วิธีทำจดหมาย?

นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนจดหมายในเวลาน้อยกว่า 10 นาที

โลกของเรากำลังเปลี่ยนแปลงไปในอัตราที่เวียนหัว สังคมอุตสาหกรรมที่สร้างขึ้นตั้งแต่ศตวรรษที่ 18 ได้มอบหนทางในทศวรรษสุดท้ายของศตวรรษที่ 20 ให้กับสังคมของ ข้อมูลและในศตวรรษที่ 21 ของเรา การสื่อสารทันทีของสิ่งที่เกิดขึ้นทั่วโลกแสดงถึงลักษณะของเรา สังคม

การสร้างอีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที และทวิตเตอร์นั้นหมายถึงการที่ทำให้เราอยู่ในบทสนทนาที่คงที่และเป็นส่วนตัวกับทุกคนในทุกส่วนของโลก

นี่คือการละเว้นภาษาที่เป็นทางการและเป็นทางการ หยั่งรากรูปแบบที่ใกล้ชิดและจริงใจ ภาษาที่เราใช้กับเพื่อนคนใดก็ได้

การปฏิบัติอย่างใกล้ชิดนี้อยู่เหนือบริษัท ซึ่งเยาวชนของผู้บริหารและความสัมพันธ์ทางสังคมและแรงงานรูปแบบใหม่ได้ทำลาย ระยะทางและในทุกความสัมพันธ์ "คุณ" ถูกทิ้งไว้โดยชอบการสนทนาระหว่างความเท่าเทียมกันระหว่างเพื่อนร่วมงานที่ไล่ตามเป้าหมาย สามัญ

หากเราเสริมด้วยว่าในช่วงวัยเรียนของเรา เราได้รับการสอนเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยเกี่ยวกับวิธีเขียนจดหมาย หรือในกรณีที่ดีที่สุด พวกเขาสอนให้เราเป็นแบบอย่างที่ค่อนข้างเข้มงวดและค่อนข้างล้าหลัง เราพบว่าการเขียนจดหมายเป็นปัญหา เนื่องจากเราไม่รู้เสมอว่าอะไรและอย่างไร เขียน.

ในการเขียนจดหมายให้ประสบความสำเร็จ เราต้องมีความชัดเจน รัดกุม และรัดกุม ทำให้ชัดเจนว่าใครกำลังเขียนและกำลังพูดถึงใคร เราต้องการพูดอะไรและทำไม สำหรับสิ่งนี้จดหมายของเราต้องตอบคำถามต่อไปนี้ ใคร ที่ไหน? เมื่อไหร่? อะไร? อย่างไร?

1. บล็อกแรก: ส่วนหัว

บล็อกแรกของจดหมายของเราจะต้องมีองค์ประกอบของใครเขียนและระบุถึงใคร ผู้ส่งและผู้รับ ตลอดจนสถานที่และวันที่เขียน

WHO คนแรกคือผู้ส่ง ควรจัดเรียงให้อยู่ในแนวที่ถูกต้องในตัวจดหมายของเรา ที่นั่น เราจะระบุชื่อบริษัทของเรา (ถ้าจำเป็น) ชื่อ ตำแหน่งของเรา (ถ้ามี) และข้อมูลติดต่อของเรา: ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ หรืออีเมล ที่เราสามารถติดต่อได้

WHEN และ WHERE สถานที่และวันที่ที่เราออกจดหมายมาถึงทันที:

WHO ที่สอง: ผู้รับ บุคคลที่เรากำลังพูดถึง ในที่นี้ คุณต้องระบุบริษัทหรือหน่วยงานที่เป็นเจ้าของ หากจำเป็น ชื่อผู้รับ และตำแหน่งของพวกเขา (ตามความเหมาะสม) หากคุณกำลังติดต่อกับบุคคลที่เป็นส่วนหนึ่งของแผนกหรือสำนักงาน เราต้องระบุว่าเราต้องการความสนใจจากพวกเขา

2. บล็อกที่สอง: ร่างกาย

ในบล็อกที่สองของจดหมาย เราจะอธิบาย WHAT และ HOW นั่นคือเหตุผลที่เราพูดถึงผู้รับ และการสังเกตเพื่อให้บรรลุสิ่งที่เราต้องการ

เราจะเริ่มต้นด้วย ย่อหน้าบทนำ ซึ่งเราจะอธิบายอย่างกระชับว่าจดหมายของเราเกี่ยวกับอะไร ด้วยการปฏิบัติอย่างสุภาพ ไม่เป็นทางการเกินไป หรือใกล้เกินไป เราจะหลีกเลี่ยงการเริ่มต้นด้วยพิธีการที่ล้าสมัยเช่น "ฉันกำลังพูดถึงคุณ... ", "กำลังพูดถึงบุคคลที่มีชื่อเสียงของคุณ... " หรือสภาพแวดล้อมเช่น "ฉันส่งจดหมายนี้ให้คุณ ...

จากนั้นเราจะอธิบาย WHAT นั่นคือหัวเรื่องของจดหมายของเรา และเราได้อธิบายล่วงหน้าในบทนำและ HOW ในกรณีที่จำเป็นต้องมีการสังเกตหรือเนื้อหาเสริม เราจะใช้ย่อหน้าที่จำเป็น แต่พยายามเขียนให้ถูกต้องและกระชับ โดยจำไว้ว่าคนอื่นมีอย่างอื่นที่ต้องทำ นอกเหนือจากการอ่านเรา

3. บล็อกที่สาม: การปิดและอำลา

มันเป็นบล็อกที่สามและสุดท้ายของจดหมายของเรา สูตรง่ายๆ ก็เพียงพอแล้ว ให้หลีกเลี่ยงการใช้รูปแบบที่ซับซ้อนและไม่ได้ใช้งาน เช่น "เซิร์ฟเวอร์ที่เอาใจใส่และปลอดภัยของคุณ" หรืออื่นๆ ที่คล้ายกัน ลองใช้สำนวนง่ายๆ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" เป็นต้น

หลังจากนั้นทันที ควรจัดตำแหน่งให้อยู่ตรงกลาง ชื่อของเรา และลายเซ็นของเรา

หากเป็นประโยชน์สำหรับคุณโปรดให้เราชอบหรือ +1