Parties accessoires du travail écrit

Selon le type d'écriture, il existe d'autres éléments qui remplissent des fonctions différentes - certaines de nature pratique, autre esthétique, stéréotypé ou simplement routinier - mais qui n'affectent pas l'essentiel de la chantier de construction. En les raisonnant, il est facile de conclure qu'ils pourraient être contenus dans n'importe laquelle des parties essentielles mentionnées. Ils sont les suivants:
a) Données antérieures Dans certains documents tels que lettres, rapports, mémorandums, certificats, déclarations et autres, certaines ou toutes ces données sont généralement enregistrées :
1. Nom du lieu d'où il est écrit: il doit être mis avec plus ou moins de précision par rapport à la commune, à la cité, à l'arrondissement, à la zone ou à l'état et à la nation, selon la destination proche ou lointaine qu'aura l'écrit (par exemple: seul León sera mis, si l'écrit va à n'importe quel endroit dans l'état de Guanajuato; Il sera écrit León, Gto., s'il se rend dans n'importe quel état de la République mexicaine; mais Leon, Guanajuato, Mexique doit être enregistré lorsque ce qui est écrit quitte le pays).

2. Date: elle doit être établie, selon l'usage espagnol, dans cet ordre: jour, mois et année. Il est recommandé de l'écrire en entier avec les prépositions et les minuscules correspondantes, pour des raisons de clarté et d'exactitude (25 août 1975). L'utilisation redondante et dépassée qui persiste encore dans certains secteurs du Mexique doit être écartée: "... 25 août 1975 », pour des raisons évidentes de praticité moderne.
3. Nom et références du destinataire: non seulement le nom complet de la ou des personnes à qui l'écrit est adressé, mais aussi leurs titres et les fonctions qu'ils occupent seront enregistrés. Les formalités excessives telles que "M. Docteur Don..." (réduit à Docteur) ou "M. Diplômé et Maître.." doivent être évitées. « (auquel cas le titre qui est jugé le plus représentatif est choisi — qu'il s'agisse d'un diplôme ou d'un master — et il est écrit sans l'inutile" monsieur "). Il est commode de placer la position avant le nom, de cette manière: « Monsieur le chef de.. ., Ing. N. N. "Lorsque le destinataire est une personne morale, le nom de la personne morale est mis de manière impersonnelle (sans les "messieurs" que certains utilisent), ou la forme: " Messieurs, membres de.. « (ou ce qui correspond, s'ils sont associés, membres, administrateurs, etc.). -
Il existe une coutume mexicaine qui, au lieu de faciliter, tend à compliquer la structure de l'écriture: diriger l'écriture vers un destinataire (généralement quelqu'un de haute hiérarchie, ou une institution ou une maison d'affaires) et placez cette inscription séparément: "Attention de M. N. N. », comprenant que cet homme sera le premier destinataire de la communication. Avec cette dualité, un grave inconvénient surgit pour établir la tonique psychologique fondamentale dans l'écriture: à laquelle le lecteur doit adapter l'éditeur, après avoir connu son idiosyncrasie, pour toucher les éléments intérieurs qui faciliteront l'efficacité de son écrit... Dans ce cas, la logique conseille de choisir l'une ou l'autre de ces deux voies: a) se passer de cet intermédiaire de circonstance, si son rôle ne lui confère pas d'autorité. décision ou sélection sur le contenu de la lettre, ou b) lui adresser la lettre, s'il dispose d'une autorité suffisante, et lui demander de l'élever au rang de véritable destinataire. Dans les deux situations, le destinataire est unifié et les éléments expressifs de l'écriture peuvent avoir l'adaptabilité nécessaire.
4. Destination de la lettre: données complètes de l'adresse du destinataire (rue, numéro, ville, état et pays, avec les mêmes limitations que nous indiquons pour le lieu d'origine) lorsque la lettre est envoyée par courrier ou au moyen de indirect. En cas de livraison directe, il suffit d'indiquer le nom du « lieu minimum » dans lequel se trouve le destinataire (établissement, dépendance, hôtel, commerce, etc.).
