Бухгалтерські записи (пояснені приклади)

Бухгалтерські записи, також відомі як бухгалтерські записи або записи в журналі, — це фінансові події або операції, які реєструються в бухгалтерських книгах компанії. Кожного разу, коли відбувається економічна операція, наприклад продаж, купівля, виплата заробітної плати або оплата рахунка-фактури, робиться бухгалтерський запис для її належного обліку.

Уявіть собі бухгалтерські записи як фінансовий журнал компанії, де фіксуються всі рухи грошей і ресурсів. Кожна бухгалтерська запис містить відповідну інформацію, таку як дата транзакції, чіткий опис операції, рахунки, на які вона впливає, і відповідні суми. Ці записи є основою для створення фінансових звітів і аналізу фінансового стану компанії.

Значення бухгалтерських проводок

Бухгалтерські записи є важливими у фінансовому обліку з кількох причин:

• Точний облік операцій: Бухгалтерські записи дозволяють нам вести точний і детальний облік усіх фінансових операцій, які відбуваються в компанії. Це допомагає нам мати чітке та актуальне уявлення про економічну ситуацію компанії в будь-який час.
• Нормативно-правова відповідність: Бухгалтерські записи гарантують дотримання компанією принципів бухгалтерського обліку та чинних правових норм. Вони надають необхідні докази для підтвердження цифр і інформації у фінансових звітах і сприяють зовнішньому та внутрішньому аудиту.
• Обґрунтоване прийняття рішень: Бухгалтерські записи надають надійну та своєчасну фінансову інформацію, необхідну для прийняття як короткострокових, так і довгострокових рішень. Менеджери та власники можуть аналізувати бухгалтерські записи, щоб оцінити фінансові показники компанії, визначити сфери для покращення та прийняти обґрунтовані стратегічні рішення.
• Фінансовий аналіз і звітність: Бухгалтерські записи є основою для створення фінансових звітів, таких як баланс, звіт про прибутки та збитки та рух грошових коштів. Ці звіти містять огляд фінансового стану компанії використовується інвесторами, кредиторами та іншими зацікавленими сторонами для оцінки його ефективності та солідність.

Як реєструються бухгалтерські проводки

Бухгалтерські записи реєструються за допомогою стандартного формату, який називається «подвійний запис» або «економічна подвійність». Цей принцип встановлює, що кожна економічна операція складається принаймні з двох частин: вхід і вихід грошей або вартості. Отже, кожна бухгалтерська проводка повинна впливати принаймні на два рахунки в системі бухгалтерського обліку.

Щоб краще зрозуміти, як реєструються бухгалтерські записи, розглянемо простий приклад. Припустімо, що підприємство продає продукцію готівкою на 1000 доларів. Бухгалтерський запис цієї операції буде зроблено таким чином:

Дата	Обліковий запис	Має	Мати
01/06/2023	Коробка	$1,000
Виручка від продажів	$1,000

У цьому випадку з рахунку «Готівка» списується 1000 доларів США, що свідчить про надходження готівки в результаті продажу. У свою чергу, на рахунок «Дохід від продажу» зараховується 1000 доларів США, що представляє дохід, отриманий від продажу. Сума дебетованих і кредитованих сум у бухгалтерській проводці завжди повинна бути однаковою, зберігаючи бухгалтерський баланс.

Важливо зазначити, що вибір рахунків для дебетування та кредитування в бухгалтерському записі залежить від характеру операції та системи бухгалтерського обліку, яку використовує компанія. Бухгалтерські записи повинні достовірно відображати економічну реальність операції та відповідати встановленій обліковій політиці.

Дотримуйтеся:

• рух боржника
• кредиторський рух

Види бухгалтерських проводок

Існують різні типи бухгалтерських проводок, які використовуються для запису різних фінансових подій або операцій. Тут ми розглянемо деякі з найпоширеніших типів:

відкриття місць

Ці записи використовуються на початку звітного періоду для відкриття рахунків і перенесення початкових залишків у новий період. Наприклад, обліковуються активи, зобов’язання та початковий капітал.

