Concept în definiție ABC

Un document este dovada materială sau mărturia unui fapt sau faptă că o persoană fizică sau juridică, o instituţie, asociație etc., care pot fi de natură publică sau privată, desfășurate ca urmare a exercitării activităților și funcțiilor lor și care poate fi reflectat într-o unitate de informații care observă orice suport, hârtie, bandă, disc magnetic, film și fotografie, cu obiect să-l păstrez în timp în cazul în care aveți nevoie de el pentru a-l prezenta ca dovadă, suvenir sau moștenire cuiva.

În cazul în care organizații și instituții care efectuează un timp de lucru vast și extins, documentele vor fi necesare în fiecare zi și pentru aproape toți membrii aceluiași, pentru care va cere ca se efectuează lucrări în serie asupra acestora și se vor numi serii documentare, inclusiv: corespondență, cărți de minute, contabilitate, printre alții.

Un document Acesta este compus în principal din informații scrise care ar fi putut fi scrise de mână, adică scrise de mână sau printr-un proces mecanic precum cel al mașinii de imprimat.

În acest ultim caz pe care îl comentam, documente care sunt create prin intermediul unui calculator, denumite în mod convențional fișiere și odată ce au fost create de partea interesată, datorită utilizării unui program de editare a documentelor, cum ar fi Word, li se va da un nume și un Format, apoi salvați-le în unitate depozitare care este ales și astfel lăsați căutarea mai bine organizată în cazul în care este necesar să le deschideți ulterior pentru a le consulta sau modifica.

Documentele pot fi, de asemenea, clasificate în documente primare, care sunt cele care conțin informații originale ale autorului și care nu au fost supuse tratamentului sau modificării altei persoane decât responsabilul acestora, în secundar, care vor fi cei care au primit tratament și terţiar, care sunt acele documente secundare cărora li s-a aplicat un tratament.