5. Mode de livraison: dans certains cas, le mode de livraison de la lettre au destinataire doit être indiqué, sous la forme directement (en plaçant « Présent », « Votre bureau » ou des expressions similaires) ou par des intermédiaires (« A l'attention de M. ").
b) Titre C'est l'ensemble des mots introductifs ou vocatifs avec lesquels, selon la formalité établi, certains actes officiels, testaments, mémoires, exécutoires, déclaratoires et Similaire. En lettres, il prend généralement le nom de traitement, principalement lorsqu'il s'agit d'une formule de courtoisie ou de distinction dédiée au destinataire. Dans la correspondance moderne, il a perdu toute trace d'exaltation vide (comme dans "De ma plus haute considération et respect", "Avec le plus estime élevée et distinguée " et autres) à adhérer à des expressions plus plates et plus réalistes (telles que " Docteur distingué " ou " Cher Monsieur"). Dans le cas de communications formelles ou peu personnelles, il est conseillé de supprimer le traitement (qui dans son essence peut être contenu dans le paragraphe initial de l'écriture), recommandation plus que péremptoire, principalement pour ceux qui utilisent encore l'idiotisme grammatical hybride et logique "Très Monsieur", créé par nos grands-parents précisément pour un lecteur flou qu'il est imprudent d'appeler "très monsieur", et plus encore "Propre".. .
c) Épigraphe Es- une inscription placée en dehors de l'écriture elle-même, cpmó
entête. Contient une synthèse, un commentaire ou une explication sur le sujet; il s'agit parfois d'une citation ou d'une phrase inspirante de l'auteur ou qui favorise la réflexion du lecteur. Ses qualités caractéristiques sont: la brièveté, l'adéquation et la profondeur.
d) Adieu Certains types d'écriture - en particulier des lettres et des notes
administratif ou formel - concluez par un paragraphe d'adieu ou de salutation, comme s'il s'agissait d'une réunion personnelle. Parfois, il comprend de la gratitude, de l'espoir, des recommandations de rapidité ou une demande supplémentaire (vous devez attention dans ces cas à l'usage généralement impropre ou anti-littéraire du gérondif galvaudé: "Remerciement.. .", "Attendre... "," Vous recommander.. . "," Je t'en supplie.. . "," Le suppliant... . », substituable dans tous les cas par des verbes personnels: « J'apprécie.. .", "Nous attendons.. .", "Je vous recommande.. .", "Je vous prie.. .", "Nous leur demandons.. ."). Beaucoup de gens, pour ne pas dire au revoir "à sécher", précèdent le salut d'un paragraphe qui est absolument inactif ou redondant ("Pas d'autre particulier", "Pas plus pour le moment", "Pas d'autres nouvelles à faire référence".. .). En outre, nous devons réitérer ici notre appel à l'attention sur l'utilisation routinière de formules ou d'expressions qui manquent de validité et même de sens (comme « Votre serviteur sûr ». "Je réitère de vous", "Je suis toujours à vous", "Votre affectueux".. .). Aujourd'hui, en raison d'un désir extrême de synthèse et de simplicité, la salutation est souvent condensée en un seul adverbe: « Sincèrement », « Cordialement », « Avec affection ». Nous pensons qu'en cela - comme pour tant d'aspects humains - il est commode de promouvoir un critère sélectif aussi large et ductile qui permet de choisir les moyens les plus appropriés à chaque opportunité, de s'assurer que la communication est agréable et fonctionnel.
e) Pré-signature Dans certains cas une coutume est conservée entre nous
qui semble privilégier davantage la personne qui signe l'écrit: ajoutez un paragraphe qui indique la position du signataire, par exemple: « Le directeur de production », « Le directeur de la Faculté », « Le responsable des affaires culturelles », etc. L'usage plus moderne supprime l'emphase de l'expression (qui rappelle "Nous, le roi") et mentionne simplement la position par la suite. de la clarification de la signature: "N.N. Responsable de production" f) Signature Elle est indispensable dans la correspondance et dans certains documents
mentionne. Pour un principe de validité, il doit être manuscrit et complet en originaux. Lorsqu'il s'agit de copier, il est généralement simplement lancé. La signature imprimée n'est justifiée que dans certains types de correspondance ou d'écriture collective (comme les lettres circulaires, annonces ou notifications générales qui sont personnellement distribuées à de nombreux récepteurs). Dans les cas où une personne signe pour une autre, cela doit être clarifié comme suit: sous la signature le nom de la personne remplacée, précédé des initiales conventionnel: p. (par P. à. (par autorisation) ou p. p. (par procuration).
