Posodobitev datotek

Prihranek prostora pri shranjevanju datotek je bil dosežen zahvaljujoč skupini MICROFILM, ki jo sestavljajo projektor in 16, 35 ali 70 mm filmska kamera za fotografiranje dokumentov. Nato nam projektor skozi zaslon omogoča hitro iskanje datotek.
Ta naprava zmanjša dokumente do 99 odstotkov njihove običajne velikosti, na primer 2 0,00 0 črk je mogoče fotografirati na 33-metrskem zvitku 16-milimetrskega filma.
V bančnih institucijah so podpisi imetnikov računov mikrofilmirani, zato jih, ko morajo preveriti njihovo verodostojnost, dajo v negativ (mikrofilm) v projektorju, se na zaslonu prikaže zahtevani podpis za primerjavo s tistim v dokumentu, ki ga je treba plačati.
Trenutno obstaja zelo moderna tehnologija, kot je ELECTRONIC FILE. To je naprava, podobna računalniški, sestavljena je iz avtomatskega sistema arhiviranja na diskih optično-magnetni, ki ima bralnik, ki registrira z neverjetno hitrostjo 40 strani na minuto prejeto dokumentacijo.
Kapaciteta shranjevanja na vsakem optičnem disku je 13.000 dokumentov velikosti črk (6.500 na stran), kar predstavlja veliko običajnih omaric za dokumente na enem disku. Hitro skenirajte dokumente in jih razvrstite po imenu, temi, datumu in številki. Ko je potreben dokument, ga lahko takoj natisnete.

Velika podjetja ali ustanove naj bi uporabljale ta sistem elektronskega arhiviranja zaradi potrebe po obdelavi velike količine dokumentov.