איך להכין מכתב?

להלן מדריך שלב אחר שלב לכתיבת מכתב בפחות מעשר דקות.

העולם שלנו משתנה בקצב מסחרר. החברה התעשייתית שנוצרה החל מהמאה השמונה עשרה פינתה את מקומה בעשור האחרון של המאה העשרים לחברה של מידע, ובמאה ה -21 שלנו, תקשורת מיידית של המתרחש ברחבי העולם מאפיינת את שלנו חברות.

יצירת דואר אלקטרוני, הודעות מיידיות וטוויטר הם אמצעים השומרים עלינו כמעט בדיאלוג מתמיד ואישי עם כל אחד מכל חלקי העולם.

זה לשים בצד את השפה הפורמלית והפורמלית, תוך השתרשות סגנון קרוב ולבבי, זה שאנו משתמשים בו עם כל חבר.

טיפול צמוד זה חורג מגבולות החברה, בה נוער המנהלים וצורות היחסים החברתיים והעבודה החדשים שוברים את מרחקים, ובכל מערכות היחסים "אתה" נותר בצד, ומעדיף דיאלוג בין שווים בין עמיתים השואפים למטרה מְשׁוּתָף

אם נוסיף לכך שבשלבי בית הספר לימדו אותנו מעט מאוד או כלום על אופן כתיבת מכתב, או במקרה הטוב, הם מלמדים אותנו מודלים נוקשים וקצת נחשלים, אנו מגלים שכתיבת מכתב היא בעיה, מכיוון שלא תמיד אנו יודעים מה ואיך לכתוב.

בכדי לכתוב מכתב בהצלחה עלינו להיות מאוד ברורים, תמציתיים וקצרים, ולהבהיר מי כותב ולמי אנו פונים, מה אנו רוצים לומר ולמה. לשם כך, על מכתבנו לענות על השאלות הבאות: מי? איפה? מתי? מה? אֵיך?

1. חסום ראשון: כותרת עליונה

החסימה הראשונה של מכתבנו חייבת להכיל את האלמנטים של מי כותב ולמי הוא פונה, שולח ונמען, כמו גם המקום והתאריך בו הוא נכתב.

ה- WHO הראשון הוא זה ששולח אותו. זה צריך להיות מסודר ביישור נכון בגוף המכתב שלנו; שם נציין את שם החברה שלנו (אם נדרש) את שמנו, תפקידנו (אם יש לנו) ופרטי הקשר שלנו: כתובת, מספר טלפון או דוא"ל, לשם ניתן להגיע אלינו.

מיד מגיע מתי ואיפה, המקום והתאריך שאנו מוציאים את מכתבנו:

השני מי: הנמען, האדם אליו אנו פונים. כאן עליך לכלול, במידת הצורך, את החברה או הסוכנות אליה היא שייכת, ואת שם המקבל, ובמידת הצורך את עמדתם; אם אתה פונה לאדם ספציפי שהוא חלק ממחלקה או משרד, עלינו לציין כי אנו דורשים את תשומת ליבם.

2. בלוק שני: גוף

בבלוק השני של מכתבנו נסביר מה והמה, כלומר הסיבה שבגללה אנו פונים למקבל, והתצפיות להשיג את מה שאנחנו רוצים.

נתחיל בסעיף מבוא, בו נסביר בקצרה רבה על מה מכתבנו, ביחס מכבד, לא רשמי מדי ולא קרוב מדי. נימנע מלהתחיל בפורמליות מיושנות כמו "אני פונה אליך ...", "פונה לאדם המפואר שלך ..." או סביבה כמו "היי, שלחתי לך את המכתב הזה ...

לאחר מכן נסביר את מה, כלומר נושא מכתבנו וממנו התקדמנו בהקדמה ואת ה- HOW, למקרה שנדרש תצפית או חומר משלים. נשתמש בפסקאות הדרושות, אך ננסה לכתוב כראוי ותמציתי, וזכור שלאחרים יש דברים אחרים לעשות, מלבד לקרוא אותנו.

3. חסם שלישי: סגירה ופרידה

זהו הבלוק השלישי והאחרון של מכתבנו. די בנוסחה פשוטה, בואו נמנע משימוש בטפסים משוכללים ושאינם בשימוש, כמו "השרת המאוד קשוב והבטוח שלך" וכדומה. בואו נשתמש בביטויים פשוטים כמו "בברכה", "בכבוד רב" וכו '.

מיד לאחר מכן, רצוי עם יישור מרוכז, שמנו וחתימתנו.

אם זה היה שימושי עבורך אנא תן לנו לייק או 1+.