g) Clarification de la signature Clarification du nom du signataire —avec son
Le titre professionnel, si vous en avez un, est une exigence incontournable dans la plupart des documents signés, pour des raisons évidentes de praticité. Ce n'est que dans les cas de correspondance très personnelle, ou lorsque les données du signataire apparaissent dans une partie de l'écrit, que cette clarification est supprimée.
h) Post-scriptum Avec ce mot d'origine latine (post datam: « après le
date "—parce que la date est d'abord fixée à la fin de l'écriture) ce qui est ajouté à une lettre déjà conclue et signée est désigné. Elle n'est justifiée qu'en cas d'omissions, de clarifications secondaires ou de données de dernière minute. Custom utilise l'abréviation P. RÉ. avant ces annotations; P. est également utilisé. S. (du post scriptum: "après ce qui a été écrit"), avec le même sens. Le sens fonctionnel moderne rejette ce type d'antiquité, vestige de sectes qui sont actuellement en train de taire.
i) Vale Formule à l'ancienne, d'origine latine, équivalant à une salutation et
bon vœu comme "Au revoir! "(ça veut dire exactement :" Rester en bonne santé "). Beaucoup utilisent à tort le terme à la fin d'une note supplémentaire, avec le sens de « C'est valable » (ce qui impliquerait une redondance absurde, car il n'aurait pas de sens d'écrire quelque chose de nul).
j) Notes explicatives Elles servent à ajouter ou à préciser les données qui apparaissent
en cours d'écriture. Comme nous l'avons exprimé à propos de la postface des lettres, il est nécessaire que ces notes soient du texte sont pleinement justifiés par le contenu, de sorte qu'ils soient "naturels" et non mis capricieux.
k) Pièces jointes o Ce sont des annotations qui sont utilisées dans certains documents annexes —généralement administratifs ou commerciaux— pour indiquer
les détails concernant les pièces jointes (documents, chèques, brochures, échantillons, etc.). Ils sont indiqués par les abréviations Adj. ou Ané. et ils sont d'une utilité indéniable en tant que témoignage et contrôle de ce qui a été envoyé.
I) Les inscriptions Il s'agit de notes complémentaires, généralement imprimées, qui remplissent des fonctions d'information ou de propagande. Les en-têtes s'insèrent entre eux lorsqu'ils sont imprimés sur le papier. Son adéquation est la condition évidente de sa fonctionnalité et de son exactitude.
m) En-tête Mot dérivé de l'ancienne adhésion = "se souvenir", dans notre langue, cela signifie "une annotation provisoire dans laquelle seul ce qui est substantiel et précis est mis". De plus, il indique le « nom ou titre d'une personne physique ou morale placé à la fin de la lettre qui lui est adressée » ainsi que « ce même nom ou titre placé en tête de la page d'accueil "(ce qu'on appelle dans l'usage courant moderne destinataire). Chez nous, le terme est utilisé pour désigner le « nom ou titre d'une personne, d'une industrie ou d'une société imprimés dans la partie supérieure du papier à lettres ", à laquelle d'autres informations telles que l'adresse, le téléphone, etc. L'usage de ces inscriptions est devenu très répandu, pour des raisons esthétiques et pratiques.
n) Référence o Surtout dans les documents administratifs et commerciaux, l'affaire est généralement consignée dans la partie supérieure droite, sous la forme
résumé, le contenu général ou la raison de l'écriture, ainsi que les données relatives aux numéros, dates et autres annotations d'identification. Comme il s'agit d'un élément extrêmement utile pour la gestion et le classement de ces écrits, il ne devrait pas manquer dans les cas appropriés. Sa condition fondamentale est la précision.
ñ) Initiales d'identification Parfois, hors texte et en fin de
écriture quelques lettres sont placées dont l'objet est l'identification de qui a dicté, ordonné ou fait l'écriture. Ce sont des annotations conventionnelles, d'une valeur pratique indéniable.