приклад

Припустімо, що компанія починає новий обліковий період 1 січня 2023 року та має такі початкові баланси:

• Коробка: 5000 доларів
• Дебіторська заборгованість: 2000 доларів США
• Запаси: 10 000 дол
• Кредиторська заборгованість: 3000 доларів США
• Власний капітал: 14 000 доларів США

Початковий запис фіксував би ці початкові залишки на відповідних рахунках. Ось приклад того, як ця транзакція буде записана:

Дата	Обліковий запис	Має	Мати
01/01/2023	Коробка	$5,000
Дебіторська заборгованість	$2,000
товарно-матеріальні запаси	$10,000
Кредиторська заборгованість	$3,000
Капітал	$14,000

У цьому записі грошові кошти, дебіторська заборгованість і запаси списуються за відповідними початковими залишками. У свою чергу кредиторська заборгованість і капітал кредитуються з відповідними початковими залишками.

закриття записів

Наприкінці звітного періоду робляться заключні записи для перенесення сальдо рахунків доходів і витрат на рахунок капіталу або нерозподіленого прибутку. Це готує систему обліку до наступного періоду.

приклад

Припустімо, що в кінці фінансового року компанії потрібно закрити свої рахунки доходів і витрат, щоб підготуватися до нового звітного періоду. Ось приклад кінцевого запису для перенесення залишків рахунків доходів і витрат на рахунок нерозподіленого прибутку:

Дата	Обліковий запис	Має	Мати
31/12/2023	Виручка від продажів	$50,000
Експлуатаційні витрати	$30,000
Накопичені результати	$30,000	$50,000

У цьому заключному записі баланс операційних витрат дебетується, а баланс доходу від продажу кредитується. Потім на рахунок нерозподіленого прибутку зараховується загальна сума витрат і передається залишок доходу.

коригування записів

Коригуючі записи здійснюються для виправлення та оновлення облікових записів у кінці звітного періоду. Ці записи використовуються для визнання нарахованих доходів і витрат, реєстрації амортизації активів, коригування дебіторської або кредиторської заборгованості, серед іншого.

приклад

Припустімо, що наприкінці місяця компанії необхідно відкоригувати свій рахунок процентних витрат на проценти, отримані за період. Ось приклад коригувального запису:

Дата	Обліковий запис	Має	Мати
31/01/2023	Процентні витрати	$500
Відсотки до сплати	$500

У цьому коригуючому записі рахунок процентних витрат списується на суму отриманих відсотків. У свою чергу кредитується рахунок «Проценти до сплати» для відображення зобов’язання щодо сплати таких відсотків.

записи по заробітній платі

Записи щодо заробітної плати використовуються для реєстрації виплат заробітної плати та відповідних відрахувань, таких як податки, соціальне забезпечення та виплати працівникам.

приклад

Припустимо, компанія виплачує зарплату своїм працівникам в останній день кожного місяця. Ось приклад відомості про виплату заробітної плати:

Дата	Обліковий запис	Має	Мати
30/06/2023	Особисті витрати	$10,000
Коробка	$10,000

У цій платіжній відомості рахунок «Витрати на персонал» дебетується на загальну суму виплаченої зарплати. У свою чергу кредитується рахунок «Грошові кошти» для відображення вибуття готівки.

Записи про купівлю та продаж

Ці записи використовуються для запису операцій купівлі-продажу товарів або послуг. Наприклад, реєструються придбання запасів, здійснені продажі та відповідні податки.

приклад

Припустімо, що підприємство купує запаси на суму 5000 доларів США за готівку. Ось приклад того, як ця транзакція буде записана:

Дата	Обліковий запис	Має	Мати
10/06/2023	товарно-матеріальні запаси	$5,000
Коробка	$5,000

У цьому записі рахунок запасів дебетується на суму закупівлі запасів. У свою чергу кредитується рахунок «Грошові кошти» для відображення виходу готівки на виплату готівки.

Тепер припустімо, що компанія продає продукцію на 2000 доларів США в кредит. Ось приклад того, як ця транзакція буде записана:

Дата	Обліковий запис	Має	Мати
15/06/2023	Дебіторська заборгованість	$2,000
Виручка від продажів	$2,000

У цьому записі рахунок дебіторської заборгованості дебетується на суму продажу в кредит. У свою чергу рахунок «Доходи від реалізації» кредитується для обліку доходу, отриманого від продажу.