วิธีการเขียนจดหมาย?

มันไม่มีประโยชน์มากนักที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบหากเราจะทำด้วยรูปแบบและการจัดการคำที่อ่านยากหรือไม่เข้าใจดี
ในเอกสารนี้ เราจะพยายามสอนคีย์ทั่วไปสำหรับการเขียนจดหมายธุรกิจที่ถูกต้องและความแตกต่าง ส่วนที่เราต้องระบุเพื่อให้เกิดการสื่อสารที่ดีในตอนท้าย: โดยพื้นฐานแล้วเพื่อให้ได้คำตอบคือ that น่าพอใจ
ภายในสภาพแวดล้อมของมนุษย์ เช่น บริษัท ปัญหาด้านการสื่อสารปรากฏขึ้นและการแก้ปัญหาเหล่านี้มีความสำคัญมาก บริษัทจำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับโลกภายนอกเพื่อไม่ให้สูญเสียวัตถุประสงค์หลัก ซึ่งสามารถนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่ผลิตออกสู่ตลาดได้
หลายครั้งที่บริษัทแปลกใจและไม่เข้าใจว่าทำไมหลังจากพยายามอย่างมากที่จะรักษา keep ลูกค้าในเรื่องที่ตนสนใจ ไม่เข้าใจ หรือไม่ได้รับคำตอบ น่าพอใจ จากการวิเคราะห์อย่างง่ายทำให้เห็นภาพว่าในเรื่องเหล่านี้ผู้ที่ได้รับข้อความนั้นไม่เข้าใจความคิด เพราะ หรือมีข้อความยาวเกินไป หรือบางทีเขียนด้วยคำที่หนักหรือยากเกินไป ความเข้าใจ
ตอนนี้ สถานประกอบการเหล่านี้ต้องพิจารณาใหม่ว่าสิ่งที่พวกเขาทำคือการส่งสถานที่รักไปยังผู้ชมของพวกเขา ความต้องการที่จะเกลี้ยกล่อมพวกเขาขึ้นอยู่กับการใช้มาตรฐานความงามที่หลากหลายและโครงสร้างเนื้อหาที่ถูกต้อง

ต่อไปนี้เป็นแนวทางที่ถูกต้องสำหรับการเขียนทุกประเภท:
- ระวังการสะกดคำ ข้อผิดพลาดในการสะกดคำบิดเบือนผลที่เราต้องการถ่ายทอด จิตใต้สำนึกจะจับภาพและภาพของการปฏิเสธจะถูกสร้างขึ้นอย่างไม่สามารถย้อนกลับได้
- เครื่องหมายวรรคตอน: น่าแปลกที่การใช้เครื่องหมายจุลภาคมากเกินไปทำให้อ่านตัวอักษรได้ยากขึ้น ข้อมูลถูกชาร์จใหม่และได้รับผลกระทบจากความหนักหน่วงในการอ่าน ดังนั้นเราจึงต้องใช้เครื่องหมายวรรคตอนในการวัดที่เหมาะสม
- วิชาการพิมพ์ นี่คือชุดของอักขระที่เราใช้เมื่อเขียนเอกสารของเรา โปรแกรมที่เหมือนคำทำให้เราใช้แบบอักษรต่างๆ ได้ง่ายขึ้น ภาพลักษณ์องค์กรต้องใช้แบบอักษรเดียวกันเสมอสำหรับข้อความทั้งหมด
- การจัดตำแหน่ง: การจัดตำแหน่งที่ดีจะช่วยให้การอ่านถูกต้องและทำให้สบายตา เป็นเรื่องเกี่ยวกับการดูแลความสวยงามและความสม่ำเสมอของงานเขียน แนะนำให้ปรับระยะขอบด้านขวาเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างภาพที่รก
- ขอแนะนำให้ใช้การเว้นวรรคสองครั้งระหว่างบรรทัด
- ใช้ตัวหนา ขีดเส้นใต้ และตัวเอียงเพื่อเน้นคำที่เกี่ยวข้องในจดหมายเท่านั้น โดยไม่หักโหมจนเกินไป เพื่อไม่ให้ใช้วลีมากเกินไปซึ่งทำให้เนื้อหามากเกินไป
- จะต้องรู้ว่าตามกฎทั่วไป ย่อหน้าสั้น ๆ เชิญชวนให้คุณอ่านในลักษณะที่น่าพึงพอใจมากกว่าย่อหน้ายาว
นอกเหนือจากแนวทางด้านสุนทรียภาพเหล่านี้แล้ว เรายังต้องเน้นที่วัตถุประสงค์ที่เราเขียนเอกสาร เพื่อให้ลูกค้าให้ความสนใจกับวัตถุประสงค์ของเรา
- สิ่งสำคัญคือต้องทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับประเภทลูกค้าหรือฐานข้อมูลเฉพาะที่เราจะส่งจดหมายไป ยิ่งเรารู้จักคนทั่วไปมากเท่าไหร่ เราก็จะยิ่งรู้จักวิธีการเขียนมากขึ้นเท่านั้น
- จึงสะดวกที่จะแบ่งฐานข้อมูลลูกค้าออกเป็นกลุ่มเฉพาะ จากนั้นจึงสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละกลุ่ม
- และสุดท้าย เราต้องใส่ความคิดและข้อมูลที่เป็นข้อมูลเพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการเขียน:
- การแนะนำ
- วัตถุประสงค์: ได้รับความสนใจจากเรา
- เนื้อหา: ข้อมูลที่เราติดต่อมาซึ่งปรับให้เหมาะกับกลุ่มเฉพาะ
- ผล: ข้อมูลรองที่เหลือ
- อำลาอย่างจริงใจ: ยังปรับให้เข้ากับประเภทของคนกำกับ
ด้วยการใช้แนวทางเหล่านี้ เราจะได้รับเอกสารทางการค้าที่เป็นประโยชน์ซึ่งจะดึงดูดความสนใจของสาธารณชนและลูกค้าในอนาคตของเรา
สิ่งสำคัญคือต้องโดดเด่นจากคู่แข่งรายอื่นผ่านสัมผัสส่วนตัวของเราบ้าง คอมเม้นท์ตลกๆ หรือ โดดเด่น ที่ทำให้เราพิเศษ นี่ความสามารถของเราที่จะ ความคิดสร้างสรรค์ วลีหรือสโลแกน เช่น "IF YOU NEED IT WE HAVE IT" ...
สุดท้ายนี้ สะดวกในการจัดประเภทเอกสารของเรา จัดเก็บ และดำเนินการศึกษาเป็นระยะๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้รู้ว่าจดหมายประเภทใดบรรลุวัตถุประสงค์ที่ดีที่สุด ด้วยวิธีนี้ เราจะเรียนรู้จากความผิดพลาดของเรา