på... (formell)
• Jeg skriver for å klage på det sterkeste over.../ Jeg skriver for å uttrykke min sterkeste klage på... (veldig formell)

Fraser å be om unnskyldning

• Beklager mitt sene svar. / Unnskyld for sen respons. (uformell)
• Jeg beklager at det tok meg så lang tid å komme tilbake til deg./ Beklager at det tok så lang tid å svare deg. (uformell)
• Vi beklager den dårlige servicen du mottok fra teamet vårt./ Vi beklager den dårlige servicen du mottok fra teamet vårt. (nøytral – formell)
• Vi vil be om unnskyldning for… / Vi vil gjerne be om unnskyldning for... (formell)
• Godta våre unnskyldninger for eventuelle ulemper dette måtte medføre. / Vennligst godta våre unnskyldninger for eventuelle problemer forårsaket. (formell)

Fraser for å gi dårlige nyheter

• Jeg beklager, men vi kan ikke.../ Jeg beklager, men vi kan ikke... (uformell – nøytral)
• Jeg beklager, men det er ute av hendene mine./ Beklager, men det er ikke opp til meg. (uformell)
• Dessverre,… / Dessverre, … (nøytral)
• Vi beklager å kunngjøre…/ Vi beklager å kunngjøre... (nøytral – formell)
• Dessverre kan vi ikke…/ Dessverre er det umulig for oss... (formell)
• Vi beklager å måtte informere deg om at… / Vi beklager å måtte informere deg om at... (formell)

Setninger for å tilby hjelp eller informasjon

• Ethvert problem, bare send meg en linje. / Eventuelle problemer, skriv til meg. (uformell)
• Jeg håper du finner dette nyttig/nyttig. / Jeg håper dette er nyttig. (uformell – nøytral)
• Gi meg beskjed hvis jeg kan være til ytterligere hjelp./ Hvis jeg kan hjelpe deg med noe annet, vennligst gi meg beskjed. (nøytral)
• For ytterligere detaljer… / For flere detaljer… (nøytral – formell)
• Ta gjerne kontakt med oss…/ Værsåsnill ikke nøl med å kontakte oss… (nøytral)
• Ikke nøl med å kontakte oss dersom du trenger ytterligere hjelp. / Ikke nøl med å kontakte oss hvis du trenger hjelp. (formell)

Fraser for å planlegge et møte

• Klarer du det i morgen kl 10?/ Kan du i morgen kl 10? (uformell)
• Ville morgen kl 10 passet deg? / I morgen kl 10? ville det passe deg? (nøytral)
• Det er greit for meg. / Jeg ser bra ut. (uformell)
• Jeg beklager, men jeg klarer det ikke da./ Beklager, men jeg kan ikke på det tidspunktet. (nøytral)

Fraser for å be om en mening eller godkjenning

• Hva er dine tanker om dette?/ Hva tenker du om dette? (uformell – nøytral)
• Hva leser du om dette?/ Hva leser du av dette? (nøytral)
• Hva tror du?/ Hva tror du? (nøytral)
• Gi meg beskjed om dette er greit for deg./ Gi meg beskjed om det er greit for deg. (uformell – nøytral)

Eksempler på uformelle e-poster på engelsk

Kjære herr Smith,

Jeg skriver for å informere deg om at forespørselen din er bekreftet.

Vi vil være takknemlige om du kan besøke oss på vårt kontor for å signere kontrakten.

Jeg ser frem til å høre fra deg.

Vennlig hilsen,
maks Robins

Kjære herr Smith:

Jeg skriver for å informere deg om at søknaden din er bekreftet.

Vi vil sette pris på om du kan besøke oss på et kontor for å signere kontrakten.

Venter på ditt svar, med vennlig hilsen,

maks Robins

Kjære Sirs,

Jeg skriver for å søke på stillingen som redaktør i avisen din.

Jeg har lang erfaring med å skrive og redigere nyhetsartikler, noe min CV kan bekrefte. Jeg har jobbet for The NYT i fem år, og jeg vil gjerne ta på meg nye oppgaver og utfordringer.

Jeg vil være villig til å delta på et intervju når som helst det passer for deg.

Tusen takk på forhånd.

Med vennlig hilsen,

robert williams

Kjære Sirs:

Jeg skriver for å søke på stillingen som redaktør i avisen din.

Jeg har lang erfaring med å skrive og redigere avisartikler, noe CVen min kan bekrefte. Jeg har jobbet for NYT i fem år og vil gjerne ta på meg nye oppgaver og utfordringer.

Jeg tar gjerne imot et intervju på et tidspunkt som passer for deg.

Jeg takker på forhånd.

Vennlig hilsen,

robert williams

Til den det måtte gjelde,

Jeg skriver for å klage på det sterkeste over den dårlige servicen vi fikk mens vi reiste på en tur vi kjøpte hos ditt byrå.

Min venn og jeg kjøpte en luksuspakke bare for å oppdage ved ankomst at hotellet og servicen var langt fra det man burde kalle "luksuriøst". Fasilitetene var gamle og foreldet og maten var forferdelig og motbydelig. Til slutt, personalet var mest unhelpful, frekk og respektløse.

Vi ønsker kompensasjon for den forferdelige turen vi hadde eller en hel refusjon av pengene våre.

Jeg ser frem til å høre fra deg,

Martha Rose

Til den det måtte gjelde:

Jeg skriver for å uttrykke min dypeste misnøye over den dårlige servicen vi mottok under en reise som vi kjøpte hos ditt byrå.

Min venn og jeg hadde kjøpt en luksusreisepakke, men oppdaget ved ankomst at både hotellet og servicen var langt fra det man vil kalle "luksus". Fasilitetene var gamle og utdaterte og maten var dårlig og ekkel. Til slutt, personalet var veldig lite hjelpsom, frekk og respektløse.

Vi krever kompensasjon for den forferdelige turen vi hadde eller full refusjon av pengene våre.

Venter på svar,

Martha Rose

Følg med:

• Teknisk engelsk
• fortellinger på engelsk
• Setninger med "ville”
• Modale verb på engelsk (og deres betydning)

Interaktiv test for å øve